L’extrait Kbis est un document obligatoire pour toute entreprise exerçant une activité commerciale. Délivré par le Greffe du Tribunal de Commerce, il permet de prouver que l’entreprise est bien immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). Dans le cadre d’une création d’entreprise ou de certaines démarches administratives, il est impératif de demander un extrait Kbis. Ce document officiel peut s’obtenir de différentes façons par les dirigeants d’entreprise mais également par toute personne intéressée.

Quel est le rôle de l’extrait Kbis ?

Le Kbis est un extrait du registre du commerce et des sociétés. Il permet de prouver l’existence légale d’une entreprise. 

Tout comme la carte d’identité pour les personnes, l’extrait Kbis sert à identifier les entreprises. À ce titre, il regroupe des informations pertinentes sur l’entreprise, parmi lesquelles le numéro SIREN, le greffe d’immatriculation, la date d’immatriculation, la durée de la société, la forme juridique de l’entreprise, le montant du capital social, l’adresse du siège social et de l’établissement principal, le code NAF, l’identité des dirigeants et des commissaires aux comptes, les décisions du tribunal de commerce relatives aux procédures collectives, etc. 

Pourquoi demander un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est essentiel à de nombreuses démarches administratives et commerciales telles que l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, la réponse à un appel d’offres public ou encore l’achat de matériel professionnel. Dans le cadre de ces démarches, on vous demandera de fournir un extrait Kbis datant de moins de trois mois.

Par ailleurs, il est nécessaire d’obtenir un extrait Kbis lors d’une création d’entreprise. Il vous permettra d’attester de votre immatriculation au RCS et de débuter légalement votre activité.  

Sachez que la non-immatriculation peut être considérée comme un délit de travail dissimulé et vous expose à des sanctions.

Le Kbis étant public, vous pouvez demander un extrait Kbis pour obtenir des informations stratégiques sur un potentiel client, un partenaire, un fournisseur ou encore un concurrent. L’extrait Kbis vous renseignera sur sa solvabilité et vous permettra de savoir s’il fait l’objet de procédures collectives (liquidation judiciaire par exemple). 

Notez que la durée de validité d’un extrait Kbis est de trois mois.

Qui peut demander un extrait Kbis ?

Les personnes morales, c’est-à-dire les sociétés commerciales (SARL, SAS, SASU…) doivent demander un extrait Kbis dès leur création, et lorsque cela s’avère nécessaire (démarches administratives et commerciales). 

Les personnes physiques (entreprises individuelles, micro-entreprises…) sont également concernées par l’extrait Kbis. En revanche, pour cette catégorie de personnes, on ne parle pas d’extrait Kbis mais d’extrait K. 

Il est important de noter que les professions artisanales et libérales ne sont pas concernées par l’extrait Kbis.

Enfin, tout le monde a la possibilité de demander l’extrait Kbis d’une entreprise, dans la mesure où les informations contenues dans le Kbis sont publiques.

Où demander un extrait Kbis ?

Vous pouvez vous procurer un extrait Kbis de différentes façons :

Au Greffe du Tribunal de Commerce

Vous pouvez demander un extrait Kbis au Greffe du Tribunal de Commerce dont dépend votre entreprise (sauf en Alsace et Moselle où la demande doit être effectuée à la chambre commerciale du tribunal d’instance). Pour cela, rendez-vous directement sur place ou contactez le greffe par voie électronique ou par courrier. Vous pourrez ensuite retirer votre extrait Kbis, signé par le greffier, au guichet ou le recevoir par courrier.

En ligne sur le site d’Infogreffe

Autre possibilité (sauf pour les entreprises dont le siège social se situe en Alsace, en Moselle ou en Guyane) : demander un extrait Kbis en ligne sur infogreffe.fr. Notez que ce service est accessible à tout le monde.  Il vous faudra renseigner soit la dénomination sociale, le sigle ou le nom de l’entreprise, soit le numéro SIREN. Vous pourrez ensuite télécharger votre extrait Kbis, le recevoir par courrier ou par voie électronique.

Dans tous les cas, la demande d’extrait Kbis est payante (tarifs 2020) :

  • 2,82 euros pour un retrait au greffe
  • 4,08 euros pour un envoi par courrier
  • 3,53 euros pour un envoi par voie électronique ou un téléchargement

Les délais dépendent de la situation : comptez 3 à 7 jours ouvrables dans le cas d’une création d’entreprise. Si vous êtes pressé, sachez que vous avez la possibilité de demander un Kbis provisoire 48h après avoir déposé votre dossier de création. 

S’il s’agit d’un renouvellement d’un extrait Kbis, vous le recevrez quasiment immédiatement après avoir effectué votre demande via internet ou au guichet du greffe. Si vous souhaitez un envoi par courrier, comptez 3 jours ouvrables maximum. 

Attention : de nombreux sites web délivrent des extraits Kbis. Il peut s’agir d’arnaques car les tarifs y sont généralement très élevés. Il est conseillé de faire sa demande auprès du greffe ou via le site d’Infogreffe car l’extrait Kbis portera la signature du greffier du Tribunal de Commerce, et pourra être utilisé pour n’importe quelle démarche administrative. 

Comment se procurer un extrait Kbis gratuit ?

Les représentants légaux d’entreprise peuvent obtenir un extrait Kbis gratuit en ligne depuis novembre 2019.

Pour vous procurer un Kbis numérique, rien de plus simple : rendez-vous sur le site monidenum.fr. 

Créez-vous un espace personnel pour activer votre identité numérique puis renseignez votre identité. Ensuite, envoyez un scan recto-verso de votre carte d’identité, puis choisissez un mot de passe, qui sera validé par SMS.

Le système interrogera les bases légales des RCS afin de retrouver votre ou vos entreprise(s).

Vous pourrez ensuite obtenir votre extrait Kbis ou extrait K.

Ce service facilite les démarches d’obtention d’un extrait Kbis, et permet de renouveler facilement son Kbis, de manière gratuite et sécurisée.