En France, l’extrait Kbis fait office de document d’identité pour l’entreprise. Ce précieux document contient en effet l’ensemble des données permettant d’identifier cette dernière (statut juridique, raison sociale, objet social, adresse du siège, nom du dirigeant, numéro Siren/ Siret…). Ce document est émis au moment de l’immatriculation de l’entreprise au Registre national des entreprises (RNE), et au Registre du commerce et des sociétés (RCS). 

Cette immatriculation, qui se fait en ligne, est une démarche obligatoire au moment de la création de l’entreprise, notamment lorsque cette dernière a une activité commerciale. En revanche, il peut y avoir un délai entre l’immatriculation de l’entreprise et la remise effective de l’extrait Kbis. Les entrepreneurs peuvent légitimement être amenés à se demander s'ils peuvent commencer à travailler sans avoir reçu leur extrait Kbis. Alors, qu’en est-il ?

La possession d’un extrait Kbis est-elle obligatoire ? 

Ce n’est pas tant la possession de l’extrait Kbis que l’immatriculation de l’entreprise qui est obligatoire. En effet, l’extrait Kbis permet d’attester de l’existence légale de la structure et de son inscription au RNE. Ce document peut être demandé par les partenaires, les clients de l’entreprise. De même, différents organismes peuvent le demander, notamment les banques au moment de la demande d’un prêt. En revanche, l’immatriculation ne permet pas systématiquement la remise d’un extrait Kbis. Par exemple, un professionnel avec un statut d’artisan qui n’exerce aucune activité commerciale ne reçoit pas d’extrait Kbis.

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L’immatriculation est une formalité obligatoire pour toute société ou entreprise, ainsi que pour les entreprises individuelles qui, elles, reçoivent un extrait K, comme tout professionnel ayant le statut de micro-entrepreneur. Depuis le 1ᵉʳ janvier 2023, le Registre national des entreprises (RNE) a la charge des immatriculations, les démarches d’inscription se faisant en ligne sur cette plateforme unique. 

 

À noter

S’il s’est substitué à la majeure partie des registres, le RNE n’a pas mis fin à l’existence de l’ensemble de ces derniers. En effet, le Registre du commerce et des sociétés (RCS) reste en activité. Le RNE permet d’effectuer le lien entre l’entrepreneur et le RCS, comme le guichet unique des formalités des entreprises avec les différentes administrations.

Est-il possible de commencer à travailler sans avoir d’extrait Kbis ?

Tout dépend du cas de figure. En effet, se pose à la fois la question du travail de l’entrepreneur avant l’immatriculation de la société et celle du travail sans avoir reçu l’extrait Kbis.

Commencer son activité sans immatriculation

Si l’immatriculation de l’entreprise, qui induit la remise de l’extrait Kbis, fait partie des démarches obligatoires en France, elle n’est en revanche pas nécessaire pour commencer son activité. Cet état de fait s’explique par la réalité du processus de création d’entreprise. 

En effet, l’entreprise est considérée comme en formation dès que ses statuts sont rédigés et signés. Cela s’applique également aux sociétés dont le capital social a déjà été déposé. Ainsi, dès que l’entreprise est en cours de formation, le professionnel a le droit de débuter son activité, et ce, avant même de voir sa société  immatriculée. 

En revanche, dans ce cas de figure, il convient de prendre certaines précautions. En effet, il faudra : 

  • Mentionner « société (dénomination sociale) en cours de formation » sur l’ensemble des documents émis ;
  • Prévoir la possibilité de travailler en tant que société en formation dans les statuts de la société, ainsi que les modalités de régularisation des actes réalisés pendant ce laps de temps. 

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Si l’entrepreneur décide de commencer son activité avant son immatriculation, il pourra, par exemple, acheter du matériel pour l’entreprise, signer des contrats, voire commencer à fournir des prestations de service ou réaliser des ventes. Cependant, l’entreprise non immatriculée ne pourra en aucun cas fournir de facture. De même, elle ne peut pas être couverte ni par une assurance, ni par un régime de Sécurité sociale.

Commencer son activité sans extrait Kbis

L’extrait Kbis n’est pas délivré instantanément au moment de l’immatriculation. En effet, pour obtenir un premier Kbis, après la création d’une entreprise, il faut compter un délai compris entre une et deux semaines. 

Il n’est pas nécessaire pour l’entrepreneur d’attendre de recevoir le document pour commencer son activité. En effet, l’extrait Kbis permet d’attester de l’immatriculation et, par conséquent, de l’existence légale de l’entreprise. La possession du document n’est pas nécessaire à la réalisation de l’activité de l’entreprise. Un justificatif d’immatriculation est, quant à lui, envoyé dans un délai de 24h à partir de la validation de la procédure.

Quelles solutions temporaires ? 

Si l'entrepreneur peut, en théorie, commencer à travailler sans immatriculation et sans extrait Kbis, il peut avoir besoin d’un extrait Kbis pour accomplir certaines formalités. En effet, l’extrait Kbis peut être spécifiquement demandé par certaines institutions comme : 

  • Les banques, notamment pour des demandes de prêt ;
  • Les organismes sociaux pour bénéficier de certaines prestations sociales ;
  • Ou les institutions publiques en cas d’appel d’offres public. 

