En France, l’extrait Kbis fonctionne comme un document d’identité pour l’entreprise. En effet, ce dernier reprend l’ensemble des éléments permettant de reconnaître l’entité qu’il identifie (identité du dirigeant, adresse du siège, forme juridique, etc.). La possession de l’extrait Kbis est la conséquence directe de l’immatriculation de l’entreprise au Registre national des entreprises (RNE). Pour l’entreprise, il constitue la preuve légale de son existence et peut s’avérer nécessaire dans la réalisation de différentes démarches. En revanche, il arrive, pour un entrepreneur, de ne pas avoir accès au précieux document. Les raisons de cet état de fait peuvent être diverses. Alors, que faire lorsque je n'ai toujours pas reçu mon Kbis ?

Je n'ai toujours pas reçu mon Kbis, mais suis-je concerné ?

L’une des raisons pour lesquelles un entrepreneur pourrait ne pas avoir reçu son extrait Kbis est qu’il n’est peut-être pas concerné par ce document. En effet, l’extrait Kbis résulte de l’immatriculation de l’entreprise au RNE. Depuis le 1er janvier 2023, ce registre fait office d’interface unique pour les entrepreneurs. L’immatriculation auprès du RNE entraîne celle auprès du registre du commerce et des sociétés (RCS). Cependant, ne sont concernées par l’immatriculation aux RNE/RCS que les entreprises ayant une activité commerciale. 

Ainsi, il est tout à fait normal pour un entrepreneur n’entrant pas dans cette catégorie de ne pas recevoir d’extrait Kbis. Par exemple, les activités artisanales reçoivent un extrait D1. De même, les professionnels ayant le statut de micro-entrepreneur reçoivent, pour leur part, un extrait K. Enfin, les activités libérales ne sont pas concernées par l’extrait Kbis et doivent se procurer un avis de situation SIRENE.

Je n'ai toujours pas reçu mon Kbis : quid de l’immatriculation au registre national des entreprises ?

La remise d’un extrait Kbis implique l’inscription de l’entreprise au RNE. Cette dernière entraîne l’immatriculation de la structure au RCS. La non-réception de l’extrait Kbis pourrait, éventuellement, résulter de la non-immatriculation de l’entreprise ou de la société, ou bien de l’état d’inachèvement de la procédure d’immatriculation.

Quand procéder à l’inscription ?

L’immatriculation de toute entreprise dont l’activité est commerciale est une démarche obligatoire au moment de sa création. Pour rappel, la demande doit avoir lieu dans les 30 jours qui suivent la date de début de l’activité, autrement dit la signature des statuts de l’entreprise. Inversement, l’activité doit commencer au plus tard 15 jours après la date du dépôt de la demande d’immatriculation. 

 

Pour rappel

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2023, le guichet unique remplace le centre des formalités des entreprises (CFE). Concrètement, les CFE n’ont pas cessé d’exister, mais il revient au guichet unique d’assurer la liaison entre les professionnels et ces derniers.

Problème au moment de l’inscription

L’inscription au RNE se fait au moment de la procédure de création d’entreprise, via le Guichet unique des formalités des entreprises. Si le dossier de demande d’immatriculation est complet, l’entrepreneur reçoit un récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise, avant de recevoir une confirmation d’immatriculation définitive qui permet l’obtention de l’extrait Kbis. En revanche, en cas de dossier incomplet, le guichet unique fera parvenir à l’entrepreneur une liste des éléments manquants à envoyer. Il est possible, pour l’entrepreneur, de suivre l’état d’avancement de la procédure en se connectant à son espace personnel, sur le guichet unique. 

Il est difficile d’évaluer le temps que peuvent prendre les procédures d’immatriculation, car elles peuvent dépendre de nombreux facteurs. En revanche, il est certain qu’aucun entrepreneur ne peut recevoir d’extrait Kbis tant que ces procédures n’ont pas abouti. Ainsi, la non-réception de l’extrait Kbis peut simplement être le fait d’une demande d’immatriculation non traitée. 

