Comment faire une demande de Kbis en ligne ? Ce document officiel, qui fonctionne comme une carte d’identité, permet d’attester de l’existence légale d’une entreprise. Le Kbis est obligatoire, et ce, dès la création de son entreprise. Il est d'ailleurs requis dans le cadre de nombreuses démarches administratives et commerciales. Voici comment obtenir un extrait de K-bis numérique. 

Qu’est-ce qu’un extrait Kbis ?

Un Kbis est un document officiel attribué aux entreprises qui exercent une activité commerciale. Il permet de prouver qu’elles sont bien inscrites au registre du commerce et des sociétés (RCS), et donc de leur existence légale. En ce sens, les sociétés doivent impérativement faire une demande de Kbis dès leur création.

Par la suite, il pourra être réclamé à une entreprise pour la réalisation de certaines démarches administratives, mais aussi dans le cadre de situations commerciales. 

Attention, il ne faut pas confondre l’extrait Kbis et l’extrait K. En effet, chacun d’entre eux concerne une structure différente :

  • Le premier est attribué aux personnes morales, c’est-à-dire aux sociétés commerciales telles que les SA, SAS, SARL, etc.
  • Le second concerne les personnes physiques, soit les personnes qui ont opté pour les statuts juridiques suivants : 
    • entreprise individuelle, 
    • EIRL ;
    • auto-entreprise. 

Quelles informations contient un extrait Kbis ?

Tout comme une carte d’identité, le document contient un ensemble d’informations spécifiques sur l’entreprise. On y trouve par exemple : 

  • Son greffe d’immatriculation ;
  • La date à laquelle elle s’est immatriculée ; 
  • L’adresse de son siège social ; 
  • Sa forme juridique ;
  • Le montant de son capital social ;
  • Son numéro SIREN / SIRET ;
  • Le code APE (aussi appelé code NAF) ;
  • L’identité de ses dirigeants et des commissaires aux comptes ;
  • Les décisions du tribunal de commerce relatives aux procédures collectives ;
  • Éventuellement le nom de domaine de son site internet ;
  • Etc. 

Qui peut obtenir un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est un document public. À ce titre, tout le monde peut avoir accès à celui de l’entreprise de son choix. 

Le document est obligatoire pour les personnes morales, c’est-à-dire les sociétés commerciales (SAS, SASU, SARL…) et les personnes physiques exerçant une activité commerciale (entreprises individuelles, micro-entreprises…). À savoir que l’on ne parle pas d’extrait Kbis, mais d’extrait K pour une personne physique. 

Par ailleurs, il est important de souligner que les professions artisanales et libérales ne sont pas concernées par ce document officiel.

Pourquoi faire une demande de Kbis en ligne ?

L’extrait Kbis est nécessaire dans de multiples situations : 

  • Dans le cadre de certaines démarches comme l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, l’achat de matériel professionnel, la signature d’un contrat avec un partenaire, la réalisation d'un devis client ou encore la réponse à un appel d’offres. Il faudra alors présenter un extrait du document datant de moins de trois mois.
  • Pour se renseigner sur un futur client, un fournisseur ou un concurrent, s’assurer de sa solvabilité et savoir s’il fait l’objet de procédures collectives (liquidation judiciaire par exemple).
  • Pour débuter légalement son activité commerciale lors d’une création d’entreprise. Dans ce cas précis, il faut au préalable constituer un dossier de création afin d’inscrire son entreprise au RCS et obtenir son premier extrait Kbis.
    Il est à noter que l’absence d’immatriculation peut être considérée comme un délit de travail dissimulé. Elle est donc passible de sanctions pouvant aller du versement d’indemnités journalières à une peine de trois ans d’emprisonnement et une amende de 45 000 €.

C’est pourquoi il est important de faire une demande de Kbis.

Comment faire une demande de Kbis en ligne ?

Demande de Kbis en ligne depuis le site spécialisé Infonet.fr

L’un des moyens efficaces pour commander un extrait de Kbis en ligne est de faire appel à des sites web fiables et spécialisés dans les datas d’entreprises. C’est le cas d’Infonet.fr qui se fournit auprès de partenaires de confiance.

Plateforme sécurisée, elle regroupe un ensemble de données actualisées de plus de dix millions de compagnies françaises.

Toute personne physique ou morale peut s’abonner aux services du site et ainsi télécharger les documents officiels dont elles a besoin, tels qu’un extrait Kbis d’une entreprise tierce ; pour vérifier sa solvabilité par exemple.

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Demande de Kbis via le site d’Infogreffe

Le site Infogreffe pour les entreprises donne également accès aux extraits Kbis (sauf pour les entreprises dont le siège social se situe en Alsace, en Moselle ou en Guyane). Pour cela, il est nécessaire de renseigner soit la dénomination sociale, le sigle ou le nom de l’entreprise, soit le numéro SIREN. Dès lors, le téléchargement du document sera possible. Il pourra aussi être envoyé par courrier ou par voie électronique. Notez que ce service est accessible à tout le monde.  

