Modifier Kbis

En France, l’extrait Kbis fonctionne comme la carte d’identité d’une entreprise ou d’une société. En effet, ce document fournit l’ensemble des informations permettant d’identifier la structure (dénomination sociale, forme juridique, identité du dirigeant, adresse du siège social, activité…). Remis au moment de l’immatriculation de l’entreprise ou de la société, obligatoire au moment de sa création, l’extrait Kbis enregistre l’ensemble des modifications qu’elle a connues au cours de son existence. En revanche, l’entrepreneur a pour obligation de déclarer tout changement affectant les informations présentes sur le Kbis. Cette modification du Kbis se fait en suivant une simple procédure.

Modification Kbis : dans quels cas est-ce obligatoire ?

Le Kbis s’obtient au moment de l’immatriculation de l’entreprise au Registre national des entreprises (RNE), anciennement Registre du commerce et des sociétés (RCS). Cette immatriculation est l’une des démarches nécessaires au moment de la création d’une entreprise ou d’une société. Ce document reprend les différents éléments qui permettent de reconnaître l’entreprise ou la société concernée. Lorsque ces informations connaissent un changement, il convient de procéder à leur mise à jour auprès des autorités, notamment auprès du greffe du Tribunal de commerce. L’enregistrement de ces modifications entraîne, de facto, le changement de l’extrait Kbis. 

Cette mise à jour est nécessaire dans plusieurs cas de figure, comme : 

• Une modification de l’objet social de l’entreprise ;
• Un changement de dénomination sociale ;
• Le transfert du siège social ;
• La fermeture de l’entreprise…

Cependant, certains changements que connaît l’entreprise au cours de son existence impliquent plus que la simple modification de l’extrait Kbis. En effet, l’entrepreneur doit être conscient qu’il lui sera nécessaire, dans certains cas, de modifier les statuts de l’entreprise. Cette modification des statuts intervient notamment en cas de changement de dénomination sociale, de l’objet social ou bien du capital social de l’entreprise.

Qui a le droit de modifier un extrait Kbis ?

La modification de l’extrait Kbis est la conséquence directe d’une modification apportée à l’entreprise. Si, en principe, les décisions prises au sein d’une société nécessitent l’accord des associés ou un vote en Assemblée générale, il appartient en revanche au dirigeant de l’entreprise d’effectuer les modifications.

En effet, c’est ce dernier qui a accès au Guichet unique des entreprises (remplaçante des Centres de formalités des entreprises ou CFE). De même, dans la réalisation de formalités au format papier, sa signature est nécessaire sur plusieurs documents. En revanche, ce dernier a le droit de déléguer ce rôle à un salarié en lui fournissant une délégation. De même, il a le droit de recourir à une personne extérieure en signant un contrat de mandat. Dans ces deux cas, il conviendra, pour le délégataire ou le mandataire, de présenter l’acte de délégation ou de mandat au moment de la réalisation des modifications. Attention cependant, les statuts d’une société peuvent explicitement interdire la délégation. Dans ce cas, seul le dirigeant pourra accomplir les formalités. 

Modification de l’extrait Kbis : comment procéder à la modification ?

La démarche visant à modifier l’extrait Kbis peut dépendre à la fois du type de modification et du statut juridique de l’entreprise. Le processus nécessite, de manière générale : 

• La décision d’une modification concernant l’entreprise ;
• La publication de la décision via un journal d’annonces légales ;
• Le dépôt de la demande de modification de l’extrait Kbis, accompagnée des documents nécessaires.

Prise de décision de la modification

Le mode de prise de décision dépend essentiellement du type de décision et du statut de la structure. En effet, en principe, le dirigeant peut prendre seul certaines décisions, comme celle du transfert de siège social. En revanche, la prise de décision peut se faire, dans certains cas, en assemblée générale extraordinaire des associés.

De manière générale, la prise de décision se fait selon les modalités suivantes : 

• De manière unilatérale en SASU et en EURL ;
• En collectivité des associés en assemblée générale extraordinaire à ⅔ des parts sociales et pour un quorum d’¼ en SARL ;
• Selon les modalités prévues dans les statuts et en collectivité des associés en assemblée générale extraordinaire, en SAS ; 
• En collectivité des actionnaires à la majorité des ⅔ des actionnaires présents en SA ;
• Et en collectivité des associés à l’unanimité en SNC.

