En France, l’extrait Kbis constitue la pièce d’identité d’une entreprise. En effet, ce dernier document contient l’ensemble des informations permettant à un entrepreneur d’attester de son activité. Publiques, ces informations peuvent également être consultées par un individu tiers, extérieur à l’entreprise. Les démarches d’obtention d’un extrait Kbis se font en ligne ou directement auprès du greffe du Tribunal de commerce. Complet, l’extrait Kbis comporte plusieurs sections à lire attentivement. Attention cependant : les micro-entreprises et les artisans ne sont pas concernés par l’extrait Kbis. En effet, ces derniers reçoivent respectivement un extrait K et un extrait D1 ou D2.

Où lire un extrait Kbis ?

Les informations présentes sur l’extrait Kbis relèvent du domaine public et peuvent, en conséquence, être librement consultées. En revanche, il convient, en premier lieu, d’obtenir le document. Les entrepreneurs désireux de procéder à l’obtention de l’extrait Kbis de leur entreprise peuvent passer par les services de la plateforme monidenum.fr. Il leur suffira alors de se connecter à leur espace personnel afin de télécharger leur extrait Kbis (ou K pour les micro-entrepreneurs) numérique.

En revanche, un particulier ou un entrepreneur qui souhaite lire le Kbis d’une autre entreprise peut passer par différents canaux. En effet, il existe plusieurs démarches possibles via : 

  • Le service du site Infogreffe.fr ;
  • Le service de sites spécialisés, comme Infonet.fr ;
  • Directement au greffe du Tribunal de commerce dont dépend l’entreprise concernée.

Le document pourra alors, sous condition de paiement, être délivré en format numérique ou papier.

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Première partie de l’extrait Kbis à lire : identification de la personne morale

La première partie de l’extrait Kbis est celle qui permet d’identifier l’entreprise en tant que telle. Cette section se compose de différentes informations obligatoires qui sont systématiquement présentes sur le document, quel que soit son émetteur.

La première section qui apparait sur un extrait Kbis

Numéro d’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) et date de l’immatriculation

Il s’agit de l’information phare de l’extrait Kbis. En effet, ce document est remis sous condition d’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) et a pour objectif principal d’attester de ladite immatriculation. Cette dernière fait partie des formalités obligatoires pour les entreprises. Ainsi, la première donnée présente sur l’extrait Kbis est le numéro d’immatriculation de l’entreprise, suivie par la date à laquelle celle-ci a eu lieu.

Pour rappel, le numéro d’immatriculation RCS se fonde sur le numéro Siren de l’entreprise, auquel s’ajoutent les mentions RCS, la mention de la ville d’obtention et une lettre A ou B selon l’activité des entreprises (commerçant ou société). 

Attention : depuis le premier janvier 2023, le Registre du commerce et des sociétés fait place au Registre national des entreprises (RNE).

Dénomination ou raison sociale

Il s’agit ici du nom formel de l’entreprise. Ce dernier doit être défini au moment de la création et précisé dans les statuts de cette dernière. La dénomination sociale de l’entreprise n’est pas forcément le nom tel qu’il apparaît aux yeux des clients ou dans les supports de communication (nom commercial). En effet, la dénomination sociale de l’entreprise comprend le nom, qui peut être un nom de famille ou un nom réel ou inventé, suivi de la forme juridique de cette dernière.

Dans le cas d’une micro-entreprise ou d’une entreprise individuelle, cette raison sociale correspond aux nom et prénom de l’entrepreneur. En revanche, le nom commercial peut être choisi librement par l’entrepreneur.

En règle générale, il est possible, sur un extrait Kbis, de préciser le nom commercial de l’entreprise ou de la société. Celui-ci se distingue clairement de la dénomination sociale.

Forme juridique

Le statut juridique détermine les règles de fonctionnement de l’entreprise. Ainsi, en fonction de la forme juridique choisie, l’entreprise pourra définir un certain nombre d’associés, un capital social de départ, le statut de son dirigeant. De même, les règles relatives à l’affiliation de l’entreprise à un régime d’imposition découleront de cette forme juridique. Ce statut doit être précisé au moment de la création de l’entreprise et identifié dans les statuts de cette dernière. 

Il existe différentes formes juridiques possibles pour une entreprise. Les principales sont les suivantes : 

  • EI (Entreprise individuelle) ;
  • EURL (Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) ;
  • SARL (Société à responsabilité limitée) ;
  • SASU (Société par actions simplifiée unipersonnelle) ;
  • SAS (Société par actions simplifiée) ;
  • SA (Société anonyme) ;
  • SNC (Société en nom collectif) ;
  • SCS (Société en commandite simple) ;
  • SCA (Société en commandite par actions).