En cas de besoin urgent d’un extrait Kbis, il est possible pour un entrepreneur de demander un extrait Kbis dit provisoire. Celui-ci peut être délivré dans un délai de 48h, en cas de dossier d’immatriculation complet. Il n’est pas nécessaire d’invoquer un motif spécifique. Ainsi, tout entrepreneur immatriculé peut obtenir un Kbis temporaire. En revanche, pour pouvoir demander un extrait Kbis temporaire, il convient d’avoir auparavant déposer un dossier de demande d’immatriculation au RNE/RCS. En conséquence, un particulier n’ayant aucune activité requérant une immatriculation ne pourrait pas bénéficier de cette procédure.

Quels risques à exercer son activité sans extrait Kbis ?

L’entrepreneur qui commence à travailler sans être immatriculé et, par conséquent, sans avoir d’extrait Kbis, s’expose à un certain nombre de risques. 

Risques liés à la couverture de l’activité et de l’entrepreneur

Premièrement, une activité non déclarée auprès du RNE ne permet pas à l’entrepreneur de bénéficier d’une couverture sociale. Ensuite, il est à noter que toutes les compagnies d’assurance n’acceptent pas de couvrir les sociétés en formation. Dans ce cas, il convient, pour l’entrepreneur, de s’assurer, auprès de sa compagnie d’assurance, de la possibilité d’être couvert sur tous les risques entourant l’activité de la société en formation. Cette possibilité doit être mentionnée dans le contrat d’assurance.

Risques légaux

Les risques pour un entrepreneur ne disposant pas d’un extrait Kbis sont également légaux. En effet, l’immatriculation de l’entreprise, qui permet la délivrance de l’extrait Kbis, est une formalité obligatoire. La non-immatriculation de l’entreprise est considérée comme du travail dissimulé. Dans ce cas, les peines peuvent être administratives et pénales. 

Peines administratives

Les sanctions administratives peuvent être les suivantes : 

  • Fin des aides publiques pour une durée de 5 ans ;
  • Remboursement des aides publiques perçues au cours de l’année écoulée (12 mois) ;
  • Exclusion des contrats publics pour une durée de 6 ans maximum ;
  • Fermeture de l’entreprise pour trois mois maximum avec confiscation du matériel.

Les peines peuvent consister en un redressement des cotisations. Ce redressement se fait sur la base d’un forfait dont la majoration peut s’élever à : 

  • 25 %, la base forfaitaire étant ici de 10 998 euros ;
  • 40 %, la base forfaitaire étant alors de 17 597 euros, dans les cas plus graves (travail de mineur, salarié considéré comme personne vulnérable ou dépendante, crime commis en bande organisée, plusieurs personnes employées). 

Peines pénales

En cas de condamnation, le tribunal correctionnel peut prononcer des sanctions pénales. Ces dernières peuvent varier en fonction de la gravité du travail illégal, pouvant aller d’une simple amende à une peine d’emprisonnement. Par exemple, le délit de travail illégal peut être puni de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende. Cette amende atteint le montant de 225 000 euros pour les sociétés.

Autre exemple : si l’entreprise non immatriculée emploie au moins un salarié mineur, considéré comme personne vulnérable ou dépendante, la peine de prison peut atteindre 5 ans et l’amende 75 000 euros ou 375 000 euros pour les sociétés.

À ces premières peines peuvent s’ajouter des peines complémentaires. Ces dernières peuvent, notamment, impliquer : 

  • Une interdiction pour l’entrepreneur d’exercer son activité ;
  • Une exclusion des marchés publics ;
  • Des confiscations de matériel ;
  • Un affichage de la décision du Tribunal dans les journaux ;
  • Une perte de droits civiques ;
  • Une diffusion sur la liste noire du site internet du Ministère du Travail.

Peut-on commencer travailler sans extrait Kbis ? Un récapitulatif

Il est tout à fait possible, pour un entrepreneur, de commencer son activité sans pour autant avoir son extrait Kbis. En revanche, la décision de débuter ladite activité sans ce document implique un certain nombre de contraintes qu’il convient de prendre en compte. 

Possibilité d’exercer son activité sans extrait Kbis
Activités possibles Achat de matériel, conclusion de contrats, activité de vente, etc.
Limites
  • Impossibilité d’émettre de facture ;
  • Pas de protection sociale ;
  • Pas d’assurance.
Conditions
  • Les statuts de la société doivent être signés ;
  • Les actes et documents conclus doivent porter la mention « société en formation ».
Alternative
Obtention d’un Kbis temporaire Seulement pour les professionnels ayant déposé un dossier de demande d’immatriculation auprès du RNE.
Risques à ne pas posséder d’extrait Kbis
Sanctions administratives
  • Fin des aides publiques pour une durée de 5 ans ;
  • Remboursement des aides publiques perçues au cours de l’année écoulée (12 mois) ;
  • Exclusion des contrats publics pour une durée de 6 ans maximum ;
  • Fermeture de l’entreprise pour trois mois maximum avec confiscation du matériel ;
  • Redressement portant sur les cotisations à hauteur de 25 % ou de 40 %.
Sanctions pénales

Peines d’emprisonnement et amendes : 

  • 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende (225 000 euros pour les sociétés) ;
  • 5 ans d’emprisonnement et 75 000 euros (375 000 euros pour les sociétés) en cas d’emploi d’un salarié mineur ou considéré comme personne vulnérable ou dépendante.
Sanctions complémentaires
  • Interdiction pour l’entrepreneur d’exercer son activité ; 
  • Exclusion des marchés publics ; 
  • Confiscations de matériel ;
  • Affichage de la décision du Tribunal dans les journaux ;
  • Perte de droits civiques ; 
  • Diffusion sur la liste noire du site internet du Ministère du Travail.
Risques pour l’entrepreneur
  • Pas de protection sociale ;
  • Pas d’assurance.