Le Kbis est l’équivalent d’une carte d’identité. Destiné aux professionnels, ce document officiel permet de prouver l’existence légale d’une entreprise. Les entreprises immatriculées au registre du commerce et des sociétés (RCS) doivent impérativement demander un extrait Kbis dès leur création, et dans le cadre de certaines démarches administratives. Mais la demande d’obtention d’un extrait Kbis n’est pas réservée qu’aux dirigeants d’entreprise. En réalité, tout le monde peut avoir accès au Kbis d’une entreprise tiers. 

Qu’est-ce qu’un Kbis ?

Le Kbis ou extrait Kbis constitue un précieux sésame pour toute entreprise. En effet, il permet aux dirigeants d’attester que leur entreprise est bien immatriculée au RCS et de lancer leur activité. 

Il s’agit du seul document officiel permettant de prouver qu’une entreprise existe légalement. Il est donc très demandé et particulièrement utile dans diverses situations car il regroupe des informations précieuses et stratégiques sur les entreprises.

Il faut savoir qu’il existe deux types de Kbis : l’extrait Kbis pour les personnes morales (c’est-à-dire les sociétés commerciales), et l’extrait K pour les personnes physiques (entreprises individuelles, micro-entreprises…).

Pourquoi demander un extrait Kbis ?

Vous pouvez demander un extrait Kbis pour différentes raisons :

  • Lors d’une création d’entreprise, il est obligatoire de se procurer un extrait Kbis afin de prouver que votre entreprise est enregistrée au RCS et pouvoir débuter votre activité légalement. 

    En cas de non-immatriculation, vous pouvez être passible de sanctions puisque cela est considéré comme un délit de travail dissimulé.
  • Vous pouvez être amené à demander un extrait Kbis pour réaliser certaines démarches comme l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, l’achat de produits pour votre entreprise ou encore la réponse à un appel d’offres public. 
    Dans tous les cas, il faudra présenter un extrait Kbis datant de moins de 3 mois puisque la durée de validité d’un extrait Kbis est de 3 mois.
     
  • L’extrait Kbis étant public, vous pouvez également demander le Kbis de l’entreprise de votre choix (partenaire, client, etc.) pour vérifier qu’elle est bien solvable et qu’elle ne fait pas l’objet de procédures collectives (liquidation judiciaire par exemple).

Qui peut demander un extrait Kbis ?

Le Kbis est un document obligatoire pour les personnes morales et physiques exerçant une activité commerciale.  En revanche, le Kbis ne concerne pas les professions artisanales et libérales.

Les dirigeants et représentants légaux d’entreprise peuvent donc aisément accéder à leur extrait Kbis, mais ce ne sont pas les seuls autorisés. 

Les personnes morales 

Les personnes morales, c’est-à-dire les sociétés commerciales – SARL, SA, SAS, SASU, EURL, SCI, etc. - doivent demander l’extrait Kbis de leur entreprise dès sa création. Elles seront ensuite amenées à effectuer d’autres demandes dans le cadre de certaines démarches ou situations. 

Les personnes physiques

Les personnes physiques comme les micro-entrepreneurs, les entreprises individuelles ou encore les EIRL, sont également tenues de demander un extrait K (semblable à l’extrait Kbis mais adapté aux personnes physiques) à la création de leur entreprise. 

Tout un chacun

Toute personne peut obtenir l’extrait Kbis de l’entreprise de son choix, puisque les informations contenues dans le Kbis sont publiques. 

Vous pouvez par exemple demander l’extrait Kbis d’un concurrent, d’un prospect ou d’un client, d’un partenaire ou encore d’un fournisseur afin de vous assurer qu’il est bien solvable et qu’il n’est pas en redressement ou liquidation judiciaire par exemple.  

Pour demander le Kbis d’une entreprise, il vous faudra son nom, son sigle ou son numéro SIREN.

Comment se procurer un extrait Kbis ?

Vous pouvez vous procurer un extrait Kbis certifié par différents biais : 

  • En vous adressant au Greffe du Tribunal de Commerce dont dépend votre entreprise (excepté en Alsace et Moselle où la demande doit être effectuée à la chambre commerciale du tribunal d’instance). Vous pouvez vous rendre sur place ou contacter le Greffe par voie électronique ou par courrier. L’extrait Kbis signé par le greffier pourra être retiré au guichet ou envoyé par courrier.
     
  • En effectuant votre demande en ligne sur le site d’Infogreffe (sauf pour les entreprises dont le siège social se situe en Alsace, en Moselle ou en Guyane). Vous aurez besoin pour cela soit de la dénomination sociale, du sigle ou du nom de l’entreprise, soit du numéro SIREN. 
    Vous pourrez télécharger votre extrait Kbis ou bien le recevoir par courrier ou par voie électronique.

Notez que quel que soit le moyen choisi, la demande d’extrait Kbis est payante. Pour un retrait au greffe, le tarif est de 2,82 euros. Pour un envoi par courrier, comptez 4,08 euros. Enfin, un envoi par voie électronique ou un téléchargement vous reviendra à 3,53 euros (tarifs 2020).

Comment accéder à son Kbis numérique gratuit ?

Dans le cadre du projet de création du « Tribunal digital », le Kbis numérique a fait son apparition en novembre 2019. Il permet aux dirigeants et représentants légaux d’entreprises d’accéder à leur extrait Kbis en ligne, de manière totalement gratuite et sécurisée. 

Toute personne morale ou physique peut utiliser ce service afin d’obtenir rapidement et sans aucun frais l’extrait Kbis ou l’extrait K de son entreprise.

La procédure est très simple : accédez au site monidenum.fr et créez-vous un espace personnel afin d’activer votre identité numérique. Vous devrez renseigner votre identité, envoyer un scan recto-verso de votre carte d’identité, puis choisir un mot de passe, qui sera validé par SMS. Grâce à ces informations renseignées, le système pourra interroger les bases légales des RCS afin de retrouver l’entreprise ou les entreprises que vous dirigez. Vous obtiendrez ensuite votre extrait Kbis ou extrait K.

Ce service est particulièrement utile pour renouveler facilement un extrait Kbis ou extrait K.