Kbis d’une entreprise immatriculée non reçu : quelles raisons ? 

Les raisons pour lesquelles un entrepreneur, dont l’entreprise a été immatriculée, n’a pas reçu son extrait Kbis peuvent être nombreuses. En général, il s’agit de délais d’envoi plus longs qu’annoncés ou, tout simplement, d’un problème technique survenu au moment du téléchargement du document.

Problème de logistique

Premièrement, il convient de mentionner le fait que la remise du premier extrait Kbis peut nécessiter plusieurs jours. En effet, il est parfois possible de devoir attendre jusqu’à 10 jours ouvrés pour le recevoir, une fois les démarches d’immatriculation accomplies. Cette question du délai de traitement revient lorsque la demande d’extrait Kbis est adressée au greffe du Tribunal de commerce. En effet, ce dernier nécessite un temps de traitement des demandes qui peut varier selon les périodes et les quantités de travail. À ce délai s’ajoute celui du temps d’arrivée du formulaire de réquisition au greffe du Tribunal de commerce, lorsque la demande se fait par courrier. 

Une fois encore, il est tout à fait normal que la réception du document nécessite plusieurs jours, voire semaines. De même, il est possible que le courrier, lorsqu’il se fait par envoi postal, se perde ou qu’il mette plus de temps à arriver que le délai initialement annoncé. En cas de doute, il suffit de contacter l’administration concernée pour se renseigner de l’état d’avancement de la requête. 

Problème technique

Enfin, lorsque l’envoi se fait au format numérique, il est tout à fait possible qu’une erreur de système, ou d’adresse électronique, ait empêché l’envoi du document. Il arrive en effet que le fournisseur (Infogreffre.fr, MonIdenum) rencontre un problème technique empêchant momentanément l’accès au service en ligne. L’extrait Kbis envoyé par mail peut alors se placer par erreur dans la boite destinée aux courriers indésirables (ou spams). Dans ce cas, il convient simplement de vérifier attentivement le contenu de sa boite mail. S’il demeure introuvable, il est tout à fait possible de prendre l’attache du fournisseur (MonIdenum, Infogreffe.fr, sites spécialisés, etc.) afin de demander de plus amples informations sur l’état de son envoi. 

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Que faire en cas de non-réception d’un extrait Kbis ? 

En cas de nécessité, les entreprises peuvent recourir à diverses solutions lorsqu’ils n’ont pas reçu leur extrait Kbis. Ces dernières varient selon le moment du cycle de vie de l’entreprise et ne constituent pas systématiquement une solution de remplacement parfaite. En revanche, elles permettent aux professionnels de prouver l’existence de leur société et de disposer rapidement des informations légales sur ces dernières.

Au moment de l’immatriculation de l’entreprise

Au moment de réaliser les procédures d’immatriculation de l’entreprise, il est possible que les délais d’obtention du Kbis soient plus longs. Cependant, la création d’une entreprise et le lancement d’une activité nécessitent la réalisation d’un certain nombre de démarches administratives pour lesquelles l’extrait Kbis peut s’avérer utile. 

Dans ce cas, il est possible, pour un entrepreneur, d’obtenir un extrait Kbis provisoire. Ce dernier peut être demandé au moment de lancer la procédure d’immatriculation. Il est remis sous 48 heures et se substitue parfaitement au Kbis. 

À noter également : le récépissé reçu de la part du guichet unique, attestant que la société est en cours d’immatriculation, permet de réaliser plusieurs formalités. Par exemple, il peut être utilisé au moment de souscrire une assurance. 

Pour une entreprise immatriculée

Si l’entreprise est déjà immatriculée et que l’entrepreneur ne parvient pas à télécharger un extrait Kbis sur MonIdenum ou un site spécialisé, il pourra alors se tourner vers une vers d’autres moyens d’attester de l’existence de sa structure. Il est possible d’accéder à ces derniers via diverses procédures en ligne.

