Depuis 2015, le Kbis, pour une entreprise individuelle exerçant une activité commerciale, est obligatoire. Lorsqu’il concerne les personnes physiques et non morales, l’extrait de Kbis se nomme extrait K. Il constitue, à l’instar de l’extrait Kbis pour les sociétés, la carte d’identité de l’entreprise individuelle. Il permet de prouver l’existence légale de l’entreprise individuelle, mais aussi d’effectuer certaines démarches. Les entrepreneurs individuels peuvent se procurer ce document officiel par différents moyens. 

Kbis et extrait Kbis : qui concernent-ils ?

Toute entreprise physique ou morale, micro-entreprise, entreprise individuelle (EI) ou société type SAS, SARL, etc., dès lors qu’elle exerce une activité de nature commerciale, devra s’inscrire au registre national des entreprises (RNE). 

C’est là une des formalités obligatoires. En cas de non-respect de celle-ci, le travail de la compagnie sera considéré comme du travail dissimulé, entraînant des sanctions.

Une fois inscrite au RNE, l’entreprise se voit délivrer un Kbis, soit un document qui garantit son existence légale. Attestant de l’identité juridique des sociétés, il peut être comparé à une carte d’identité en ce qu’il contient certaines de leurs données centrales.

L’extrait Kbis est le document permettant de prouver qu’une compagnie a bien été enregistrée et donc qu’elle existe bien au niveau juridique. L’extrait contient toutes les informations permettant l'identification d’une société à l’instant où le document  est délivré, telles que :

  • Son numéro SIREN ;
  • Sa forme juridique ;
  • L’adresse du siège social ;
  • Etc.

Or, chacune de ces informations peut être amenée à changer au cours de la vie d’une entreprise. C’est pourquoi il est possible qu’un extrait Kbis, trop vieux, ne soit pas à jour, raison pour laquelle, en règle générale, c'est un extrait Kbis de moins de 3 mois qui est demandé. 

Une entreprise individuelle a-t-elle un extrait kbis ?

Dans le cas d’une entreprise individuelle, on ne parle pas d’extrait Kbis, mais d’extrait K. En effet, l’extrait Kbis concerne les personnes morales, tandis que l’extrait K concerne les personnes physiques exerçant une activité commerciale en leur nom propre. C’est le cas des entreprises individuelles et des auto-entrepreneurs.

Document officiel, l’extrait K sert à attester que l’EI est bien immatriculée au RNE. 

 

Bon à savoir

Spécialisé dans la data d’entreprise, le site Infonet.fr donne la possibilité aux entrepreneurs de télécharger les extraits Kbis d’une société tierce ! Ce document permet notamment de s’assurer de l’existence légale d’un partenaire ou d’un client, avant la signature d’un contrat, par exemple. Attention cependant, si Infonet fournit des extraits Kbis, il ne délivre pas d’extrait K ni d’extrait D1 (pour les artisans). 

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À quoi sert le Kbis pour une entreprise individuelle ?

Lors de la création d’une entreprise individuelle à caractère commercial, l’extrait K est impératif. En effet, ce document atteste de l’immatriculation au RNE et permet donc de commencer son activité en toute légalité.

 

Attention

Un entrepreneur individuel qui n’a pas immatriculé son entreprise au RNE est passible de sanctions au motif de délit de travail dissimulé. Celles-ci peuvent aller du versement d’indemnités journalières, à une peine de 3 ans d’emprisonnement et une amende de 45 000 €.

En outre, en tant qu’entrepreneur individuel, un extrait K peut être utile pour effectuer certaines démarches administratives et commerciales. C’est le cas par exemple dans les cas suivant :

  • Ouverture d’un compte bancaire professionnel ;
  • Souscription à une assurance professionnelle ;
  • Signature de contrat avec des fournisseurs ;
  • Émission d'un devis client ;
  • Achat de matériel pour son entreprise ;
  • Location d’un bien. 

Dans tous les cas, il faudra présenter un extrait K datant de moins de 3 mois.

