Qu’est-ce qu’un extrait KBIS pour une association ?

Le KBIS pour une association est un type d’extrait KBIS n’étant délivré qu’à certaines associations françaises. En effet, seules celles enregistrées exerçant une activité commerciale peuvent en obtenir. Comme son équivalent pour les entreprises, elles constituent la carte d’identité de l’association.

Qu’est-ce qu’un extrait KBIS pour une association ?

Le KBIS pour une association est avant tout un extrait KBIS et, en tant que tel, il atteste de l’existence légale de la structure auprès des tiers. Il n’est délivré à un dirigeant d'une association ou tout individu souhaitant le consulter qu’après que celui-ci en a fait la demande. À l’instar d’un extrait KBIS délivré à une entreprise, le KBIS pour une association n’a pas de durée de validité : une entreprise ou une association conservera le même extrait KBIS pendant toute la durée de son existence. Pour autant, cela ne veut pas dire que les informations qu’il contient resteront, elles aussi, inchangées toutes ces années. En effet, l’extrait KBIS est mis à jour en temps réel au moment de la réception par le greffe (pour les associations) ou par l'INPI (pour les entreprises) de nouvelles informations de la part d’une société.

Pour s'assurer que les informations présentes sur le document sont actuelles, les partenaires, établissements financiers ou administrations demandent donc souvent aux associations et entreprises de fournir un KBIS datant de moins de 3 mois dans le cadre de leurs échanges.

L’extrait KBIS pour une association comporte les informations permettant d’identifier l’association comme : 

• Son numéro SIREN ; 
• Son nom complet ;
• L’adresse de son siège social ; 
• La date de constitution de l’association ; 
• L’identité des dirigeants ; 
• Etc.

Attention à ne pas confondre l’extrait KBIS pour une association et le numéro RNA. Ce dernier résulte de l’immatriculation de l’association au registre national des associations (RNA) : toutes les associations françaises ont un numéro RNA unique composé de 9 lettres précédées par un W.

Quelles différences entre SIRET et KBIS ?

En premier lieu, toutes les associations disposent d’au moins un numéro SIRET alors que seulement certaines d’entre elles ont un extrait KBIS. De plus, le nombre de ces documents que peut posséder une entreprise est également différent. En effet, une association disposera : 

• D’un seul extrait KBIS ; 
• D’autant de numéro SIRET qu’elle aura déclaré d’établissement.

L’obtention de ces deux documents diffère également. Un extrait KBIS pour association ne s’obtient qu’après en avoir fait la demande auprès d’Infogreffe. En revanche, le numéro SIRET est fourni en même temps que le numéro SIREN au moment de l’enregistrement de l’association commerciale au répertoire de l’INSEE.

Enfin, rappelons que l’extrait KBIS recense l’ensemble des informations définissant une entreprise ou une association. Le numéro SIRET, quant à lui, est une série de 14 chiffres attribuée à chaque établissement que compte la société ou l’association.

À qui peut être délivré un extrait KBIS pour une association ?

L’extrait KBIS est un document n’étant délivré qu’aux dirigeants d’entreprise exerçant une activité commerciale. Ce n’est pas le cas de la majorité des associations françaises car ces dernières sont destinées à exercer une activité à but non lucratif. En effet, comme le définit la loi du 1er juillet 1901, une association est « la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d'une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices. » 

Ainsi, l’immense majorité des associations françaises ont un but non lucratif. Pour autant, certaines d’entre elles ont pour obligation de s’inscrire au RCS (récemment renommé RNE). C’est le cas des associations qui : 

• Émettent des obligations ou des titres de créance négociables (TCN) ; 
• Effectuent de manière habituelle des opérations de change manuel ; 
• Ou exerçant une mission de « gérant-mandataire » d’un fonds de commerce.

Quel document remplace le KBIS pour les autres associations ?

La grande majorité des associations françaises n’ont pas d’extrait KBIS. Ainsi, pour que leur existence soit reconnue aux yeux de la loi, elles doivent avancer d’autres justificatifs. C’est notamment le cas des associations loi 1901. Une preuve de parution d’un avis dans le journal officiel (généralement, le Journal officiel des Associations et des Fondations d’Entreprise, le JOAFE) justifie de l’existence d’une association.

