Extrait Kbis, pour qui et pour quoi faire ? Ce document officiel est l’équivalent d’une carte d’identité pour les entreprises. Il est donc indispensable ! Il permet aux professionnels de prouver l’existence légale de leur compagnie. Les entreprises immatriculées au registre du commerce et des sociétés doivent impérativement demander ce document, dès la création de leur activité. Toutefois, la demande d’obtention d’un extrait Kbis n’est pas réservée uniquement aux dirigeants d’entreprise. En effet, tout le monde peut avoir accès au Kbis d’une compagnie tierce. 

Le Kbis : qu’est-ce que c’est ? 

Le Kbis et l’extrait Kbis constituent un précieux sésame pour toute entreprise. Ils permettent en effet à tout dirigeant d’attester de l’immatriculation de sa société au Registre du commerce et des sociétés (RCS), et ainsi de lancer son activité. 

Il s’agit du seul document officiel permettant de prouver qu’une société existe légalement. Ainsi, il est très demandé et particulièrement utile dans diverses situations, car il regroupe des informations précieuses et stratégiques sur les entreprises.

À quoi sert un Kbis ?

Il existe différentes raisons pour lesquelles il est nécessaire de demander un extrait Kbis.

  • Lors d’une création d’entreprise, il est obligatoire de se procurer un extrait Kbis afin de prouver que son entreprise est bien enregistrée au RCS. Cela permet de démarrer son activité en toute légalité. 

Il faut savoir en effet qu’en cas de non-immatriculation, la société est passible de sanctions puisque cela est considéré comme un délit de travail dissimulé.

  • Lors de la réalisation de certaines démarches, telles que l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, l’achat de produits pour son entreprise ou encore la réponse à un appel d’offres public. 

Dans tous les cas, il faudra présenter un document d’une durée inférieure à 3 mois.

  • L’extrait Kbis étant public, il est également possible de demander le Kbis de l’entreprise de son choix (partenaire, client, etc.) pour vérifier qu’elle est bien solvable et qu’elle ne fait pas l’objet de procédures collectives (liquidation judiciaire par exemple). 

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L’extrait Kbis : que contient-il ?

Équivalent de la carte d’identité pour une entreprise, l’extrait Kbis est un document qui contient un ensemble d’informations essentielles. Il renseigne notamment : 

  • Les coordonnées du dirigeant
  • La date de création de la compagnie et celle à laquelle le Kbis a été délivré
  • Le greffe dont dépend l’entreprise
  • Son SIREN / SIRET
  • Son code APE
  • Sa raison sociale
  • Sa forme juridique (SARL, SAS, SA, EURL, etc.)
  • Son capital social
  • Si l’entreprise est soumise à une quelconque procédure collective

Extrait K et extrait Kbis, pour qui ?

Extrait Kbis, pour qui ? Les personnes morales 

Les personnes morales, c’est-à-dire les sociétés commerciales – SARL, SA, SAS, SASU, EURL, SCI, etc. – doivent demander et obtenir un Kbis dès la création de leur entreprise. 

Elles seront ensuite amenées à effectuer d’autres demandes dans le cadre de certaines démarches ou situations spécifiques. 

Extrait K, pour qui ? Les personnes physiques

Il est possible d’obtenir un Kbis pour tout auto-entrepreneur, Entreprises Individuelles (EI) ou encore EIRL. 

Plus précisément, pour ces personnes physiques, ce document se nomme « extrait K ». 

Au même titre que pour les personnes morales, les personnes physiques qui exercent une activité commerciale sont donc tenues de demander un extrait K lors de la création de leur entreprise. 

À noter

Il existe un équivalent de l’extrait Kbis pour les artisans. C’est l’extrait D1, ou la déclaration d’activité obtenue suite à l’immatriculation au Répertoire des Métiers.

Extrait K et extrait Kbis, pour qui ? Entreprises tierces ou individus tiers

Toute personne peut obtenir l’extrait Kbis de l’entreprise de son choix puisque les informations contenues dans ce document sont publiques. 

Il est, par exemple, possible de demander l’extrait Kbis d’un concurrent, d’un prospect ou d’un client, d’un partenaire ou encore d’un fournisseur. Cela afin de s’assurer qu’il est bien solvable et qu’il n’est pas en redressement ou liquidation judiciaire par exemple.  

Pour demander le Kbis d’une société, son nom, son sigle ou son numéro SIREN et requis.