Capital social

Le capital social de la société correspond à l’ensemble des apports effectués par ses actionnaires et ses associés. Ce capital peut se constituer : 

  • En numéraire (somme d’argent) ;
  • En nature (biens divers, notamment immobiliers) ;
  • Ou en industrie (savoir-faire).

Le capital social constitue une première source de financement pour la société. De même, il fait office de garantie aux yeux des éventuels créanciers. Ce capital peut changer au cours de l’existence de la société. Enfin, son montant minimal est défini en fonction de la forme juridique de la société.

Adresse du siège

Il s’agit de l’adresse du siège social de la société. Une société ne peut avoir qu’un seul siège social, même si elle dispose de plusieurs établissements. Cette adresse est donc une adresse administrative officielle, présente sur l’ensemble des documents de la société et indiquée dans les statuts de l’entité. 

L’adresse du siège social va permettre de définir le rattachement de l’entité à un certain nombre d’administrations et de services publics. Elle détermine notamment la domiciliation fiscale de l’entreprise. Tout changement d’adresse doit être déclaré.

Durée d’existence

Cette information correspond à la durée d’existence de la société. En effet, la personne morale a une durée d’existence limitée. Cette durée doit être précisée dans les statuts de la société. La limite de durée est fixée à 99 ans, avec possibilité de prolongation, aussi nommée prorogation. En revanche, il est possible de fixer une durée d’existence plus courte.

Clôture de l’exercice

L’extrait Kbis précise également la date à laquelle se termine l’exercice comptable de l’entreprise. Cette date est importante pour l’entreprise ou la société. En effet, elle détermine les échéances de déclaration et de paiement des différentes taxes et impôts.

Deuxième partie de l’extrait Kbis à lire : Gestion, Direction, Administration, Contrôle, Associés ou Membres 

Cette partie permet d’identifier les différentes parties prenantes de la société ou de l’entreprise. Les informations de cette catégorie sont celles permettant d’identifier les personnes. Il s’agit des : 

  • Nom et prénom ;
  • Date et lieux de naissance ;
  • Nationalité ;
  • Adresse personnelle.

Cette partie de l’extrait Kbis se divise ensuite en diverses sous-parties dédiées au Président, ainsi qu’aux divers administrateurs. Chacun d’entre eux fait en effet l’objet d’une identification. Leur fonction est également détaillée.

Deuxième partie qui apparait sur un extrait Kbis

Troisième partie : renseignements relatifs à l’activité et à l’établissement principal

Cette section a pour but d’aider à identifier clairement l’activité de l’entreprise ou de la société. Les informations qu’elle contient sont les suivantes : 

  • Adresse de l’établissement principal ;
  • Activité exercée ;
  • Date de commencement de l’activité ;
  • Origine du fonds ou de l’activité ;
  • Mode d’exploitation.

Troisième partie qui apparait sur un extrait Kbis

L’établissement principal est celui où s’exerce l’activité principale de la société. Cette adresse peut correspondre à l’adresse du siège social, mais il ne s’agit en rien d’une obligation. La partie portante sur l’activité permet, comme son nom l’indique, de préciser l’activité de la société. Cette partie peut être rédigée brièvement. Ensuite, vient la date de commencement de l’activité. L’origine du fonds correspond à la situation de la société au moment de son immatriculation par l’entrepreneur (création de l’activité, rachat de la société…). Enfin, le mode d’exploitation se réfère à la façon dont l’entreprise ou la société est gérée. En règle générale, cette exploitation est directe, car non déléguée à un mandataire. 

Informations complémentaires à lire sur l'extrait Kbis

Les informations présentes sur le Kbis vont au-delà d’une simple liste de données. En effet, selon la situation et le parcours de l’entreprise, l’extrait Kbis peut comporter une section « Observations et renseignements complémentaires ». Lorsque celle-ci est présente, elle reprend l’ensemble des changements et modifications subis par l’entreprise. Ces modifications peuvent porter sur les apports, un changement de dénomination ou de siège, une fusion-absorption… La date des différentes opérations est aussi indiquée.

Enfin, l’extrait Kbis porte toujours les coordonnées du greffe du Tribunal de commerce qui en est à l’origine, ainsi que son sceau en bas de page. À noter : les informations qu’il est possible de lire sur l’extrait Kbis sont publiques et peuvent être consultées par chacun. De même, elles reposent sur les déclarations des entrepreneurs auprès de l’administration. Ainsi, un extrait Kbis, quel que soit le site via lequel il est téléchargé (Infogreffe, sites spécialisés), est authentique. 

Pour finir, l’extrait Kbis précise la date à laquelle les informations ont été mises à jour. En effet, les modifications opérées par l’entreprise ou la société entraînent celle des informations présentes sur le Kbis. Il convient donc de veiller, au moment de l’obtention, à ce que le document soit récent.