La demande d’extrait Kbis sur Infogreffe est payante : 3,37 euros pour un envoi par voie électronique ou un téléchargement (tarifs 2022).

L’extrait sera envoyé quasiment immédiatement après avoir effectué la demande via internet. Pour tout envoi par courrier, il faudra compter trois jours ouvrables maximum. 

Bon à savoir : 

Les chefs d’entreprises et les auto-entrepreneurs peuvent obtenir un extrait Kbis gratuitement depuis la plateforme MonIdenum. Cela signifie donc que toute personne extérieure ou entreprise tierce ne pourra pas obtenir l’extrait K ou K-bis d’une autre. 

Pour pouvoir accéder à cette donnée, le dirigeant devra au préalable s’inscrire sur le site web en renseignant les différentes informations de sa société. Son identité devra ensuite être confirmée et validée. Enfin, il pourra obtenir ledit document.

Quelles sont les autres solutions pour obtenir un Kbis ?

D’autres moyens qu’internet sont mis à disposition pour obtenir un extrait Kbis. Ainsi, il est possible de se rendre directement au greffe du tribunal de commerce, ou bien de le contacter par courrier.

Pour cela, il faut s’adresser au greffe du tribunal de commerce dont dépend son entreprise (sauf en Alsace et Moselle où la demande doit être effectuée à la chambre commerciale du tribunal d’instance). Le coût d’un retrait au guichet est de 2,69 euros (tarifs 2022).

Par ailleurs, il est possible de contacter le greffe par courrier et de recevoir son extrait Kbis par voie postale. Le montant à régler sera de 4,18 euros (tarifs 2022) pour un envoi par courrier et il faudra compter un délai de trois jours ouvrables maximum.

Extrait Kbis papier et extrait Kbis numérique : une valeur similaire ?

Il existe différentes façons d’obtenir un extrait K-bis, par voie dématérialisée ou par courrier. Dès lors, la question se pose : l’un de ces documents (papier ou numérique) a-t-il plus de valeur que l’autre ?

La réponse est non : tous deux disposent d’une valeur légale identique. En effet, ils proviennent des mêmes sources et contiennent, en ce sens, les exactes mêmes informations. Ils sont aussi soumis aux mêmes règles de durée de validité. Ainsi, l’un comme l’autre peut être utilisé pour l’ensemble des formalités et démarches qui requièrent un extrait de Kbis. 

Kbis à jour : pourquoi est-ce important ?

Si l’extrait de Kbis n’a pas officiellement de date de validité, un consensus existe sur le sujet. En effet, les administrations et autres organismes qui en font la demande auprès des entreprises requièrent des extraits de moins de 3 mois, seule façon de s’assurer que le contenu reflète la véritable situation de la société. En effet, les informations contenues dans ledit document sont régulièrement amenées à changer. Dès qu’une modification a lieu, la compagnie à l’obligation d’en faire la déclaration au greffe, dans le mois qui suit. Dès lors, les données sur le Kbis seront mises à jour et un nouvel extrait, actualisé, devra être demandé. Seul un extrait de moins de 3 mois peut refléter la véritable situation de l’entreprise. 

Pour récupérer un Kbis à jour, il suffit de se rendre sur l’une des plateformes précédemment citées, telles qu’Infonet.fr par exemple.

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Kbis en ligne de radiation : c’est quoi ?

Document justifiant de la fermeture d’une entreprise, l’extrait Kbis de radiation est un extrait de Kbis actualisé suite à la réalisation des formalités de radiation auprès du greffe. Une fois la démarche effectuée par le dirigeant, ledit document pourra être téléchargé en ligne, mais aussi récupéré au guichet du greffe. 

Cet extrait est essentiel lors de la cessation d’une activité, puisqu’il permet notamment de :

  • Notifier de la fermeture de la société auprès des administrations.
  • Clôturer le compte en banque professionnel. 

Absence de Kbis : quelles sanctions ?

Il est obligatoire pour une entreprise menant une activité de nature commerciale de procéder à son immatriculation auprès de l’organisme compétent : le RCS. 

En l’absence d’inscription, la compagnie s’expose à des sanctions, l’absence de K-bis étant considérée comme une infraction.

La peine encourue peut aller : 

  • jusqu’à 45 000 euros d’amende et 3 ans de prison pour les personnes physiques ;
  • 225 000 euros et des sanctions administratives pour les personnes morales.

En outre, le RCS peut adresser une injonction de s’immatriculer. Enfin, les juges peuvent aussi agir, par exemple par le biais d’une astreinte ou encore en saisissant le Procureur de la République