Autre exemple : les associations exerçant une activité artisanale (c'est-à-dire dont l’activité figure sur la liste annexée au décret 98-242 du 2 avril 1998). Pour prouver leur existence, celles comptant moins de 10 salariés doivent présenter le document D1. Dans le cas où cette association est radiée du répertoire des métiers, elle doit présenter le document D2.

Comment immatriculer une association commerciale ?

La première étape consiste à procéder à la déclaration initiale d’une association. Depuis l’instauration du guichet unique le 1er janvier 2023 et la substitution du registre national du commerce et des sociétés (RCS) par le RNE, il n’est plus possible d’immatriculer une association en ligne. Désormais, cette procédure doit se faire sur papier libre auprès de la préfecture du département où est localisée l’association. La déclaration doit indiquer : 

• Le nom complet de l’association ; 
• Son objet et but ;
• Les noms, professions, domiciles et nationalités des personnes en charge de l’administration avec leur fonction ;
• L’adresse du siège social ;
• Et la date de l’assemblée lors de laquelle la création de l’association a été décidée.

La complétion de cette procédure officialise la création de l’association via son inscription au répertoire national des associations. Le dirigeant obtient alors le numéro RNA, aussi appelé numéro de dossier. Ensuite, le dirigeant de l’association doit réaliser une déclaration au greffe des associations. Cela donne lieu à une publication au journal officiel des associations et des fondations d’entreprises (JOAFE). 

Une fois que cela est fait, une association doit être enregistrée dans le répertoire de l’INSEE si elle a une de ces volontés :

• Bénéficier de subventions publiques ; 
• Embaucher des salariés ;
• Ou exercer des activités soumises à la TVA ou à l’impôt sur les sociétés.

Cela lui permettra d’obtenir son numéro SIREN, son ou ses numéros SIRET ainsi que son code APE.

Comment obtenir l’extrait KBIS pour une association ?

Après l’immatriculation de l’association, le dirigeant obtient le numéro SIREN de son association. Cet identifiant est indispensable à la demande d’extrait KBIS pour une association, qu’elle se fasse en ligne ou directement au greffe du tribunal de commerce dont dépend l’association. 

Obtenir un extrait KBIS pour une association en ligne

Là où Infonet met à disposition les extraits KBIS de l’ensemble des entreprises basées en France, les KBIS pour une association sont disponibles sur Infogreffe.fr. Il suffit de respecter la marche à suivre suivante : 

• Se rendre sur Infogreffe.fr ; 
• Rechercher l’association en renseignant dans la barre de recherche sa dénomination sociale, son numéro SIREN/SIRET ou son nom ; 
• Cliquer sur « Documents » et sélectionner « Extrait KBIS ».

Obtenir ce document en ligne a un coût : 3,37 euros par exemplaire demandé (en 2023). Infogreffe propose également d’envoyer par voie postale les extraits KBIS souhaités selon une périodicité définie par le récipiendaire. Dans ce cas, il faudra débourser 4,18 euros par exemplaire (tarif 2023).

Obtenir un extrait KBIS pour une association sur place

Pour les associations dont le siège social se trouve en Alsace-Moselle, en Guadeloupe, en Guyane ou en Martinique, c’est à la chambre commerciale du tribunal judiciaire qu’il faut s’adresser. Pour les autres, c’est au greffe du tribunal des commerces dont dépend l’association qu’il faut se rendre. Ce mode de retrait est également payant : l’extrait KBIS coûte alors 2,69 euros (tarif 2023)

Un extrait KBIS pour une association est-il gratuit ?

La réponse est : oui, mais pas pour tout le monde. Seul le dirigeant (d'une association ou d’entreprise) peut obtenir un extrait KBIS gratuitement, et seulement le sien. Pour ce faire, il doit au préalable activer son identité numérique sur le Monidenum, site placé sous la responsabilité du Conseil national des greffiers des tribunaux de commerce. Il permet donc aux dirigeants d’obtenir le KBIS de leur association mais à une condition près : que leur siège social ne soit pas localisé dans un des départements ou DOM-TOM suivants : 

• Guyane ; 
• Guadeloupe ;  
• Martinique ; 
• Bas-Rhin ; 
• Haut-Rhin ; 
• Moselle.