L’extrait Kbis fonctionne comme une carte d’identité. Il permet d’attester de l’existence légale d’une entreprise et de son inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS). Délivré par le Greffe du Tribunal de Commerce, ce document officiel est obligatoire dès la création d’une entreprise et est utilisé dans le cadre de certaines démarches administratives et commerciales. L’extrait Kbis peut se demander en ligne mais également par courrier ou directement au guichet du Greffe du Tribunal de Commerce. 

Qu’est-ce qu’un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis permet de prouver qu’une entreprise est bien enregistrée au RCS. Tout comme une carte d’identité, il contient des informations spécifiques sur l’entreprise telles que : son greffe d’immatriculation, sa date d’immatriculation, sa forme juridique, le montant de son capital social, l’adresse de son siège social, l’identité de ses dirigeants et des commissaires aux comptes, son numéro SIREN, les décisions du tribunal de commerce relatives aux procédures collectives, éventuellement le nom de domaine de son site internet, etc. 

Qui peut obtenir un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est un document public. À ce titre, tout le monde peut avoir accès au Kbis de l’entreprise de son choix. 

L’extrait Kbis est obligatoire pour les personnes morales, c’est-à-dire les sociétés commerciales (SAS, SASU, SARL…) et les personnes physiques exerçant une activité commerciale (entreprises individuelles, micro-entreprises…). À savoir que l’on ne parle pas d’extrait Kbis mais d’extrait K pour une personne physique. 

Par ailleurs, il est important de souligner que les professions artisanales et libérales ne sont pas concernées par l’extrait Kbis.

À quoi sert un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est utilisé : 

  • Dans le cadre de certaines démarches comme l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, l’achat de matériel professionnel, la signature d’un contrat avec un partenaire, un devis client ou encore la réponse à un appel d’offres. Vous devrez présenter un Kbis datant de moins de trois mois.
     
  • Pour se renseigner sur un futur client, un fournisseur ou un concurrent, s’assurer de sa solvabilité et savoir s’il fait l’objet de procédures collectives (liquidation judiciaire par exemple). En effet, toute personne intéressée peut demander l’extrait Kbis d’une entreprise puisque celui-ci est public.
     
  • Pour débuter légalement son activité commerciale lors d’une création d’entreprise. Dans ce cas précis, il faut au préalable constituer un dossier de création afin d’inscrire son entreprise au RCS et obtenir son premier extrait Kbis. 
    Notez que l’absence d’immatriculation peut être considérée comme un délit de travail dissimulé et donc passible de sanctions pouvant aller du versement d’indemnités journalières à une peine de 3 ans d’emprisonnement et une amende de 45 000 €.

Comment demander un Kbis en ligne ?

L’extrait Kbis ou extrait K peut être demandé en ligne via différentes façons : 

Sur le site d’Infogreffe

Vous pouvez demander un extrait Kbis sur le site infogreffe.fr (sauf pour les entreprises dont le siège social se situe en Alsace, en Moselle ou en Guyane). Pour cela, vous devez renseigner soit la dénomination sociale, le sigle ou le nom de l’entreprise, soit le numéro SIREN. Vous pourrez ensuite télécharger votre extrait Kbis, le recevoir par courrier ou par voie électronique. Notez que ce service est accessible à tout le monde.  

La demande d’extrait Kbis est payante : 4,08 euros pour un envoi par courrier et 3,53 euros pour un envoi par voie électronique ou un téléchargement (tarifs 2020).

Vous recevrez votre Kbis quasiment immédiatement après avoir effectué votre demande via internet. Si vous souhaitez un envoi par courrier, comptez 3 jours ouvrables maximum. 

Sur le site monIdenum gratuitement

Les représentants légaux d’entreprise – personnes morales et physiques - ont également la possibilité, depuis novembre 2019, d’accéder à leur Kbis numérique en ligne de manière gratuite et illimitée.

Pour ce faire, il suffit d’accéder au site monidenum.fr, puis de se créer un espace personnel afin d’activer son identité numérique. Il faut renseigner son identité, puis envoyer un scan recto-verso de sa carte d’identité. Enfin, il faut choisir un mot de passe, qui sera validé par SMS. 

L’extrait Kbis est ensuite disponible gratuitement en téléchargement, de manière totalement sécurisée. Notez que l’extrait Kbis délivré est juridiquement opposable. 

Ce service est très utile pour renouveler facilement son Kbis - dont la durée de validité est de trois mois - et disposer d’une version toujours à jour.

Attention : de nombreux sites web délivrent des extraits Kbis à des tarifs élevés. Il peut s’agir d’arnaques. Il est ainsi préférable d’effectuer sa demande auprès du greffe ou via le site d’Infogreffe car l’extrait Kbis portera la signature du greffier du Tribunal de Commerce, et pourra être utilisé pour toute démarche administrative. 

Quelles sont les autres façons de se procurer un extrait Kbis ?

Si vous préférez utiliser un autre moyen qu’internet pour obtenir un extrait Kbis, sachez que vous pouvez vous rendre directement au Greffe du Tribunal de Commerce, ou bien le contacter par courrier.

Pour cela, vous devez vous adresser au Greffe du Tribunal de Commerce dont dépend votre entreprise (sauf en Alsace et Moselle où la demande doit être effectuée à la chambre commerciale du tribunal d’instance). Vous pouvez vous rendre sur place et obtenir votre extrait Kbis presque immédiatement après avoir effectué votre demande au guichet. Comptez 2,82 euros pour un retrait au greffe (tarifs 2020).

Vous avez également la possibilité de contacter le greffe par courrier et recevoir votre extrait Kbis par voie postale. Comptez 4,08 euros pour un envoi par courrier et un délai de 3 jours ouvrables maximum.