Un Kbis provisoire est un document temporaire délivré lors du processus d’immatriculation d’une entreprise au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Sa délivrance s’effectue en général dans les premiers jours suivant le dépôt du dossier de création d’entreprise.

Le Kbis provisoire atteste de la demande d’immatriculation en cours. Il permet également à l’entreprise de justifier de son existence légale avant la réception du Kbis définitif. Ce document s’utilise pour effectuer certaines démarches administratives en attendant la réception du Kbis définitif.

Qu’est-ce qu’un Kbis provisoire ?

Un Kbis provisoire est un document à validité temporaire. Il se délivre lors du processus d’immatriculation d’une entreprise au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Lors de sa demande d’immatriculation, une entreprise peut recevoir un Kbis provisoire en attendant la délivrance d’un Kbis définitif.

Le Kbis provisoire permet de :

  • Prouver la légalité de l’entreprise pendant la période de traitement de la demande ;
  • Ainsi que d’attester de l’immatriculation de l’entreprise.

Ce document possède des informations essentielles, telles que :

  • Le nom de l’entreprise ;
  • Son numéro SIREN ;
  • Son activité principale ;
  • Ainsi que les données relatives au siège social.

De manière générale, ce document s’utilise dans les situations auxquelles une preuve d’existence légale de l’entreprise est nécessaire. Par exemple, pour ouvrir un compte bancaire, conclure des contrats commerciaux ou répondre à des appels d’offres.

Néanmoins, il est à noter que la validité d’un Kbis provisoire a une limite de durée. De ce fait, il est nécessaire de le remplacer par le Kbis définitif, une fois celui-ci délivré.

Concernant le Kbis provisoire, il est primordial de se conformer aux réglementations ainsi qu’aux pratiques en vigueur dans le pays où se situe la société. Il est notamment recommandé de contacter les autorités compétentes, comme le Greffe du tribunal de commerce afin d’obtenir des informations précises sur les procédures d’immatriculation et les documents temporaires dans la région.

Combien de temps faut-il pour recevoir un Kbis suite à la création de son entreprise ?

Le délai de réception d’un Kbis débute à partir du jour où l’entrepreneur a déposé son dossier d’immatriculation complet auprès du CFE (Centre des formalités des entreprises).

Attention : Depuis le 1er janvier 2023, il n'est plus possible d'effectuer vos démarches dans un Centre de formalités des entreprises (CFE). Vous devez obligatoirement les réaliser sur le site internet du guichet des formalités des entreprises.

L’entrepreneur recevra ensuite quatre exemplaires d’extraits Kbis à l’adresse du siège de sa société. Le délai est compris entre 10 et 15 jours environ.

Toutefois, il est important de noter que pendant les périodes de vacances scolaires, les délais de délivrances peuvent être plus longs. En effet, ceux-ci peuvent atteindre un mois d’attente.

Le Kbis provisoire : la solution pour se lancer plus rapidement

La durée d’obtention du premier Kbis peut être assez longue, si l’on prend en compte la validation du dossier de la création d’entreprise, son immatriculation et toutes les étapes à venir.

Malheureusement, il n’est pas possible de lancer son activité sans l’obtention du Kbis ou encore de réaliser certaines démarches administratives, notamment les subventions.

C’est pourquoi, il existe le Kbis temporaire. Ce document se compose un numéro d’immatriculation provisoire au RCS (Registre du commerce et des sociétés). Grâce à ce document temporaire, l’entrepreneur pourra commencer son activité professionnelle et réaliser les démarches administratives nécessaires.

Comment obtenir son Kbis provisoire ?

Un entrepreneur désirant obtenir ce numéro temporaire devra s’adresser au RCS (Registre du commerce et des sociétés) et y effectuer sa demande après avoir déposé le dossier complet de son immatriculation auprès de ce même registre.

Il obtiendra par la suite un numéro RCS temporaire, seulement 48 heures après sa demande. Ce Kbis peut s’utiliser jusqu’à l’obtention du Kbis définitif, peu importe la durée d’obtention de ce dernier.