 

Bon à savoir

Il faut souligner qu’il n’y a pas d’équivalent Kbis pour une profession libérale. En effet, les entrepreneurs individuels exerçant une activité libérale ne sont pas concernés par l’immatriculation au RNE. 

Que contient l’extrait Kbis pour les entreprises individuelles ?

L’extrait K joue le même rôle que l’extrait Kbis pour les sociétés. Cependant, les éléments qu’il comporte sont adaptés aux entreprises individuelles. Ainsi, il ne mentionne pas le capital social puisque cette notion n’existe pas dans le cadre d’une entreprise individuelle. Il comporte par ailleurs une catégorie relative aux mesures de protection de l’entrepreneur individuel. 

Plus précisément, l’extrait K pour les entreprises individuelles fait apparaître notamment :

  • L’identité de l’entrepreneur (nom, prénom, date de naissance, nationalité et adresse) ;
  • Le greffe d’immatriculation ;
  • La raison sociale de l’EI ;
  • La date de création de l’entreprise individuelle ;
  • Le code APE de l’EI ;
  • Le descriptif de l’activité ;
  • Le numéro SIREN (système informatique du répertoire des entreprises) ;
  • L’adresse de domiciliation de l’entreprise individuelle ;
  • Le nom de domaine du site internet de l’EI s'il existe ;
  • Les potentielles décisions rendues par le Tribunal du commerce, concernant des procédures collectives ;
  • Etc.

Il est important de noter que l’extrait K peut également contenir des informations relatives aux décisions prises par le Tribunal de commerce. 

Quelle est la durée de validité de l’extrait K d’une EI ?

Après son immatriculation au RNE, une entreprise individuelle recevra son tout premier extrait K. Ce document lui sera demandé dans le cadre de certaines opérations. Or, puisqu’il a pour but de donner les informations essentielles d’une compagnie, et que celles-ci sont souvent amenées à changer, l’extrait doit impérativement être à jour.

Ainsi, bien que le document n’ait pas une durée de validité officiellement établie, l’usage requiert toutefois que l’extrait Kbis pour une entreprise individuelle, comme pour les autres types de société, date de moins de 3 mois. 

Dès lors, le dirigeant de la compagnie sera tenu de signaler, au greffe du Tribunal de commerce, tout changement susceptible d’entraîner des modifications sur son Kbis. 

Comment demander un extrait Kbis pour une entreprise individuelle ? 

La manière de faire dépend des circonstances.

Entrepreneur individuel déjà immatriculé au RNE

Les entrepreneurs individuels immatriculés au RNE peuvent réclamer leur extrait K de diverses manières : 

  • En s’adressant au greffe du Tribunal de commerce dont dépend l’EI. La réception pourra se faire sur place, au guichet, ou bien par courrier.
  • En effectuant la demande en ligne d’extrait K sur le site internet Infogreffe.fr, plateforme permettant de télécharger le document ou de le recevoir par voie électronique ou voie postale. Attention : la demande en ligne n’est pas accessible aux EI situées en Guyane, Alsace et Moselle.
  • Depuis la plateforme MonIdenum, après création d’un compte et validation de son identité.

Entreprise individuelle non immatriculée au RNE

Pour obtenir son extrait kbis, une entreprise infividuelle devra s'immatriculer auprès du RNE. Il lui faudra alors constituer un dossier complet comprenant un ensemble d’informations spécifiques. En outre, certaines pièces justificatives sont à adresser afin d’immatriculer une entreprise au guichet unique. 

À compter de cette date, l'entrepreneur individuel recevra son extrait Kbis ou son extrait K dans un délai de 1 à 4 semaines. 

Renouvellement d’extrait K gratuit par le dirigeant de l’EI

Dans le cas d’un renouvellement d’extrait K, si la demande est effectuée par un entrepreneur pour sa propre entreprise, la remise du document, au format numérique, est gratuite.

