L’extrait Kbis permet d’attester qu’une entreprise existe juridiquement et qu’elle est bien enregistrée au registre du commerce et des sociétés (RCS). Il contient des informations essentielles sur l’entreprise qu’il est impératif de mettre à jour dès qu’un changement notable se produit. Par exemple, un dirigeant d’entreprise peut être amené à déménager ou vouloir changer de locaux. Dans ce cas, il doit impérativement effectuer un changement d’adresse personnelle ou professionnelle sur son Kbis. L’extrait Kbis doit en effet refléter la situation précise et à jour de chaque entreprise.

Le Kbis, carte d’identité à jour de l’entreprise

Délivré par le Greffe du Tribunal de Commerce, l’extrait Kbis concerne les entreprises exerçant une activité commerciale, qu’elles soient personnes morales ou physiques. Il permet de prouver leur existence légale.  

Ce document est utile pour effectuer certaines démarches administratives (souscription à une assurance professionnelle, ouverture d’un compte bancaire professionnel…) et dans certaines situations (signature d’un contrat avec un fournisseur, devis client, réponse à un appel d’offres public, achat de matériel professionnel…).

L’extrait Kbis a une validité de trois mois. Par conséquent, on vous demandera toujours de fournir un extrait Kbis de moins de 3 mois quelle que soit la démarche ou la situation. 

Par ailleurs, l’extrait Kbis étant gratuit, n’importe quelle personne peut demander l’extrait Kbis d’une entreprise tiers.

Pourquoi effectuer un changement d’adresse sur le Kbis ?

L’adresse du siège social de l’entreprise fait partie des informations figurant sur l’extrait Kbis. Il regroupe également d’autres informations fondamentales telles que son greffe d’immatriculation, sa date d’immatriculation, son numéro SIREN, sa forme juridique, le montant de son capital social, l’identité de ses dirigeants et des commissaires aux comptes, les décisions du tribunal de commerce relatives aux procédures collectives, etc.

Ces informations doivent impérativement être mises à jour régulièrement. En tant que dirigeant, vous devez donc signaler tout changement d’un élément de votre extrait Kbis au greffe dans le mois suivant cet évènement. Le greffier du Tribunal de Commerce dont dépend votre entreprise est chargé de contrôler vos déclarations puis de reporter les modifications sur votre extrait Kbis. 

Ainsi, tout ce qui figure sur l’extrait Kbis est actualisé de façon régulière, ce qui permet d’avoir une vision précise sur la situation de n’importe quelle entreprise.

Dans le cas d’un changement d’adresse personnelle ou d’un transfert du siège social de votre entreprise, vous devez donc modifier obligatoirement ces informations sur le Kbis.

Notez que vous devez également faire un changement d’adresse sur le Kbis lorsque l’entreprise est domiciliée chez un gérant qui a changé d’adresse ou a quitté la société.

Comment modifier l’adresse de son entreprise sur le Kbis ?

La modification de l’adresse de l’entreprise, dans le cas d’un transfert de siège social, entraine des formalités plus complexes que lors d’un simple changement d’adresse personnelle.

La procédure comporte trois étapes :

  • La prise de décision
    Le transfert du siège social de l’entreprise représente une modification statutaire de l’entreprise puisqu’il entraine un changement d’adresse du siège figurant aux statuts. 
    Toute modification commence par une prise de décision. Ainsi, l’organe compétent, c’est-à-dire la (ou les) personne(s) détenant le pouvoir, doit convoquer une assemblée générale extraordinaire. 
    Cependant, les modalités ne sont pas les mêmes selon le type de société. La procédure peut également être plus longue et plus complexe selon la taille de l’entreprise. Dans certaines sociétés (comme la SARL), le gérant peut décider seul du transfert du siège social si ce dernier s’effectue sur le territoire français. Dans d’autres sociétés (comme la Société civile), un changement d’adresse du siège social nécessite une décision collective des associés réunis en assemblée générale.
    À l’issue de l’assemblée générale extraordinaire (AGE), un procès-verbal (PV) doit être établi pour constater la décision prise. La société peut procéder au changement d’adresse dès lors que l’assemblée rend un avis positif. 

 

  • La publication de la décision
    L’extrait Kbis étant public, en cas de changement d’adresse du siège social, il est obligatoire d’en informer les tiers. Dès que le PV de l’assemblée générale est établi, vous disposez d’un mois pour publier l’avis modificatif. 
    Pour ce faire, vous devez faire paraitre une annonce dans un journal d’annonces légales. Il est important de noter que si vous souhaitez effectuer un changement d’adresse dans un département différent, vous devez faire publier deux annonces légales : une dans votre département d’origine, et une autre dans le département d’arrivée. 
    Vous pouvez également envoyer une lettre de changement d’adresse d’entreprise à vos clients, fournisseurs et partenaires. 

 

  •  L’enregistrement de la modification
    Après avoir publié votre décision de transfert du siège social de votre entreprise, il ne vous reste plus qu’à la faire enregistrer au Greffe du Tribunal de Commerce dont dépend votre nouveau siège social. Le greffe procédera à la modification des statuts et de votre Kbis. 

Comment modifier son adresse personnelle sur le Kbis ?

Si vous souhaitez faire un changement d’adresse personnelle sur votre Kbis, sachez que les démarches sont plus simples que pour un changement d’adresse professionnelle. En effet, l’adresse personnelle du dirigeant, c’est-à-dire l’adresse de son domicile personnel, figure sur le Kbis mais elle n’est pas présente dans les statuts. Le changement de votre adresse personnelle ne nécessitera donc pas la modification des statuts. La publication du changement d’adresse personnelle n’est pas non plus nécessaire car il ne s’agit pas d’une information fondamentale sur l’entreprise. Par ailleurs, les frais sont moins élevés que pour le transfert de siège social. 

 

Même si cela ne concerne pas l’identification de l’entreprise, le changement d’adresse personnelle doit être déclaré et modifié sur l’extrait Kbis. Il s’agit d’une obligation légale.

 

Pour modifier votre adresse personnelle sur le Kbis, vous devez déposer un dossier contenant notamment un justificatif du nouveau domicile et un formulaire spécifique dûment rempli et signé auprès du Greffe du Tribunal de Commerce compétent et au centre de formalités des entreprises (CFE).