Si le dirigeant passe par un expert-comptable pour des démarches de création d’entreprise, alors ce Kbis provisoire lui sera envoyé automatiquement.

Extrait Kbis complet : Quels sont ses principes ?

Dans le cas où l’entrepreneur désire exercer une activité commerciale, qu’elle soit physique ou bien morale, alors, il devra s’inscrire au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Attention, l’activité de l’entrepreneur sera considérée comme travail dissimilé si celui-ci ne respecte pas l’inscription. Les sanctions pénales pour manquement à cette inscription peuvent atteindre 4 500 euros d’amende et six mois d’emprisonnement. L’entrepreneur a aussi le risque de perdre ses droits de vote aux tribunaux de commerce.

C’est pour cette raison que le Kbis est extrêmement important, sa délivrance interviendra après la déclaration de l’entreprise au RCS. Ce document constitue la preuve légale de la démarche d’inscription.

Outre le fait qu’il s’agisse de la carte d’identité juridique d’une société, le Kbis est un document regroupant des informations essentielles sur l’entreprise.

Extrait d’immatriculation ou bien Kbis ?

Les entreprises individuelles ainsi que les auto-entrepreneurs ne sont pas des personnes morales. De ce fait, ceux-ci ne possèdent pas de Kbis, mais simplement un extrait K.

Ce dernier ne dispose pas de la signature du Greffier du tribunal du commerce. C’est pour cette raison qu’il ne s’agit pas d’un acte authentique, mais plutôt d’un simple document officiel ayant une valeur informative.

Si le dirigeant concerné est un artisan, alors il devra disposer de l’extrait D1. Il s’agit d’un autre type de Kbis prouvant son habileté à exercer son activité de manière légale.

Un auto-entrepreneur pourra, quant à lui, se procurer un extrait K gratuit, nommé également « avis de situation ». Il devra simplement passer par le site internet du greffe du tribunal de commerce, ou bien par le site de l’Insee. Le temps d’obtention de l’extrait K ou bien de l’avis de situation pour l’auto-entrepreneur sera le même que pour les autres professions.

Rappel : les informations mentionnées dans le Kbis

Le Kbis est la véritable carte d’identité d’une entreprise. Il recense tous les actes ayant eu lieu durant la vie de la société ainsi que toutes les informations en mesure d’intéresser les tiers. Ce document mentionne de nombreuses informations essentielles comme :

  1. Le greffe compétent pour l’entreprise ;
  2. La date à laquelle le Kbis a été délivré ;
  3. Les numéros de SIREN et de SIRET de l’entreprise ;
  4. Le code APE et une description détaillée de l’activité de l’entreprise ;
  5. Le nom officiel de l’entreprise, son sigle et son enseigne éventuelle ;
  6. Les adresses du siège social et des différents établissements ;
  7. La date de création de la société ;
  8. La forme juridique de l’entreprise. Par exemple : entreprise individuelle, EURL / SARL, SASU / SAS… ;
  9. Le montant du capital social ;
  10. La durée de vie de l’entreprise si celle-ci est limitée dans le temps ;
  11. Le nom de domaine de l’entreprise, si elle en possède une, c’est-à-dire son adresse Web ;
  12. Les informations personnelles des dirigeants. Il s’agit notamment de leurs noms, prénoms, dates et lieux de naissance, nationalités et adresses ;
  13. Toute mention concernant une éventuelle procédure collective dont l’entreprise ferait l’objet.
  14. Les décisions prises suite à des procédures collectives éventuelles, etc.

Quelles sont les autres fonctions du Kbis ?

Outre le fait de prouver de l’existence légale d’une entreprise auprès du Registre du commerce et des sociétés, le Kbis a d’autres fonctions. Il est notamment obligatoire pour pouvoir réaliser des factures juridiquement valables.

Par exemple, il n’est pas possible d’effectuer des transactions avec d’autres partenaires commerciaux si l’entreprise ne dispose pas de Kbis.