Extrait Kbis et extrait K : quelles différences ?

Ces documents officiels diffèrent donc l’un de l’autre au niveau des personnes qu’ils concernent. En effet : 

  • L’extrait K est destiné aux personnes physiques, soit les micro-entrepreneurs et les entreprises physiques.
  • L’extrait Kbis est destiné aux personnes morales, soit les SARL, SA, SAS, EURL, etc.

Cependant, en dehors de ces différences, l’extrait K et l’extrait Kbis ont de nombreuses similitudes. 

Document officiel, cet extrait est obligatoire dès lors que l’entreprise mène une activité commerciale. Ces deux extraits servent à prouver l’existence juridique de toute entreprise commerciale. En outre, ils renseignent tous deux les informations essentielles des compagnies, permettant ainsi de les identifier.

  Extrait Kbis Extrait K
Pour qui ?

Personnes morales :

  • SA
  • SAS
  • SARL
  • EURL
  • etc.

Personnes physiques exerçant une activité commerciale : 

  • micro-entreprise (auto-entreprise)
  • Entreprise Individuelle (EI)
Quelle utilité ?

Prouver l’existence légale de la compagnie

  • Fournir les informations essentielles de l’entreprise
  • Réaliser de nombreuses démarches
  • Prouver l’existence légale de la compagnie
  • Fournir les informations essentielles de l’entreprise
  • Réaliser de nombreuses démarches

 

Comment obtenir un Kbis ?

Obtenir un Kbis sur des sites spécialisés

Il est possible de se diriger vers des sites spécialistes en la matière. C’est, par exemple, le cas d’Infonet.fr, une plateforme d’informations dédiée aux sociétés françaises. Le site permet notamment de télécharger un ensemble de documents facilement, dont l’extrait Kbis d’une entreprise de son choix.

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Obtenir un Kbis sur des sites auprès du greffe

Autre solution : obtenir un Kbis au greffe du commerce dont dépend son entreprise (excepté en Alsace et Moselle où la demande doit être effectuée à la chambre commerciale du tribunal d’instance). La demande peut être adressée sur place, en contactant le greffe par voie électronique, ou encore par courrier. Dès lors, le document signé par le greffier pourra ensuite être retiré au guichet ou envoyé par courrier.

Obtenir un Kbis sur Infogreffe

Enfin, il est possible d’obtenir un Kbis sur Infogreffe (sauf pour les entreprises dont le siège social se situe en Alsace, en Moselle ou en Guyane). Pour cela, seront requis :

  • soit la dénomination sociale, le sigle ou le nom de la compagnie ; 
  • soit le numéro SIREN.

Dès lors, le document pourra être téléchargé. Il sera également possible de le recevoir par courrier ou par voie électronique.

À noter

Quel que soit le moyen choisi, la demande d’extrait Kbis est payante. Pour un retrait au greffe, le tarif est de 2,69 euros. Pour un envoi par courrier, il faudra compter 4,18 euros. Enfin, un envoi par voie électronique ou un téléchargement reviendra à 3,37 euros (tarifs 2022).

Obtenir un extrait Kbis gratuit : c’est possible ?

Obtenir un extrait de Kbis gratuit, c’est possible, à condition d’être le représentant légal de la compagnie concernée. Le site internet MonIdenum fournit ce service. Attention, aucune société ou personne tierce ne pourra faire la demande sur ce site.

Pour accéder à son propre extrait Kbis donc, le dirigeant devra suivre plusieurs étapes :

  • Créer un compte en ligne, sur le site.
  • Créer son identité numérique en renseignant un certain nombre de données.
  • Une fois que la plateforme valide l’exactitude des informations, le dirigeant peut télécharger son extrait Kbis, ou K pour les personnes physiques, au format PDF.

Quelle est la durée de validité de l’extrait Kbis ?

L’extrait Kbis, tout comme le K, ne possède pas de durée de validité officielle. Cependant, dans la pratique, les organismes officiels attendent généralement que l’extrait ait moins de 3 mois

C’est le cas, par exemple, lors :

  • d’une location d’un local pour des fins commerciales ;
  • de l’ouverture d’un compte en banque professionnel ;
  • de démarches réglementaires. 

La date alors reconnue par les demandeurs est celle de l’émission de l’extrait. 

Cette règle permet en fait de garantir que les informations contenues dans ledit document sont bien à jour, et donc fiables.