La décision prise fait ensuite l’objet d’un procès-verbal qui atteste de la décision prise en assemblée ou par l’associé unique. Ce document entre ensuite dans la composition du dossier de modification de l’entreprise.

Parution de l’annonce légale

Une fois la décision de modification du Kbis confirmée, il convient de rendre la décision publique. Pour ce faire, il suffit de publier une annonce légale dans un Support habilité à recevoir des annonces légales (SHAL). Avant de publier l’annonce, il importe de vérifier que le journal d’annonce légal choisi soit actif dans le département où se trouve le siège social de l’entreprise. Autre point d’attention : la parution doit se faire dans les 30 jours qui suivent la prise de décision.

L’annonce légale doit comporter plusieurs informations obligatoires. Ces dernières sont notamment les : 

• Statut juridique ;
• Raison social ;
• Siège social ;
• Capital social ;
• Organe ayant pris la décision de modification ;
• Date à laquelle survient la notification.

La parution de l’annonce légale donne lieu à la remise d’une attestation de parution. Il s’agit d’un document important qu’il convient de conserver. En effet, celui-ci intervient dans la constitution du dossier de demande de modification de l’extrait Kbis. Cette attestation est remise dès réception du paiement par le support, indépendamment de la parution effective.

Composition du dossier de modification de Kbis

Il s’agit de l’étape la plus importante, car c’est elle qui officialise la modification du Kbis. Il s’agit de faire connaître la décision de demande auprès du greffe du Tribunal de commerce dont dépend l’entreprise. 

Le dossier se compose notamment des : 

• Exemplaires de décision de modification, issus au moment de la prise de décision ;
• Attestations de parution de l’annonce légale ;
• Exemplaires des statuts mis à jour.

D’autres documents peuvent éventuellement être demandés, en fonction de la nature de la modification. Par exemple, si la modification concerne le dirigeant de l’entreprise, il conviendra à ce dernier de fournir les documents permettant son identification : 

• Copie du document d’identité ;
• Déclaration de non-condamnation ;
• Déclaration de filiation.

De même, un mandataire ou un délégataire effectuant la formalité pour le compte du dirigeant de l’entreprise devra présenter son contrat de délégation ou de mandat.

Envoi du dossier de modification

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2023, l’ensemble des formalités relatives à la modification des entreprises se réalise auprès du Guichet unique des formalités des entreprises. Pour rappel, ce dernier remplace les Centres de formalités des entreprises (CFE).

Il suffira alors au dirigeant de l’entreprise ou à son représentant légal (délégataire ou mandataire) de se connecter à son espace personnel, sur le Guichet unique des formalités des entreprises. Il pourra alors remplir le formulaire unique et télécharger les pièces justificatives nécessaires. En effet, le guichet unique remplace l’ensemble des formulaires Cerfa anciennement employés par l’administration. Pour rappel, il s’agissait :

• Du formulaire M2, dûment rempli et signé par le représentant légal de l’entreprise ;
• Ou du formulaire M3, lorsque la modification porte sur le changement de dirigeant.

Le dossier est ensuite transmis par le guichet unique au Tribunal de commerce, qui a la charge des dossiers de modification. La validation de la modification par le greffe du tribunal de commerce entraîne la modification des informations présentes sur l’extrait Kbis. Il suffira, une fois la modification enregistrée, de télécharger le nouvel extrait Kbis mis à jour. 

Modifier le Kbis : combien ça coûte ?

La modification du Kbis est une formalité qui a un coût, même si l’accès au service du guichet unique des formalités des entreprises est gratuit en soi. Ce prix, qui correspond aux frais de greffe, varie selon le type de formalité et d’entreprise. À noter : les prix des formalités varient selon le type de formalité, certaines pouvant être gratuites.

Personne physique

Pour une personne physique, ce qui concerne avant tout les entrepreneurs individuels et les micro-entrepreneurs, les modifications, les frais de greffe sont : 

• 93,70 euros lorsque la modification nécessite la publication d’un avis au BODACC ;
• 48,70 euros lorsque la modification ne nécessite pas la publication d’un avis au BODACC ;
• 54,06 euros lorsque la modification porte sur l’ouverture d’un établissement complémentaire ;
• 48,70 euros lorsque la modification porte sur la fermeture d’un établissement complémentaire.