Avis de situation SIRENE

Par exemple, un avis de situation SIRENE, au format numérique, reprend une partie des informations présentes sur l’extrait Kbis. Il permet notamment de prouver l’existence légale de l’entreprise. Pour obtenir ce document, il suffit de se rendre sur la page dédiée du site de l’INSEE. En renseignant le numéro Siren ou le numéro Siret de l’entreprise, il est possible d’accéder directement à sa fiche et de le télécharger gratuitement. Cependant, il convient de noter que l’avis de situation SIRENE ne remplace en rien un extrait Kbis. Il peut néanmoins vous être utile auprès de vos partenaires et de certains organismes tels que les banques, sans pour autant vous permettre de réaliser de formalités administratives. Il est également possible de recourir aux services de sites spécialisés, comme celui d'Infonet.fr, pour obtenir un avis de situation SIRENE.

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Extrait RNE

Une autre solution consiste à télécharger un extrait RNE, au format numérique, qui atteste de l’immatriculation de l’entreprise au registre national des entreprises. Pour obtenir ce document en ligne, il suffit de se rendre sur le site internet de l’Inpi et de renseigner le numéro Siren de l’entreprise. Il sera ensuite possible de le télécharger en ligne. Une fois encore, cet extrait RNE, qui ne remplace pas l’extrait Kbis, peut permettre de réaliser certaines formalités, comme l’ouverture d’un compte en banque. Il contient des informations sur l’identité du dirigeant, ainsi que sur l’entreprise ou la société.

Des formalités qui se font sans Kbis

Enfin, il est bon de rappeler que, dans le cadre de la loi PACTE et de la simplification des procédures, l’extrait Kbis n’est plus nécessaire dans la réalisation de 55 procédures. Ainsi, il est possible de réaliser un certain nombre de démarches sans avoir reçu d’extrait Kbis.

Je n’ai pas reçu mon Kbis : un récapitulatif

Les raisons pour lesquelles un entrepreneur peut ne pas recevoir son extrait Kbis sont nombreuses. Il convient dans ce cas d’explorer toutes les pistes permettant d’expliquer la non-réception du document. Enfin, plusieurs solutions peuvent permettre de réaliser des formalités lorsque le demandeur n’a pas encore reçu son extrait Kbis.

Extrait Kbis non-reçu : causes probables
Entreprise non commerciale 

L’entreprise n’est pas concernée par l’extrait Kbis, mais par un équivalent : 

  • extrait D1 (activité artisanale)
  • extrait K (entreprises individuelles et micro-entrepreneurs)
Entreprise en cours d’immatriculation au registre national des entreprises (RNE)- registre du commerce et des sociétés (RCS) Impossibilité d’obtenir un extrait Kbis tant que l’immatriculation n’est pas effective. Possibilité, en revanche, d’obtenir un Kbis provisoire pour effectuer certaines formalités.
Entreprise commerciale immatriculée au registre national des entreprises (RNE)- registre du commerce et des sociétés (RCS)
  • Délai d’envoi du premier Kbis après immatriculation (jusqu’à 10 jours) ;
  • Temps de traitement des demandes parfois élevé ;
  • Retard ou dysfonctionnement des services postaux ;
  • Erreur survenue au moment du téléchargement du document (mail envoyé dans les spams ou erreur de service).
Solutions en cas de non-réception de l’extrait Kbis
Entreprise en cours d’immatriculation Possibilité de faire la demande d’un Kbis provisoire après avoir déposé un dossier d’immatriculation au guichet unique des formalités des entreprises
Entreprise commerciale immatriculée au registre national des entreprises
  • Avis de citation SIRENE en renseignant le numéro Siren ou le numéro Siret sur le site de l’Insee
  • Extrait RNE en renseignant le numéro Siren