Les entreprises individuelles exerçant une activité commerciale sont tenues de se procurer un extrait Kbis depuis l’année 2015. Appelé extrait K pour les personnes physiques, c’est-à-dire les entreprises individuelles et les micro-entrepreneurs, ce document constitue, à l’instar de l’extrait Kbis pour les sociétés, la carte d’identité de l’entreprise individuelle. Délivré par le Greffe du Tribunal de Commerce, il permet de prouver l’existence légale de l’entreprise individuelle mais aussi d’effectuer certaines démarches administratives et commerciales. Les entrepreneurs individuels peuvent se procurer ce document essentiel selon différents moyens. 

Qu’est-ce qu’un extrait Kbis pour une entreprise individuelle ?

Dans le cas d’une entreprise individuelle, on ne parle pas d’extrait Kbis mais d’extrait K. Ce document officiel concerne les personnes physiques exerçant une activité commerciale en leur nom propre, comme les entreprises individuelles, les EIRL, les auto-entrepreneurs ou micro-entrepreneurs.

L’extrait K sert à attester que l’entreprise individuelle est bien immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). 

À quoi sert l’extrait Kbis pour une entreprise individuelle ?

Lorsque vous créez une entreprise individuelle à caractère commercial, l’extrait K est impératif puisqu’il atteste de votre immatriculation au RCS et vous permet de débuter votre activité en toute légalité.

Attention : un entrepreneur individuel qui n’a pas immatriculé son entreprise au RCS est passible de sanctions pouvant aller du versement d’indemnités journalières à une peine de 3 ans d’emprisonnement et une amende de 45 000 € pour délit de travail dissimulé.

Notez que les entrepreneurs individuels exerçant une activité libérale ne sont pas concernés par l’immatriculation au RCS. 

En outre, en tant qu’entrepreneur individuel, un extrait K peut vous être utile pour effectuer certaines démarches administratives et commerciales, comme l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, la souscription à une assurance professionnelle, une signature de contrat avec vos fournisseurs, un devis client, l’achat de matériel pour votre entreprise ou encore la location d’un bien. 

Dans tous les cas, vous devrez présenter un extrait K datant de moins de 3 mois.

Que contient l’extrait Kbis pour les entreprises individuelles ?

L’extrait K joue le même rôle que l’extrait Kbis pour les sociétés.  Cependant, les éléments qu’il comporte sont adaptés aux entreprises individuelles. De ce fait, il ne mentionne pas le capital social puisque cette notion n’existe pas dans le cadre d’une entreprise individuelle. Il comporte par ailleurs une catégorie relative aux mesures de protection de l’entrepreneur individuel. Cette partie précise si l’entrepreneur a effectué une déclaration d’insaisissabilité sur un bien immobilier, ou s’il a opté pour le statut de l’EIRL en précisant la date de la déclaration d’affectation de patrimoine. 

Plus précisément, l’extrait K pour les entreprises individuelles fait apparaître notamment :

  • L’identité de l’entrepreneur (nom, prénom, date de naissance, nationalité et adresse)
  • Le Greffe d’immatriculation
  • La raison sociale de l’entreprise individuelle
  • La date de création de l’entreprise individuelle
  • Le code APE de l’entreprise individuelle
  • Le descriptif de l’activité
  • Le numéro SIREN
  • L’adresse de domiciliation de l’entreprise individuelle
  • Eventuellement le nom de domaine du site internet de l’entreprise individuelle
  • Etc.

Il est important de noter que l’extrait K peut également contenir des informations relatives aux décisions prises par le Tribunal de Commerce. 

Comment demander un extrait Kbis pour son entreprise individuelle ? 

Il existe différentes façons pour une entreprise individuelle d’obtenir un extrait K.

Lors de la création de votre entreprise individuelle, vous devez constituer un dossier complet contenant des informations spécifiques ainsi que des pièces justificatives afin d’immatriculer votre entreprise au RCS et recevoir votre premier extrait K, dans un délai allant d’une à quatre semaines. 

S’il s’agit d’un renouvellement d’extrait K, deux possibilités :

  • Adressez-vous au Greffe du Tribunal de Commerce dont dépend votre entreprise individuelle. Vous devrez fournir la raison sociale ou le numéro SIREN de votre entreprise afin d’obtenir votre extrait K certifié par courrier ou sur place au guichet. 
  • Effectuez votre demande en ligne sur le site d’Infogreffe. Vous pourrez télécharger votre extrait K, le recevoir par courrier ou par voie électronique.
    Notez que la demande en ligne n’est pas accessible aux entreprises dont le siège social se situe en Alsace, en Moselle ou en Guyane.

Dans tous les cas, la demande d’extrait K est payante. Comptez 2,82 euros pour un retrait au greffe, 4,08 euros pour un envoi par courrier et 3,53 euros pour un envoi par voie électronique ou un téléchargement (tarifs 2020).

Attention : certains sites web proposent des extraits K pour les entreprises individuelles. Les tarifs proposés sont souvent très élevés. Méfiez-vous car il s’agit bien souvent d’arnaques. Pour obtenir un extrait K faisant foi qui pourra être utilisé pour toute démarche administrative, effectuez votre demande auprès du greffe du Tribunal de Commerce ou sur le site d’Infogreffe. 

Comment une entreprise individuelle peut obtenir gratuitement son extrait Kbis ?

Pour simplifier les démarches administratives des dirigeants d’entreprise, le GIE Infogreffe a développé le site MonIdenum, dans le cadre du projet de création du « Tribunal digital ».  

Ainsi, depuis novembre 2019, les entrepreneurs individuels peuvent renouveler facilement leur extrait K en utilisant ce service, entièrement gratuit et sécurisé. L’extrait K numérique délivré est juridiquement opposable. 

Pour obtenir facilement votre extrait K, il suffit de vous rendre sur le site monidenum.fr et de vous créer un espace personnel afin d’activer votre identité numérique. Vous devez ensuite renseigner votre identité, envoyer un scan recto-verso de votre carte d’identité, et choisir un mot de passe, qui sera validé par SMS. Vous pourrez ensuite télécharger votre extrait K numérique gratuitement et de manière illimitée.