C’est quoi un extrait Kbis ?

Le Kbis, c’est quoi ? Indispensable aux entreprises, il leur permet d’attester de leur existence juridique et de leur immatriculation au registre national des entreprises. Document officiel, il regroupe des informations vérifiées et faisant foi. Par ailleurs, l’extrait Kbis étant public, toute personne a la possibilité d’avoir accès à ces informations et d’en demander une copie. Il est très régulièrement demandé tout au long de l’existence des sociétés. 

Un Kbis, c’est quoi ? Définition 

Le Kbis est un document officiel. Les entreprises exerçant une activité commerciale doivent en faire la demande dès leur création. Cela leur permet d’attester de leur inscription au registre national des entreprises (RNE) et de leur existence réelle. 

Ce document pourra être réclamé à une compagnie par la suite dans le cadre de démarches administratives. Il pourra aussi être demandé dans des situations spécifiques comme une réponse à un appel d’offres public.

Pour obtenir le Kbis d’une entreprise, il faut en faire la demande auprès du greffe du Tribunal de commerce auquel son siège social est rattaché. Une fois le dossier réputé complet adressé à l’organisme compétent, il faudra attendre entre 10 et 15 jours pour le recevoir au siège social de l’entreprise. Toutefois, il est accessible par différents moyens. Par exemple, la demande d’extrait Kbis en ligne peut se faire sur le site web Infonet.fr.

Quelle est la durée de validité d’un Kbis ?

Le document a une durée de validité très courte. En effet, il est valable durant trois mois à compter de sa date de délivrance par le greffe. Par conséquent, il sera toujours demandé aux entreprises de fournir un extrait de moins de trois mois, quelle que soit la démarche ou la situation. Cela ne signifie pas pour autant qu’il faudra se débarrasser des anciens Kbis. Il est important de les conserver, car ils représentent la situation de l’entreprise à un instant T.

Les informations contenues dans le document doivent être mises à jour de façon régulière. En effet, il doit refléter la situation juridique à jour de chaque entreprise. De ce fait, les compagnies doivent signaler tout changement d’un élément au greffe dans le mois suivant cet événement. 

Le greffier du Tribunal de commerce dont dépend la société contrôlera ses déclarations puis en reportera les modifications. Ainsi, tout ce qui figure sur l’extrait Kbis s’actualise régulièrement. Cela permet d’avoir une vision précise et à jour sur la situation de n’importe quelle entreprise.

Un Kbis, c’est quoi ? Contenu

Le K-bis est un document qui recense des informations particulièrement utiles et pratiques sur l’entreprise. Elles permettent d’en savoir plus, avant de conclure un contrat, sur l’activité d’un potentiel client (par exemple, s’il est solvable et s’il n’est pas en liquidation judiciaire). 

Voici de façon détaillée les informations figurant sur l’extrait :

Informations relatives à la société

• Le nom du greffe où l’entreprise est immatriculée ;
• Les numéros SIREN (numéro à 9 chiffres attribué par l’Insee permettant d’identifier l’entreprise) et SIRET (permettant d’identifier les établissements de l’entreprise) ;
• La date de constitution de la société ;
• La durée de la société ; 
• Le code NAF (également appelé code APE) de l’entreprise. Ce code, composé de 5 caractères (une lettre et quatre chiffres), sert à identifier l’activité principale de l’entreprise. C’est l’Insee qui le délivre.
• Le descriptif de l’activité ;
• La raison sociale de l’entreprise (enseigne et sigle), c’est-à-dire le nom officiel de l’entreprise ;
• La forme juridique de la société (SARL, SAS, SASU, SA, SNC, EURL…) ;
• L’adresse du siège social de l’entreprise ;
• L’adresse de l’établissement principal de la compagnie et de ses éventuels établissements secondaires dans l’Union européenne ;
• Le montant du capital social. Cette information actualisée permet de visualiser l’évolution du capital de l’entreprise au fil des années. Elle permet aussi de connaître la quote-part des associés dans l’entreprise.
• L’adresse du site internet de l’entreprise ;
• En cas de changement de greffe d’immatriculation, le précédent greffe et la date du transfert.