L’extrait Kbis est fréquemment demandé par les organismes officiels ou les partenaires de l’entreprise dans divers contextes, notamment :

  • Pour répondre à des appels d’offres ;
  • Lors de la signature de baux commerciaux ;
  • Pour effectuer des achats de marchandises ;
  • Pour obtenir des subventions.

Le Kbis est aussi essentiel pour ouvrir un compte bancaire au nom de l’entreprise et accéder aux fonds débloqués par l’entrepreneur lors de la création de sa société.

L’ouverture du compte professionnel peut se réaliser uniquement avec une attestation de dépôt de compte fournie par la banque, mais cela entraînera le blocage des fonds.

Un Kbis peut également servir de preuve ainsi que d’assurance dans le cas où il y aurait un différend avec un tiers. En effet, en cas de litige sur une information relative à l’entreprise, un Kbis de moins de trois mois fera l’objet d’une analyse afin de trancher le litige.

Le cas du numéro de SIRET

Le numéro de SIRET est un numéro attribué par l’INSEE (Institut national des statistiques et études économiques). Ce dernier tient un répertoire, nommé avis de situation SIRENE des identifiants qu’il attribue aux entreprises, personnes physiques ou bien morales. Ces identifiants sont les suivants :

  • Le numéro SIREN. Il s’agit du Système d’identification au répertoire des entreprises, ce numéro se compose de neuf chiffres et il permet l’identification de l’entreprise ;
  • Le numéro SIRET. Il s’agit du Système d’identification au répertoire des entreprises, celui-ci se compose des neuf chiffres du numéro SIREN ainsi que des cinq chiffres NIC, le Numéro interne de classement ;
  • Et enfin, d’un code APE (Activité Principale Exercée). Ce dernier numéro sert principalement à la réalisation de statistiques.

Ces trois éléments font suite à l’immatriculation d’une société ou d’un entrepreneur individuel. Ceux-ci prouvent l’existence légale d’une entreprise et permettent donc de valider son adresse.

Quelle est la durée de validité d’un SIRET provisoire ?

Si le KBIS temporaire est valide jusqu’à la réception du KBIS définitif, cela n’est pas le cas du SIRET. En effet, ce numéro, attribué par l’Insee et transmis par courrier sous une quinzaine de jours environ. Il garde sa validité jusqu’à ce que l’établissement reste actif ou bien qu’il ne déménage pas. Dans l’éventualité où cela aurait lieu, l’Insee transmet un nouveau SIRET avec modification du code NIC. En effet, le code NIC possède une géolocalisation.

Néanmoins, un numéro SIREN s’attribue de manière définitive à une société. On le ferme uniquement dans les cas suivants :

  • Une dissolution amiable d’une société ;
  • Une dissolution judiciaire d’une société ;
  • Ou bien si l’activité de la personne physique s’arrête définitivement.

SIRET provisoire : facturation

La demande d’immatriculation d’une entreprise individuelle est à effectuer au plus tôt, dans les quinze premiers jours qui suivent le début de l’activité. Au plus tard, cette demande doit se réaliser dans le mois suivant la date déclarée du début d’activité commerciale.

Concernant les sociétés, il n’y a aucun délai de prescrit pour le dépôt de leur dossier d’immatriculation. Néanmoins, il est recommandé de réaliser l’immatriculation le plus tôt possible suite à l’accomplissement des différentes formalités de constitution de la société. Ces formalités comprennent :

  • La signature des statuts ;
  • La publication dans un Journal d’annonces légales (JAL) ;
  • Ainsi que le dépôt du capital social en numéraire auprès de la banque.

En outre, le déménagement du siège social ou bien d’un établissement entraînant une modification du SIRET doit être signalé sous un mois, par le biais du Guichet unique, qui remplace le CFE (Centre de formalités des entreprises).

Lors de la réalisation des formalités, et en l’absence d’identifiant provisoire, un entrepreneur, ainsi que sa société ont la possibilité de commencer immédiatement à émettre des devis et des factures. Ils devront néanmoins préciser en face du numéro SIRET, la mention : « en cours d’attribution ».

Il est important de noter que le SIRET définitif devra être communiqué à tous les clients de l’entreprise ayant reçu une facture sans ce numéro.