L’extrait Kbis est un document indispensable pour toute entreprise exerçant une activité commerciale. Il s’agit de l’unique document permettant de prouver qu’une entreprise existe légalement. Il contient des informations pertinentes sur l’entreprise et représente sa véritable carte d’identité. Le Kbis est obligatoire lors d’une création d’entreprise et dans le cadre de certaines démarches. Il est délivré par le Greffe du Tribunal de Commerce et est payant. Mais depuis peu, il peut s’obtenir gratuitement, sous condition.

Qu’est-ce qu’un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est le seul document permettant d’attester qu’une entreprise est enregistrée au registre du commerce et des sociétés (RCS). Il est essentiel dès la création d’une entreprise. Il s’agit en effet de l’un des documents administratifs les plus demandés aux dirigeants et entrepreneurs.

Il concerne les personnes morales, c’est-à-dire les sociétés commerciales (SARL, SAS, SASU…) et les personnes physiques exerçant en leur nom propre (entreprises individuelles, micro-entreprises…). Dans le cas des personnes physiques, on parlera d’extrait K et non d’extrait Kbis.

Telle une carte d’identité, l’extrait Kbis comporte des informations fondamentales sur l’entreprise comme son numéro SIREN, son greffe d’immatriculation, sa date d’immatriculation, sa raison sociale, sa forme juridique, le montant de son capital social, l’adresse de son siège social, son code NAF, l’identité de ses dirigeants, les décisions du Tribunal de Commerce relatives aux procédures collectives etc. 

À quoi sert un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est obligatoire dès lors que vous créez une entreprise à caractère commercial.   Il va en effet permettre de l’immatriculer afin qu’elle puisse débuter son activité en toute légalité. 

Attention : la non-immatriculation peut être considérée comme un délit de travail dissimulé. Si vous n’immatriculez pas votre entreprise au RCS, vous vous exposez à des sanctions pouvant aller du versement d’indemnités journalières à une peine de 3 ans d’emprisonnement et une amende de 45 000 €.

Il est important de souligner que les professions artisanales et libérales ne sont pas concernées par l’extrait Kbis.

Par ailleurs, dans le cadre de certaines démarches administratives et commerciales comme l’ouverture d’un compte en banque professionnel, la souscription d’une assurance professionnelle, la location d’un bien, l’achat de matériels pour votre entreprise, la participation à un appel d’offres public, etc., un extrait Kbis datant de moins de trois mois vous sera demandé. 

Enfin, l’extrait Kbis étant public, toute personne intéressée peut demander l’extrait Kbis d’une entreprise tiers pour s’assurer par exemple de la solvabilité d’un futur client et vérifier qu’il n’est pas en liquidation judiciaire. 

Comment obtenir un extrait Kbis gratuit ?

Document payant, l’extrait Kbis peut s’obtenir gratuitement en ligne depuis novembre 2019, à condition d’être le représentant légal de l’entreprise – le service n’est pas accessible aux personnes n’ayant aucun lien avec l’entreprise – et d’activer son identité numérique. Il concerne les personnes morales et physiques.

L’extrait Kbis numérique gratuit fait partie du projet de création du « Tribunal digital » visant à simplifier les démarches administratives des entreprises. C’est ainsi qu’est né MonIdenum, le site développé par le GIE Infogreffe.

Pour obtenir gratuitement et rapidement votre extrait Kbis ou extrait K, il suffit de vous rendre sur le site monidenum.fr et de vous créer un espace personnel afin d’activer votre identité numérique. Vous devez ensuite renseigner votre identité, envoyer un scan recto-verso de votre carte d’identité, et choisir un mot de passe, qui sera validé par SMS. Vous pourrez ensuite télécharger votre extrait Kbis numérique de manière gratuite et illimitée. 

Ce service, entièrement sécurisé, est particulièrement utile pour renouveler un extrait Kbis. Par ailleurs, il est important de noter que l’extrait Kbis délivré est juridiquement opposable. 

Quelles sont les autres façons d’obtenir un extrait Kbis ?

Il existe d’autres façons d’obtenir un extrait Kbis certifié rapidement :

Au Greffe du Tribunal de Commerce

Vous pouvez demander un extrait Kbis au Greffe du Tribunal de Commerce dont dépend votre entreprise (sauf en Alsace et Moselle où la demande doit être effectuée à la chambre commerciale du tribunal d’instance). Pour cela, rendez-vous sur place ou contactez le greffe par voie électronique ou par courrier. Vous pourrez ensuite retirer votre extrait Kbis, signé par le greffier, au guichet ou le recevoir par courrier.

En ligne sur le site d’Infogreffe

Autre possibilité (excepté pour les entreprises dont le siège social se situe en Alsace, en Moselle ou en Guyane) : demander un extrait Kbis en ligne sur infogreffe.fr. Notez que ce service est accessible à tout le monde.  Il vous faudra renseigner soit la dénomination sociale, le sigle ou le nom de l’entreprise, soit le numéro SIREN. Vous pourrez ensuite télécharger votre extrait Kbis, le recevoir par courrier ou par voie électronique.

Dans tous les cas, la demande d’extrait Kbis est payante (tarifs 2020) :

  • 2,82 euros pour un retrait au greffe
  • 4,08 euros pour un envoi par courrier
  • 3,53 euros pour un envoi par voie électronique ou un téléchargement

Les délais dépendent de la situation : comptez 3 à 7 jours ouvrables s’il s’agit d’une création d’entreprise. Sachez que vous avez la possibilité de demander un Kbis provisoire 48h après avoir déposé votre dossier de création. 

S’il s’agit d’un renouvellement d’un extrait Kbis, vous le recevrez quasiment immédiatement après avoir effectué votre demande via internet ou au guichet du greffe. Si vous souhaitez un envoi par courrier, comptez 3 jours ouvrables maximum. 

Attention : de nombreux sites web délivrent des extraits Kbis moyennant des tarifs élevés. Sachez qu’il s’agit souvent d’arnaques. Il est donc préférable d’effectuer votre demande auprès d’organismes fiables et sécurisés tels que le Greffe du Tribunal de Commerce, le site d’Infogreffe ou encore le site MonIdenum (dans le cas où vous avez activé votre identité numérique).  L’extrait Kbis délivré pourra être utilisé pour n’importe quelle démarche administrative.