Données concernant l’administration de l’entreprise

• L’identité du dirigeant principal et des administrateurs : noms, prénoms, dates et lieux de naissance, adresses, fonctions et nationalités ;
• Éventuellement l’identité des commissaires aux comptes ;
• Les décisions du Tribunal de commerce relatives aux procédures collectives (procédures de redressement fiscal, de sauvegarde et de liquidation judiciaire).

La référence des autorisations légales pour les entreprises exerçant des activités réglementées

Cette section spécifique concerne uniquement une catégorie d’entreprises spécifique. À savoir les :

• Services d’hôtellerie ; 
• Agences de presse ;
• Entreprises exerçant dans le domaine financier ;
• Entreprises de transport ;
• Auto-écoles.

Toute compagnie appartenant à cette catégorie d’activités doit faire apparaître la référence de ses autorisations légales dans son extrait Kbis. Ces autorisations se retirent auprès des autorités compétentes. 

Existe-t-il différents types de Kbis ?

Il existe plusieurs types de Kbis.

L’extrait de Kbis provisoire, qu’est-ce que c’est ?

Lors de la création d’une entreprise commerciale, l’obtention d’un Kbis est indispensable. Le document s’obtient suite à l’inscription de la compagnie auprès du guichet unique. Or, la délivrance du tout premier extrait de K-bis n’est pas immédiate. En effet, un délai de plusieurs jours s’écoule. Ce délai peut être problématique pour la société, car la réalisation de certaines démarches, administratives par exemple, exige ledit document.

C’est pourquoi l’extrait de Kbis provisoire a été instauré. Il permet à l’entreprise, après remise du dossier d’inscription complet, d’adresser une demande spécifique au RNE, afin de récupérer un extrait temporaire. Celui-ci sera réceptionné dans un délai de 48 heures et pourra être utilisé jusqu’à l’émission du document définitif.

L’extrait Kbis de radiation, c’est quoi ?

Un K-bis de radiation correspond à l’extrait Kbis d’une entreprise une fois que celle-ci a mis fin à son activité. Il s’agit finalement du même document, mais contenant des informations à jour sur la situation de la compagnie, à savoir, sa fermeture. La mention que l’activité de la société en question disparaît de l’extrait une fois que le dirigeant a réalisé les formalités de radiation auprès du greffe. 

Le document est requis pour notifier la clôture de la société aux administrations. Il est également nécessaire pour fermer le compte bancaire professionnel associé.

L’extrait Kbis association, c’est quoi ?

Un extrait Kbis association fait office de carte d’identité aux associations françaises. Ces dernières vont conserver le même Kbis pour toute leur existence, même si, à l’instar des entreprises, les informations qu’il renferme peuvent évoluer.  Ce document est ce qui atteste de l’existence légale de ces dernières. 

Kbis pour personnes physiques : c’est quoi et quel contenu ? 

L’extrait K, réservé aux auto-entrepreneurs et aux entreprises individuelles (EI), diffère légèrement de l’extrait Kbis. En effet, il ne contient pas d’information relative au capital social puisque cette notion n’existe pas dans le cadre d’une EI. Aussi, il comporte une catégorie relative aux mesures de protection de l’entrepreneur individuel. Cette partie spécifie si l’entrepreneur a effectué une déclaration d’insaisissabilité sur un bien immobilier. 

Excepté ces différences, l’extrait K regroupe des données semblables à celles figurant sur l’autre extrait, à savoir :

• L’identité de l’entrepreneur (nom, prénom, date de naissance, nationalité et adresse) ;
• Le numéro d’identification de l’entreprise individuelle ;
• La date d’immatriculation ;
• Le code APE ;
• Le descriptif de l’activité ;
• La date de début d’activité ;
• Le numéro SIREN.

