Tout comme la carte nationale d’identité qui permet à une personne de prouver son identité, l’extrait Kbis permet à une entreprise d’attester qu’elle existe juridiquement et qu’elle est immatriculée au RCS. À ce titre, il regroupe des informations vérifiées faisant foi. L’extrait Kbis étant public, toute personne a la possibilité d’avoir accès à ces informations et d’en demander une copie auprès du Greffe du Tribunal de Commerce compétent. Il s’agit d’un document officiel très demandé et utile tout au long de la vie de l’entreprise. 

Le Kbis, carte d’identité de l’entreprise

L’extrait Kbis est délivré par le Greffe du Tribunal de Commerce. Toute entreprise exerçant une activité commerciale doit en faire la demande dès sa création afin d’attester de son inscription au RCS et de son existence réelle. 

Ce document pourra lui être demandé par la suite dans le cadre de démarches administratives (ouverture d’un compte bancaire professionnel…) et dans certaines situations (réponse à un appel d’offres public, achat de matériel professionnel…).

Il est important de noter qu’il existe un extrait Kbis et un extrait K. Ces deux documents officiels concernent des personnes différentes. 

L’extrait Kbis concerne les personnes morales, c’est-à-dire les sociétés commerciales (SARL, SAS, SCI, EURL…).

L’extrait K quant à lui concerne les personnes physiques (entreprise individuelle, micro-entrepreneur…).

Par ailleurs, notez que les professions libérales et artisanales ne sont pas concernées par l’extrait Kbis.

Quelles informations contient l’extrait Kbis ?

L’extrait Kbis recense des informations particulièrement utiles et pratiques sur l’entreprise. 

Ces informations peuvent vous permettre d’en savoir plus sur l’activité d’un potentiel client, s’il est solvable et s’il n’est pas en liquidation judiciaire par exemple. 

Voici de façon détaillée les informations figurant sur l’extrait Kbis :

Informations relatives à la société

  • Le nom du greffe où l’entreprise est immatriculée
  • Le numéro SIREN (numéro à 9 chiffres attribué par l’Insee permettant d’identifier l’entreprise)
  • Le numéro SIRET (permettant d’identifier géographiquement l’entreprise)
  • La date de constitution de la société
  • La durée de la société
  • La raison sociale de l’entreprise (enseigne et sigle), c’est-à-dire le nom officiel de l’entreprise
  • Le code NAF (également appelé APE = Activité Principale Exercée) de l’entreprise. Ce code, composé de 5 caractères (une lettre et quatre chiffres), sert à identifier l’activité principale de l’entreprise. Il est délivré par l’Insee
  • Le descriptif de l’activité
  • La forme juridique de la société (SARL, SAS, SASU, SA, SNC, EURL…)
  • L’adresse du siège social de l’entreprise
  • L’adresse de l’établissement principal et des éventuels établissements secondaires dans l’Union européenne
  • Le montant du capital social. Cette information actualisée permet de visualiser l’évolution du capital de l’entreprise au fil des années Elle permet également de connaître la quote-part des associés dans l’entreprise
  • Le site internet de l’entreprise
  • En cas de changement de greffe d’immatriculation, le précédent greffe et la date du transfert

Informations concernant l’administration de l’entreprise

  • L’identité du dirigeant principal et des administrateurs : noms, prénoms, dates et lieux de naissance, adresses, fonctions et nationalités
  • Eventuellement l’identité des commissaires aux comptes
  • Les décisions du Tribunal de Commerce relatives aux procédures collectives (procédures de redressement fiscal, de sauvegarde et de liquidation judiciaires)

La référence des autorisations légales pour les entreprises exerçant des activités réglementées

Cette section spécifique concerne uniquement une catégorie d’entreprises : les services d’hôtellerie, les agences de presse, les entreprises exerçant dans le domaine financier, les entreprises de transports et les auto-écoles.

Si vous appartenez à cette catégorie d’activités bien structurées, votre extrait Kbis doit faire apparaître la référence de vos autorisations légales. Vous pouvez retirer ces autorisations auprès des autorités compétentes. 

Que comporte l’extrait K pour les personnes physiques ?

L’extrait K pour les micro-entrepreneurs, EIRL ou encore les entreprises individuelles diffère légèrement de l’extrait Kbis. En effet, il ne contient pas d’information relative au capital social puisque cette notion n’existe pas dans le cadre d’une entreprise individuelle.

Aussi, il comporte une catégorie relative aux mesures de protection de l’entrepreneur individuel. Cette partie spécifie si l’entrepreneur a effectué une déclaration d’insaisissabilité sur un bien immobilier, ou s’il a opté pour le statut de l’EIRL en précisant la date de la déclaration d’affectation de patrimoine. 

Excepté ces différences, l’extrait K regroupe des informations semblables à celles figurant sur l’extrait Kbis, à savoir :

  • L’identité de l’entrepreneur (nom, prénom, date de naissance, nationalité et adresse)
  • La date d’immatriculation
  • Le numéro d’identification de l’entreprise individuelle
  • Le code APE
  • Le descriptif de l’activité
  • La date de début d’activité
  • Le numéro SIREN

...

Notez que l’extrait K peut également comporter des informations relatives aux décisions prises par l’entreprise en assemblée générale et par le Tribunal de Commerce. 

Quelle est la durée de validité d’un Kbis ?

L’extrait Kbis a une durée de validité très courte. En effet, il est considéré comme valable durant 3 mois à compter de sa date de délivrance par le greffe. 

Par conséquent, on vous demandera toujours de fournir un extrait Kbis de moins de 3 mois quelle que soit la démarche ou la situation. 

Cela ne signifie pas pour autant que vous devez jeter vos anciens Kbis. Il est important de les conserver car ils représentent la situation de votre entreprise à un instant T.

La mise à jour des informations figurant sur le Kbis

Les informations contenues dans l’extrait Kbis doivent être mises à jour de façon régulière.

En effet, l’extrait Kbis doit refléter la situation juridique à jour de chaque entreprise. 

De ce fait, vous êtes tenus de signaler tout changement d’un élément de votre extrait Kbis au greffe dans le mois suivant cet évènement. 

Le greffier du Tribunal de Commerce dont dépend votre entreprise contrôlera vos déclarations puis reportera les modifications sur votre extrait Kbis. 

Ainsi, tout ce qui figure sur l’extrait Kbis est actualisé régulièrement, ce qui permet d’avoir une vision précise et à jour sur la situation de n’importe quelle entreprise.