Le site MonIdenum propose ce service. L’accès au document se fait en plusieurs étapes :

  1. Le dirigeant de l’EI devra avant tout se créer un compte sur la plateforme. 
  2. Une fois l’opération réalisée, il lui faudra créer son identité numérique. Pour ce faire, il lui faudra renseigner son adresse e-mail, son numéro de téléphone et une pièce d’identité.
  3. Puis, la plateforme vérifiera l’exactitude des données avant de valider l’identité de l’entrepreneur individuel. 
  4. Dès lors, il pourra télécharger son extrait K au format PDF. 

Tableau récapitulatif : démarches d'obtention d'un extrait Kbis pour une entreprise individuelle

Demande d’une entreprise individuelle déjà immatriculée au RCS

Demande d'une entreprise individuelle non immatriculée au RCS

Renouvellement d'extrait K par le dirigeant de l'EI
S'adresser au greffe du tribunal de commerce Constitution d'un dossier d'immatriculation Effectuer une demande sur MonIdenum
Effectuer une demande en ligne sur le site Infogreffe
Effectuer une demande sur MonIdenum

Comment obtenir l’extrait K d’une société tierce ?

L’extrait K peut également être demandé par une entreprise tierce. Pour ce faire, plusieurs solutions existent, à savoir :

  • S’adresser au greffe du Tribunal de commerce dont dépend l'entreprise individuelle. Il faudra alors fournir la raison sociale ou le numéro SIREN de l'entreprise afin d’obtenir un extrait K certifié. Ce dernier pourra être reçu par courrier ou bien récupéré directement sur place ;
  • Effectuer la demande en ligne sur le site d'Infogreffe. Depuis le site, il est possible de recevoir l’extrait K par voie électronique, mais aussi par courrier (ce service n'est pas disponible pour les entreprises dont le siège se trouve en Moselle, en Guyane ou en Alsace).
 

À noter

Le site Infonet.fr ne fournit par d’extrait K ni d’extrait D1 (artisans). En revanche, la plateforme, spécialisée dans les datas d’entreprises, délivre des extraits K-bis, document nécessaire dans le cadre, par exemple, de la conclusion d’un contrat avec une société. Carte d’identité de celle-ci, il permet en effet de vérifier son existence légale.

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Il faut noter que la demande d’extrait K n’est pas gratuite. En effet, il faudra compter :

  • 2,69 € (tarif TTC 2024) pour un retrait sur place, au greffe ;
  • 3,98 € (tarif TTC 2024) pour tout envoi par courrier ;
  • 3,37 € (tarif TTC 2024) pour une réception par voie électronique ou un téléchargement.

Comment faire si son entreprise individuelle n’a pas d’extrait K ?

Lorsqu’un entrepreneur individuel ne possède pas d’extrait K, cela signifie que son entreprise n’est pas immatriculée au RNE. En ce sens, elle n’existe pas d’un point de vue juridique. Dès lors, 2 situations sont envisageables :

  • Soit l’EI n’est pas immatriculée parce que son activité n’est pas commerciale. C’est le cas de l’artisanat ou des professions libérales. 
  • Soit l’EI exerce une activité commerciale sans s’être inscrite au RNE, et dans ce cas, elle est en infraction. En effet, l’absence d’immatriculation peut être considérée comme une dissimulation de travail. Si tel est le jugement rendu, l’entrepreneur encourt jusqu’à 3 ans de prison et 45 000€ d’amende.

Entreprises individuelles non commerciales : quel équivalent du K bis ?

Les sociétés non commerciales, les artisans et autres professions libérales peuvent aussi opter pour le statut d’entreprise individuelle. Ainsi, les avocats, les consultants, les développeurs web, etc., sont libres d’opter pour cette forme juridique. Dès lors, il sera parfois demandé à ces professionnels une preuve de leur existence légale, soit un document équivalent du K-bis. 

Les artisans doivent s’immatriculer au répertoire de métiers (RM), ce qui leur permet de recevoir un extrait D1, équivalent de l’extrait K et Kbis. 

Concernant les professions libérales, l’équivalent de ce document correspond au certificat d’inscription au répertoire des entreprises et des établissements (SIRENE). Ce dernier contiendra un certain nombre d’informations telles que le SIREN ou encore le SIRET du professionnel.