Personne morale

Pour une société, ces frais sont différents. En effet, les frais de greffe sont, dans ce cas, les suivants : 

• 192,01 euros lorsque la modification nécessite la publication d’un avis au BODACC ;
• 212,08 euros lorsque la modification nécessite la publication d’un avis au BODACC et porte sur un changement de forme juridique ;
• 76,01 euros lorsque la modification ne nécessite pas la publication d’un avis au BODACC ;
• 64,75 euros lorsque la modification porte sur l’ouverture d’un établissement complémentaire ;
• 62,08 euros lorsque la modification porte sur la fermeture d’un établissement complémentaire.

Modification du Kbis : peut-elle être involontaire ?

La modification du Kbis survient lorsque l’entreprise concernée connaît un changement. Ces derniers, dans la majorité des cas, sont le fruit du dirigeant de cette dernière, qui seul peut procéder aux changements. Ainsi, une autorité extérieure à l’entreprise ne peut pas modifier les informations d’une entreprise et, par conséquent, son Kbis. 

À noter, l’extrait Kbis dispose d’une section « Observations et renseignements complémentaires ». Cette dernière est spécifiquement dédiée aux modifications enregistrées par les entreprises : fusions-absorptions, déménagement du siège social… 

La seule procédure qui peut entraîner la cessation d’activité d’une entreprise pour des raisons extérieures à son ou ses dirigeants est la liquidation judiciaire. En effet, celle-ci intervient lorsqu’une entreprise n’est plus en mesure de payer ses dettes. La procédure peut, dans certains cas, être la décision du procureur de la République. Ainsi, la cessation d’activité est prononcée par l’autorité judiciaire. Cependant, il s’agit d’une procédure judiciaire qui peut être longue et qui s’effectue en plusieurs étapes. Par conséquent, il est impossible, pour un entrepreneur, d’ignorer son existence et ses conséquences. 

Quel délai faut-il pour modifier un Kbis ?

En soi, le Kbis change dès qu’il y a modification de l’entreprise. Ainsi, le délai porte plus sur la réalisation de la procédure et sur son enregistrement, que sur la modification du Kbis à proprement parler. Ce délai se décompose en deux temps : 

• Le délai de composition du dossier de modification, qui comprend la procédure de la prise de décision à l’envoi du dossier de demande ;
• Le délai de traitement du dossier envoyé par les autorités compétentes.

Il n’est pas aisé de déterminer un délai de traitement pour les demandes de modification, ces derniers dépendant de la disponibilité des administrations, ainsi que de l’habilité des associés à s’accorder rapidement sur la modification.

En s’appuyant sur les délais légaux, il est possible de limiter la durée de la procédure dans le temps. En effet, la modification des statuts, ainsi que la parution de l’annonce légale, doivent se faire dans un délai de 30 jours après la décision de modification. La parution de l’annonce légale peut durer de 2 à 5 jours. 

Dans la réalisation des démarches via le guichet unique des formalités des entreprises, le dossier est transmis aux administrations d'une à 24 heures après transmission par l’entrepreneur. Le traitement des dossiers par les autorités peut ensuite durer deux semaines en moyenne (10 jours ouvrés). Attention : le délai peut varier selon l’état du dossier et la disponibilité des administrations. Le guichet unique offre un service d’accompagnement des entrepreneurs dans la réalisation des formalités.

Par conséquent, l’enregistrement d’une modification subie par une entreprise peut nécessiter de un à deux mois. Cependant, ces derniers sont fortement dépendants de la disponibilité des entrepreneurs et des administrations.  

Comment obtenir un Kbis modifié ?

Il n’y a aucune différence entre la procédure d’obtention d’un extrait Kbis avant ou après sa modification. En effet, le Kbis est modifié dès que les informations concernant l’entreprise ou la société font l’objet d’un changement. Ainsi, l’entrepreneur, après avoir fait enregistrer les nouvelles données de son entreprise, peut directement télécharger son nouvel extrait Kbis. 

Par conséquent, l’entrepreneur peut recourir à trois procédés distincts pour télécharger son extrait Kbis modifié : 

• Se connecter à son espace personnel via la plateforme Monidenum ;
• Recourir aux services en ligne d’un site spécialisé comme celui d’Infonet.fr ;
• S’adresser directement au greffe du Tribunal de commerce dont dépend l’entreprise. 

La procédure d’obtention est ensuite instantanée, pour un envoi en ligne, ou peut nécessiter quelques jours, en cas d’envoi par courrier.