Extrait K et extrait K-bis : tableau des ressemblances et différences

	TYPE D'ENTREPRISE	SIMILARITÉS	DIFFÉRENCES
EXTRAIT K	Micro-entreprise ; Entreprise individuelle.	Contient des informations relatives à la société.	Contient des mesures spécifiques à l’EI ; Ne contient pas d’informations relatives au capital social.
EXTRAIT KBIS	Sociétés commerciales (SARL, SA, SAS, SASU, EURL, SCI, etc.).		Contient des données concernant l’administration de l’entreprise ; Contient une section spécifique pour les entreprises exerçant des activités réglementées.

À quoi sert l’extrait Kbis ?

L’extrait Kbis atteste de la reconnaissance de l’existence d’une entreprise par l’administration. En d’autres termes, en présentant son extrait KBIS, une entreprise prouve qu’elle s’est inscrite au RNE. Une société en possession de ce document peut : 

• Émettre des factures juridiquement valables ;
• Obtenir une subvention de la part d’un organisme ; 
• Participer à un appel d’offres public ;
• Ouvrir un compte bancaire.

Qui a besoin d'un Kbis ?

Outre le dirigeant de la compagnie, qui a besoin d’un extrait Kbis à jour (c’est-à-dire de moins de 3 mois) dans de nombreuses situations, tout professionnel ou particulier a le droit de se procurer ledit document s’il en a besoin. En effet, ce document étant public, il est accessible à tout individu qui en fait la demande. 

Il est ainsi possible d’obtenir l’extrait Kbis d’un concurrent, d’un fournisseur, d’un client, etc. Cela permet bien souvent de s’assurer de la fiabilité de ces derniers.

Qui délivre l’extrait Kbis ?

Il est possible de se procurer l’extrait Kbis d’une entreprise auprès de plusieurs

Infonet.fr, plateforme spécialisée dans la data d’entreprises 

L’une des solutions permettant de télécharger un extrait K-bis est celle proposée par Infonet. 

La plateforme a l’avantage de donner rapidement accès au document recherché. Spécialiste, le site regroupe les données de plus de dix millions de compagnies françaises ; le tout avec une approche moderne et claire, facilitant ainsi la vie de nombreux entrepreneurs. 

Le greffe du Tribunal de commerce

Le document est également accessible en s’adressant au greffe du Tribunal de commerce de la région de l’entreprise concernée. Sur place au guichet, par courrier ou par voie électronique, les possibilités sont variées pour se procurer le document souhaité. 

Le site web Infogreffe

Troisième possibilité permettant d’accéder à l’extrait de Kbis de son entreprise ou d’une compagnie tierce : le site internet d’Infogreffe. 

L’outil a été développé dans le cadre de la dématérialisation des formalités et démarches qui doivent être réalisées auprès du greffe. En ce sens, il offre de multiples téléservices.

Seules exceptions : cette solution n’est pas disponible pour les sociétés dont le siège social est implanté en Guyane ou en Alsace-Moselle. 

Le site MonIdenum

Enfin, l’extrait K-bis est aussi accessible, gratuitement, depuis le site MonIdenum. Toutefois, sur cette plateforme, seul le dirigeant d’entreprise pourra accéder au document. Ce dernier devra d’abord s’y inscrire en renseignant les informations de sa société. Puis son identité devra être validée avant qu’il ne puisse accéder au service.

Faut-il un extrait KBIS pour ouvrir un compte professionnel ?

Lors de l’ouverture d’un compte professionnel, les banques ne réclament un extrait Kbis qu’aux sociétés commerciales exerçant une activité commerciale. En d’autres termes, une entreprise souhaitant ouvrir un compte bancaire professionnel ne doit fournir à sa banque un Kbis que si elle en possède. Ainsi, ne sont pas concernées par cette obligation les sociétés non commerciales et les personnes physiques.

Absence de Kbis : quelles conséquences pour les entreprises ?

Une entreprise sans Kbis est une entreprise qui n’a pas réalisé son immatriculation auprès du RNE. Dès lors, elle n’est pas en règle et n’est pas autorisée à exercer son activité commerciale. En effet, toute entreprise qui contrevient à cette obligation est passible de sanction au motif qu’elle commet un délit de travail dissimulé. Elle ne peut pas non plus facturer de clients, émettre des devis, etc.