Substituts au Kbis en 2023 : Les documents équivalents à présenter

Lors de la création d'une entreprise en France, le Kbis constitue généralement le document essentiel pour prouver son existence juridique. Néanmoins, en fonction du type d'activité exercée, d'autres documents équivalents, tout aussi valables, sont disponibles. La question se pose donc : concrètement, quel document peut remplacer le Kbis?

Les documents équivalents au Kbis selon les différents types d'activités

Lors de la création d'une entreprise en France, le Kbis constitue généralement le document essentiel pour prouver son existence juridique. Néanmoins, en fonction du type d'activité exercée, d'autres documents équivalents, tout aussi valables, sont disponibles. 

Voici, ci-dessous, certaines alternatives au Kbis :

L'extrait K pour les auto-entrepreneurs 

L'extrait K est un document essentiel pour les auto-entrepreneurs exerçant une activité commerciale en France. Ce document est donc un Kbis pour les auto-entrepreneurs.

En effet, ce document, tout comme le Kbis, fournit des informations cruciales sur l'entreprise en question, comme par exemple : 

• Son numéro SIREN ;
• Son adresse de domiciliation ;
• Ou, son code NAF associé à son activité ;
• Et les informations d'identité du propriétaire. 

Cependant, il est essentiel de faire la distinction entre l'extrait K et le Kbis. Bien que ces deux documents partagent des similitudes dans leur contenu et leur méthode d'obtention, ils ne s'appliquent pas aux mêmes entités. 

L'extrait K s'applique uniquement aux structures juridiques relevant des personnes physiques, telles que les auto-entrepreneurs et les entreprises individuelles, qui ne possèdent pas de personnalité morale. 

En revanche, le Kbis concerne exclusivement les personnes morales, à savoir les sociétés telles que les : 

• SA (Société Anonyme) ;
• SARL (Société à Responsabilité Limitée) ;
• SAS (Société par Actions Simplifiée) ;
• SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle) ;
• EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée) ;
• Et d'autres formes juridiques similaires.

L'extrait D1 pour les activités artisanales

L'extrait D1, document officiel équivalent de l'extrait Kbis pour les artisans, revêt une importance capitale en attestant de l'existence légale de leur entreprise artisanale. C'est en quelque sorte la carte d'identité du dirigeant et de son activité artisanale. L’extrait D1 est donc un document qui peut remplacer le Kbis pour les artisans. 

​​En revanche, depuis la loi Pacte du 22 mai 2019 et la suppression du Répertoire des Métiers à partir du 1ᵉʳ janvier 2023, des modifications ont été apportées au sujet de l'extrait D1.

En effet, si l'entreprise a été immatriculée avant le 31 décembre 2022 et n'a subi aucune modification depuis lors, il est nécessaire de contacter la CMA (Chambre des métiers et de l’Artisanat) compétente pour obtenir l'extrait D1. Si l’entreprise est immatriculée après le 1ᵉʳ janvier 2023, il est nécessaire de contacter l'Institut National de la Propriété Industrielle (INPI) pour obtenir son extrait D1. 

Le RSAC pour les agents commerciaux

Le Registre spécial des agents commerciaux (RSAC) est un document essentiel pour les agents commerciaux exerçant leur activité en France. Le RSAC est donc un document qui peut remplacer le Kbis pour les commerciaux.

Si un agent commercial exerce son activité, il est tenu de s'inscrire au RSAC, un registre spécifique destiné à enregistrer les professionnels opérant dans le domaine de la représentation commerciale.

À l'instar de l'extrait Kbis délivré aux entreprises commerciales, les agents commerciaux peuvent obtenir un certificat d'Inscription au RSAC. Ce certificat est l'équivalent du Kbis pour ces professionnels. Il joue donc un rôle important dans la justification de leur existence légale et de leur activité.

Le certificat d'Inscription au RSAC contient des informations pertinentes sur l'agent commercial, telles que son nom, son numéro SIREN, son activité et d'autres détails liés à son immatriculation.

Grâce à ce document, les agents commerciaux peuvent attester de leur activité professionnelle et de leur statut auprès de leurs clients, fournisseurs et autres partenaires commerciaux. Il facilite également leur intégration dans le tissu économique en leur permettant de participer aux transactions commerciales de manière légale et régulière.

L'Extrait RNE : une nouvelle preuve d'existence juridique pour toutes les entreprises

Mise en application de la loi PACTE de 2019

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2023, toutes les entreprises françaises, y compris les auto-entreprises, doivent être immatriculées au Registre National des Entreprises (RNE) géré par l'INPI (Institut National de la Propriété Industrielle). À la suite de cette immatriculation, l’entreprise reçoit un extrait RNE qui atteste de l'existence juridique de son activité.

L'extrait RNE peut être demandé dans différentes situations, telles que : 

• L'ouverture d'un compte bancaire professionnel ;
• La demande de carte de commerçant ambulant ;
• La location d'un logement pour attester de l'activité professionnelle ;
• Ou encore lors d'achats de matériel auprès de fournisseurs.

Que contient l’extrait RNE ?

