Demander un extrait Kbis est obligatoire pour toute entreprise exerçant une activité commerciale. Délivré par le Greffe du Tribunal de Commerce, il permet de prouver que l’entreprise est bien immatriculée au Registre du commerce et des sociétés. Ce document officiel peut s’obtenir de différentes façons, tant par les dirigeants d’entreprise que par des particuliers.

Quel est le rôle de l’extrait Kbis ?

Le Kbis est un extrait du Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il permet de prouver l’existence légale d’une entreprise. 

Tout comme la carte d’identité pour les personnes, ce document sert à identifier les entreprises. À ce titre, il regroupe des informations pertinentes sur l’entreprise, parmi lesquelles on retrouve : 

  • Le numéro SIREN ;
  • Le greffe d’immatriculation ;
  • La date d’immatriculation ;
  • La durée de la société ;
  • La forme juridique de l’entreprise ;
  • Le montant du capital social, l’adresse du siège social et de l’établissement principal ;
  • Le code NAF ;
  • L’identité des dirigeants et des commissaires aux comptes ;
  • Les décisions du tribunal de commerce relatives aux procédures collectives ;
  • Etc. 

Pourquoi demander un extrait Kbis ?

Ce document officiel est essentiel à de nombreuses démarches administratives et commerciales. C’est le cas lors de l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, la réponse à un appel d’offres public ou encore l’achat de matériel professionnel. Dans le cadre de ces démarches, il faudra fournir un extrait Kbis datant de moins de trois mois.

Par ailleurs, il est nécessaire d’obtenir un Kbis lors d’une création d’entreprise. Il permettra d’attester de l’immatriculation au RCS et de débuter légalement son activité.  

Il faut savoir que la non-immatriculation peut être considérée comme un délit de travail dissimulé. En ce sens, elle expose à des sanctions.

Le document étant public, tout chef d’entreprise peut demander un tel extrait pour obtenir des informations stratégiques sur un potentiel client, un partenaire, un fournisseur ou encore un concurrent. Le document renseignera sur sa solvabilité et permettra de savoir s’il fait l’objet de procédures collectives (liquidation judiciaire, par exemple). 

À noter : un extrait Kbis a une durée de validité de trois mois.

Qui peut demander un extrait Kbis ?

Les personnes morales, c’est-à-dire les sociétés commerciales (SARL, SAS, SASU…) doivent demander un extrait Kbis dès leur création, et lorsque cela s’avère nécessaire (démarches administratives et commerciales). 

Les personnes physiques (entreprises individuelles, micro-entreprises…) sont également concernées par le document. En revanche, pour cette catégorie de personnes, on parle d’extrait K. 

Il est important de noter que les professions artisanales et libérales ne sont pas concernées par ce document officiel.

Enfin, dans la mesure où les informations contenues dans le Kbis sont publiques, tout le monde a la possibilité de demander l’extrait Kbis d’une compagnie.

Où demander un extrait Kbis ?

Sur le site spécialisé Infonet.fr

L’une des solutions rapide et facile d’accès consiste à demander un extrait Kbis par internet. Pour ce faire, il existe des sites web spécialisés. C’est le cas, par exemple, d’Infonet.fr. En effet, cette plateforme a pour objet de regrouper les data à jour de plus de dix millions de sociétés françaises. 

Son fonctionnement est simple : à travers un abonnement, le site donne accès à une multitude de documents officiels, à retrouver dans l’onglet « service ».

En conséquence, toute compagnie (ou particulier) peut y télécharger un extrait Kbis.

Au Greffe du Tribunal de Commerce

Il est aussi possible de demander un extrait Kbis directement au Greffe du Tribunal de Commerce dont dépend son entreprise. Attention toutefois, la procédure diffère pour les sociétés dont le siège se situe en Alsace et Moselle. Dans cette zone géographique, la demande devra être faite auprès de la Chambre commerciale du Tribunal d’instance.

Pour cela, il faut se rendre sur place ou contacter le Greffe par courrier ou voie électronique. Le document sera ensuite disponible au guichet ou par courrier.

Demander un extrait Kbis sur Infogreffe

Procédure à suivre

Autre possibilité (sauf pour les entreprises dont le siège social se situe en Alsace, en Moselle ou en Guyane) : demander un extrait Kbis en ligne sur infogreffe.fr. Il faut noter que ce service est accessible à tout le monde.  Il faudra renseigner soit la dénomination sociale, le sigle ou le nom de l’entreprise, soit le numéro SIREN. Dès lors, le document sera téléchargeable ou bien disponible par courrier ou voie électronique.

Coûts et délais de la procédure

Dans tous les cas, le site infogreffe n’est pas gratuit. Voici les coûts de la procédure (tarifs 2021) :

  • 2,69 euros pour le retirer au greffe ;
  • 4,03 euros pour le recevoir par courrier ;
  • 3,37 euros pour l'obtenir par voie électronique ou le télécharger.

Les délais dépendent de la situation. Ainsi, il faut compter trois à sept jours ouvrables dans le cas d’une création d’entreprise. Il est aussi possible de demander un Kbis provisoire 48 heures après avoir déposé le dossier de création. 

S’il s’agit d’un renouvellement d’un extrait Kbis, il pourra être reçu de façon presque immédiate après en avoir effectué la demande via internet ou au guichet du greffe. Enfin, en cas d’envoi par courrier, il faudra compter trois jours ouvrables maximum.