Lors d’une création d’entreprise, d’une ouverture de compte professionnel, d’un achat de fournitures professionnelles ou de certaines démarches administratives, un extrait Kbis est requis. Ce document officiel, délivré par le Greffe du Tribunal de Commerce, contient des informations spécifiques sur l’entreprise. Telle une carte d’identité, il permet de prouver qu’une entreprise existe juridiquement et légalement. Son obtention peut s’effectuer de différentes façons.

Qu’est-ce qu’un extrait Kbis ?

Le Kbis permet d’attester qu’une entreprise est enregistrée au registre du commerce et des sociétés (RCS). 

Ce document est essentiel pour toute entreprise commerciale. Il va en effet l’accompagner tout au long de son existence. 

Il s’agit de l’un des documents administratifs les plus demandés aux entreprises. Il est donc important d’en connaître les spécificités et de savoir comment l’obtenir.  

Pourquoi demander un Kbis ?

Le Kbis est nécessaire lorsque vous créez une entreprise. Il va en effet permettre de l’immatriculer afin qu’elle puisse débuter son activité en toute légalité. 

Notez que si vous n’immatriculez pas votre entreprise au RCS, vous vous exposez à des sanctions. En effet, la non-immatriculation peut être considérée comme un délit de travail dissimulé.

Aussi, lorsque vous effectuez certaines démarches administratives et commerciales comme l’ouverture d’un compte en banque professionnel, l’achat de matériels pour votre entreprise, la participation à un appel d’offres public, etc., un extrait Kbis datant de moins de trois mois est indispensable. 

Vous pouvez également demander un extrait Kbis pour vous assurer de la solvabilité d’un futur client et vérifier qu’il n’est pas en liquidation judiciaire par exemple. L’extrait Kbis étant public, n’importe quelle personne peut obtenir l’extrait Kbis d’une entreprise tiers. 

Par ailleurs, sachez que la durée de validité d’un extrait Kbis est de 3 mois.

Qui peut obtenir un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis concerne aussi bien les personnes morales, c’est-à-dire les sociétés commerciales (SARL, SAS, SASU…) que les personnes physiques exerçant en leur nom propre (entreprises individuelles, micro-entreprises…). Dans le cas des personnes physiques, on parlera d’extrait K et non d’extrait Kbis.

Les professions artisanales et libérales ne sont pas concernées par l’extrait Kbis.

Enfin, toute personne peut obtenir l’extrait Kbis de l’entreprise de son choix, puisque les informations contenues dans le Kbis sont publiques et donc accessibles à tous.

Comment se procurer un extrait Kbis ?

Pour obtenir un extrait Kbis certifié, plusieurs possibilités s’offrent à vous. 

La première solution est de vous adresser directement au Greffe du Tribunal de Commerce dont dépend votre entreprise (sauf en Alsace et Moselle où la demande doit être effectuée à la chambre commerciale du tribunal d’instance). Vous pouvez au choix vous rendre sur place ou le contacter par voie électronique ou par courrier. Selon vos préférences, vous pourrez retirer votre extrait Kbis, signé par le greffier, au guichet ou le recevoir par courrier.

La deuxième solution consiste à effectuer votre demande en ligne, sur le site d’Infogreffe. Il vous faudra renseigner soit la dénomination sociale, le sigle ou le nom de l’entreprise, soit le numéro SIREN. Vous pourrez télécharger votre extrait Kbis, le recevoir par courrier ou par voie électronique.

Notez que la demande en ligne n’est pas accessible aux entreprises dont le siège social se situe en Alsace, en Moselle ou en Guyane.

Par ailleurs, sachez que si vous venez de créer votre entreprise, il vous faudra constituer un dossier comportant des informations spécifiques et des pièces justificatives afin d’immatriculer votre société au RCS et recevoir votre premier extrait Kbis.

Dans tous les cas, la demande d’extrait Kbis est payante. Pour un retrait au greffe, le prix est de 2,82 euros. Pour un envoi par courrier, cela vous reviendra à 4,08 euros. Enfin, pour un envoi par voie électronique ou un téléchargement, le prix est de 3,53 euros (tarifs 2020).

Les délais dépendent de la situation : dans le cas d’une création d’entreprise, l’extrait Kbis est envoyé dans un délai compris entre 3 et 7 jours ouvrables. Notez qu’il est possible de demander un Kbis provisoire 48h après avoir déposé un dossier de création. Dans le cas d’une réédition d’un extrait Kbis, vous le recevrez quasiment immédiatement après avoir effectué votre demande via internet ou au guichet du greffe. Si vous souhaitez un envoi par courrier, le délai sera de 3 jours ouvrables maximum. 

Attention : méfiez-vous des sites web proposant des extraits Kbis. Les tarifs sont très élevés et il peut s’agir d’arnaques. Il est préférable d’effectuer votre demande au greffe ou via le site d’Infogreffe dans la mesure où l’extrait Kbis portera la signature du greffier du Tribunal de Commerce, et pourra être utilisé pour toute démarche administrative.

Obtenir un extrait Kbis numérique 

Depuis novembre 2019, il est possible pour toute entreprise d’accéder à son extrait Kbis en ligne gratuitement. 

Il vous suffit pour cela de vous rendre sur le site monidenum.fr et de vous créer un espace personnel afin d’activer votre identité numérique. Vous serez amené à renseigner votre identité, envoyer un scan recto-verso de votre carte d’identité, et choisir un mot de passe, qui sera validé par SMS.

Le système se chargera ensuite d’interroger les bases légales des RCS afin de retrouver votre ou vos entreprises.

Vous pourrez ensuite obtenir votre extrait Kbis ou extrait K.

Ce service, entièrement gratuit et sécurisé, est très pratique pour renouveler facilement un Kbis.

Le Kbis numérique fait partie du projet de création du « tribunal digital ».