Les informations figurant sur l'extrait RNE comprennent :

• Le numéro SIREN : un code unique à 9 chiffres délivré par l'Insee à chaque entreprise en France lors de son enregistrement auprès du registre du commerce et des sociétés (RCS) ;
• Le numéro SIRET : un identifiant composé de 14 chiffres qui inclut le numéro SIREN et un code d'établissement octroyé par l'Insee à chaque entreprise opérant en France ;
• Le code APE : une désignation attribuée par l'Insee à chaque entreprise en France pour identifier son domaine d'activité principal ;
• La dénomination sociale : le nom officiel de l'entreprise tel qu'il figure dans les documents légaux ;
• L'adresse de l'entreprise : l'emplacement physique où est située l'entreprise ;
• Le statut juridique : la structure légale de l'entreprise (SARL, SAS, SA, etc.) ;
• Le capital social : le montant du capital social de l'entreprise, s'il est disponible ;
• Les dates de création et de cessation d'activité : la date de fondation de l'entreprise, ainsi que la date de cessation en cas de dissolution ;
• Les noms et prénoms des dirigeants : les identités des individus ayant l'autorité pour gérer les opérations de l'entreprise.

Différences entre Extrait RNE et Kbis

L'extrait RNE et le Kbis ne sont pas interchangeables, car ils correspondent à des types d'activités distinctes.

L'extrait RNE est délivré à toutes les entreprises, quelle que soit leur nature (commerciale, artisanale ou libérale). Il atteste de l'existence juridique de l'entreprise et est valable pour de nombreuses démarches administratives.

Le Kbis, quant à lui, est spécifique aux entreprises exerçant des activités commerciales et immatriculés au RCS. Il fournit des informations détaillées sur l'entreprise et son propriétaire.

Récapitulatif des organismes d'immatriculation suivant les cas

Les entreprises exerçant une activité commerciale, telle que l'achat ou la vente de marchandises, maintiennent leur propre registre. Elles sont ainsi toujours immatriculés au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), tout en étant immatriculées au RNE. 

Quant aux agents commerciaux, ils demeurent immatriculés au Registre des agents commerciaux (RSAC), mais aussi au RNE. 

Avant le 1ᵉʳ janvier 2023, les activités libérales n'étaient pas dotées d'un registre spécifique. Leur seule preuve d'immatriculation était leur avis de situation SIRENE. Toutefois, depuis cette date, elles bénéficient désormais d'un extrait d'immatriculation similaire aux autres activités. Cette évolution permet aux activités libérales d'obtenir un document officiel supplémentaire attestant de leur enregistrement, renforçant ainsi leur statut et leur reconnaissance administrative au même titre que les autres secteurs d'activité.

L'extrait RNE est le successeur de l'ancien extrait D1. Il devient la référence incontournable pour attester de l'immatriculation des artisans. Ce document officiel, délivré par les autorités compétentes, fournit une preuve indiscutable de l'existence légale de l'entreprise artisanale. L'extrait RNE est donc un document qui peut remplacer le Kbis pour les artisans.

Activités	Registres
Achat et vente de marchandises	Registre national des entreprises  Registre du commerce et des sociétés
Activité artisanale	Registre national des entreprises
Activité libérale	Registre national des entreprises
Agent commercial	Registre national des entreprises Registre spécial des agents commerciaux

Les autres documents utiles pour remplacer le Kbis : le numéro SIREN et l’avis de situation SIRENE

Le numéro SIREN valable dans 55 cas précis

Dans le cadre de la loi PACTE, des mesures ont été prises pour simplifier les démarches administratives des entreprises. Ainsi, le numéro SIREN peut remplacer le Kbis dans 55 démarches administratives spécifiques. 

Les entreprises peuvent désormais simplement communiquer leur numéro SIREN pour attester de leur existence dans ces cas.

Cela concerne des procédures telles que : 

- La candidature à un marché public ;

- La demande d'autorisation d'exploitation commerciale ;

- Ou bien, la déclaration d'exercice d'une profession impliquant des métaux précieux. 

En conclusion, pour attester de l'existence juridique d'une entreprise, différents documents sont utilisés en fonction de son type d'activité. Le Kbis n'est plus le seul document utilisé, et d'autres alternatives telles que l'extrait RNE, l'avis de situation SIREN, ou le Certificat d'Inscription au RSAC peuvent être utilisées selon le cas. Cette évolution vise à simplifier les démarches administratives pour les professionnels et faciliter leur activité au quotidien.

L’avis de situation SIRENE 

L'avis de situation SIRENE, délivré par l'INSEE (Institut national de la statistique et des études économiques), revêt une importance capitale en tant que document attestant de manière officielle l'existence légale d'une entreprise.

Bien que cet avis ne soit pas équivalent à un extrait Kbis, il se révèle toutefois être un document qui peut remplacer le Kbis dans certaines situations où la présentation d'un Kbis n'est ni obligatoire ni nécessaire.

Ce document fournit des informations essentielles sur l'entreprise, telles que : 

• Son numéro SIREN ;
• Le nom du dirigeant ;
• L'adresse du siège social ;
• Ainsi qu'une description de l'activité exercée. 

Par conséquent, il constitue une preuve concrète de l'existence légale d'une entreprise, sans avoir à se procurer un extrait Kbis dans certaines situations. 

Grâce à l'avis de situation SIRENE, les entreprises peuvent donc attester de leur existence juridique dans diverses démarches administratives ou partenariats commerciaux où la présentation du Kbis n'est pas exigée. Cela permet de simplifier les procédures tout en fournissant des informations officielles et à jour sur leur entreprise.