Le Kbis permet à une entreprise d’attester qu’elle existe juridiquement et qu’elle est immatriculée au Registre du commerce et des sociétés. Ainsi, il regroupe des informations vérifiées faisant foi. Par ailleurs, l’extrait Kbis étant public, toute personne a la possibilité d’avoir accès à ces informations et d’en demander une copie. Il s’agit d’un document officiel très demandé et utile tout au long de la vie de l’entreprise

Le Kbis, c’est quoi ?

C’est un document officiel dont les entreprises exerçant une activité commerciale doivent faire la demande dès leur création. Cela leur permet d’attester de leur inscription au Registre du commerce et des sociétés (RCS) et de leur existence réelle. 

Ce document pourra être réclamé à une compagnie par la suite, dans le cadre de démarches administratives. Il pourra aussi être demandé dans des situations spécifiques comme une réponse à un appel d’offres public.

Il est important de noter qu’il existe un extrait Kbis et un extrait K. Ces deux documents officiels concernent des structures différentes. 

Le premier concerne les personnes morales, c’est-à-dire les sociétés commerciales (SARL, SAS, SCI, EURL…). Il faut noter que ce document ne concerne pas les professions libérales et artisanales.

L’extrait K quant à lui concerne les personnes physiques (entreprise individuelle, micro-entrepreneur…). Ainsi, l’extrait Kbis pour auto-entrepreneur n’existe pas.

Pour obtenir un Kbis, la demande doit être adressée au Greffe du Tribunal de Commerce compétent. Concernant l’extrait, il est accessible par différents moyens, tel qu’Internet. Par exemple, la demande d’extrait Kbis en ligne peut se faire sur le site web Infonet.fr.

Quelles informations contient le Kbis ?

Ce document recense des informations particulièrement utiles et pratiques sur l’entreprise. 

Ces informations permettent d’en savoir plus sur l’activité d’un potentiel client, s’il est solvable et s’il n’est pas en liquidation judiciaire par exemple. 

Voici de façon détaillée les informations figurant sur l’extrait :

Informations relatives à la société

  • Le nom du greffe où l’entreprise est immatriculée.
  • Le numéro SIREN (numéro à 9 chiffres attribué par l’Insee permettant d’identifier l’entreprise).
  • Le numéro SIRET (permettant d’identifier géographiquement l’entreprise).
  • La date de constitution de la société.
  • La durée de la société.
  • La raison sociale de l’entreprise (enseigne et sigle), c’est-à-dire le nom officiel de l’entreprise.
  • Le code NAF (également appelé APE pour Activité Principale Exercée) de l’entreprise. Ce code, composé de 5 caractères (une lettre et quatre chiffres), sert à identifier l’activité principale de l’entreprise. C’est l’Insee qui le délivre.
  • Le descriptif de l’activité.
  • La forme juridique de la société (SARL, SAS, SASU, SA, SNC, EURL…).
  • L’adresse du siège social de l’entreprise.
  • L’adresse de l’établissement principal et des éventuels établissements secondaires dans l’Union européenne.
  • Le montant du capital social. Cette information actualisée permet de visualiser l’évolution du capital de l’entreprise au fil des années. Elle permet également de connaître la quote-part des associés dans l’entreprise.
  • Le site Internet de l’entreprise.
  • En cas de changement de greffe d’immatriculation, le précédent greffe et la date du transfert.

Informations concernant l’administration de l’entreprise

  • L’identité du dirigeant principal et des administrateurs : noms, prénoms, dates et lieux de naissance, adresses, fonctions et nationalités.
  • Éventuellement l’identité des commissaires aux comptes.
  • Les décisions du Tribunal de Commerce relatives aux procédures collectives (procédures de redressement fiscal, de sauvegarde et de liquidation judiciaire).

La référence des autorisations légales pour les entreprises exerçant des activités réglementées

Cette section spécifique concerne uniquement une catégorie d’entreprises spécifique. À savoir : les services d’hôtellerie, les agences de presse, les entreprises exerçant dans le domaine financier, les entreprises de transport et les auto-écoles.

Toute compagnie appartenant à cette catégorie d’activités doit faire apparaître la référence de ses autorisations légales dans son extrait de Kbis. Ces autorisations se retirent auprès des autorités compétentes. 

Que comporte l’extrait K pour les personnes physiques ?

L’extrait K pour les micro-entrepreneurs, EIRL ou encore les entreprises individuelles diffère légèrement de l’extrait Kbis. En effet, il ne contient pas d’information relative au capital social puisque cette notion n’existe pas dans le cadre d’une entreprise individuelle.

Aussi, il comporte une catégorie relative aux mesures de protection de l’entrepreneur individuel. Cette partie spécifie si l’entrepreneur a effectué une déclaration d’insaisissabilité sur un bien immobilier, ou s’il a opté pour le statut de l’EIRL en précisant la date de la déclaration d’affectation de patrimoine. 

Excepté ces différences, l’extrait K regroupe des informations semblables à celles figurant sur l’autre extrait, à savoir :

  • L’identité de l’entrepreneur (nom, prénom, date de naissance, nationalité et adresse)
  • La date d’immatriculation
  • Le numéro d’identification de l’entreprise individuelle
  • Le code APE
  • Le descriptif de l’activité
  • La date de début d’activité
  • Le numéro SIREN

Notez que l’extrait K peut également comporter des informations relatives aux décisions prises par l’entreprise en assemblée générale et par le Tribunal de Commerce. 

Quelle est la durée de validité d’un Kbis ?

Une durée de validité courte

Le document a une durée de validité très courte. En effet, il est valable durant trois mois à compter de sa date de délivrance par le greffe

Par conséquent, il sera toujours demandé aux entreprises de fournir un extrait de moins de trois mois, quelle que soit la démarche ou la situation. 

Cela ne signifie pas pour autant qu’il faudra se débarrasser des anciens Kbis. Il est important de les conserver, car ils représentent la situation de l’entreprise à un instant T.

Une mise à jour nécessaire du Kbis

Les informations contenues dans le document doivent être mises à jour de façon régulière.

En effet, il doit refléter la situation juridique à jour de chaque entreprise. 

De ce fait, les compagnies doivent signaler tout changement d’un élément au greffe dans le mois suivant cet évènement. 

Le greffier du Tribunal de Commerce dont dépend la société contrôlera ses déclarations puis en reportera les modifications. 

Ainsi, tout ce qui figure sur l’extrait Kbis s’actualise régulièrement. Cela permet d’avoir une vision précise et à jour sur la situation de n’importe quelle entreprise.