L'extrait K-bis est un document officiel en France qui certifie l'existence légale d'une entreprise. Il permet notamment  de vérifier son identité. Qui plus est, il est essentiel pour effectuer diverses démarches administratives et commerciales. Mais lorsqu’un entrepreneur souhaite se renseigner sur une société établie à l’étranger, comment faire ? Si la compagnie est aussi immatriculée en France, elle disposera d’un Kbis. Si ce n’est pas le cas, alors il est possible d’obtenir un équivalent Kbis à l’étranger. Zoom sur certains pays européens : l’Allemagne, le Royaume-Uni, l’Espagne, l’Italie, la Belgique et le Portugal

L'extrait Kbis en France : rappels

L’extrait Kbis est le document qui permet d’attester de l’immatriculation d’une entreprise au Registre nationale des entreprises (RNE), anciennement RCS. Cette immatriculation fait partie des obligations légales de toute entreprise ou société.

Contenu du Kbis

L'extrait K-bis est un document délivré suite à l'inscription de la société au Registre national des entreprises (RNE). Il contient des informations essentielles sur une entreprise,  comme par exemple :  

  • La dénomination sociale ; 
  • l’adresse du siège social ;
  • Le numéro SIREN ; 
  • Le code NAF ;
  • Ou encore le nom de son dirigeant.
 

Attention

L’article 2 de la loi PACTE a prévu le 1er janvier 2023 le remplacement des registres d’entreprises existantes par le Registre national des entreprises (RNE). Cette fusion inclut : 

  • Le registre national du commerce et des sociétés (RCS) visant les sociétés commerciales ;
  • Le répertoire national des métiers pour les artisans ;
  • Et le registre des actifs agricoles pour les activités agricoles.

C'est L’INPI, Institut national de la propriété industrielle, qui est en charge du RNE.

Fonction de l'extrait Kbis

L'extrait Kbis sert notamment à prouver l'existence juridique d'une entreprise. Il est nécessaire dans le cadre de diverses démarches administratives. Par exemple : 

  • L'ouverture d'un compte bancaire professionnel ;
  • La signature de contrats commerciaux ;
  • L'obtention d'un prêt bancaire.

Obtention de l'extrait Kbis

L'extrait Kbis peut être obtenu auprès du greffe du tribunal du commerce ou en ligne via des sites spécialisés, tels qu’Infonet.fr ou encore Infogreffe.

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Équivalent Kbis à l’étranger

Dans de nombreux pays, l’administration locale a mis en place un équivalent de l’extrait Kbis.

L’équivalent du Kbis allemand : le Handelsregisterauszug

En Allemagne, le Handelsregisterauszug est l'équivalent de l'extrait Kbis. 

C’est le Registre du Commerce allemand, appelé Handelsregister, qui le délivre.

Fonction du Handelsregisterauszug

Le Handelsregisterauszug contient des informations similaires à celles de l'extrait K-bis, telles que : 

  • Le nom de l'entreprise ; 
  • Son adresse ; 
  • Son numéro d'enregistrement ; 
  • La nature de son activité. 

Il est également utilisé pour prouver l'existence légale d'une entreprise et est nécessaire pour effectuer diverses démarches administratives et commerciales.

Exemple de Handelsregisterauszug

le Handelsregisterauszug est l'équivalent de l'extrait Kbis

Obtention du Handelsregisterauszug

Le Handelsregisterauszug s'obtient auprès du Registre du Commerce local ou en ligne via le site du Registre du Commerce allemand.

L’équivalent du Kbis anglais : le Certificate of Incorporation

Au Royaume-Uni, le Certificate of Incorporation est l'équivalent de l'extrait Kbis. 

C'est la Companies House, l'organisme gouvernemental responsable de l'enregistrement des entreprises, qui le délivre.

Fonction du Certificate of Incorporation

Le Certificate of Incorporation prouve la création et l'existence légale d'une entreprise au Royaume-Uni. Il contient des informations telles que : 

  • Le nom de l'entreprise ;
  • Son numéro d'enregistrement ;
  • Sa date de création ; 
  • L'adresse de son siège social.

Exemple d’un équivalent du Kbis anglais

Le Certificate of Incorporation prouve la création et l'existence légale d'une entreprise au Royaume-Uni.

 

Obtention du Certificate of Incorporation

Le Certificate of Incorporation peut être obtenu auprès de la Companies House ou en ligne via leur site internet.

L’équivalent du Kbis en Espagne : le Certificado de Registro Mercantil

En Espagne, le Certificado de Registro Mercantil est l'équivalent de l'extrait Kbis. 

C'est le Registre du Commerce espagnol, appelé le Registro Mercantil, qui le délivre.

Fonction du Certificado de Registro Mercantil

Le Certificado de Registro Mercantil atteste de l'existence légale d'une entreprise en Espagne. Il contient des informations similaires à celles de l'extrait K-bis. À savoir : 

  • Le nom de l'entreprise ;
  • Son adresse ;
  • Son numéro d'enregistrement ;
  • Ou encore la nature de son activité.

Obtention du Certificado de Registro Mercantil

Le Certificado de Registro Mercantil peut être obtenu auprès du Registre du Commerce local ou en ligne via le site du Registre du Commerce espagnol.

L’équivalent du Kbis en Italie : le Visura Camerale

En Italie, la Visura Camerale est l'équivalent de l'extrait Kbis. C'est la Chambre de Commerce italienne, appelée Camera di Commercio, qui la délivre.

Fonction de la Visura Camerale

La Visura Camerale certifie l'existence légale d'une entreprise en Italie. Elle contient les informations classiques, telles que : 

  • La dénomination sociale de l'entreprise ; 
  • L’adresse de son siège social ;
  • Le nom de ses dirigeants ;
  • Son numéro d'enregistrement ; 
  • La nature de son activité.

Obtention de la Visura Camerale

La Visura Camerale d’une entreprise peut être obtenue auprès de la Chambre de Commerce locale ou en ligne via le site de la Chambre de Commerce italienne.

L’équivalent Kbis à l'étranger : le BCE en Belgique

En Belgique, c’est l’extrait BCE, ou extrait Banque-Carrefour des Entreprises qui correspond à l’équivalent de l’extrait K-bis. Il est délivré par le Guichet d’entreprises, organisme auprès duquel les sociétés belges doivent s’inscrire. 

Fonction du BCE

L’extrait BCE est la preuve officielle de l’existence légale d’une compagnie et prouve que celle-ci est bien inscrite à la BCE.  Il contient des informations au sujet de l’entreprise, telles que : 

  • Les données de base de l’entreprise (adresse du siège social, titulaires de fonction, etc.) ;
  • Le nombre d’établissements enregistrés ;
  • Ou encore le type d’activité exercée. 

Obtention du BCE

L’extrait BCE d’une société peut être demandé auprès du Guichet d’entreprises en prenant contact avec un conseiller, ou en téléchargeant directement le document depuis le guichet en ligne. 

Équivalent du Kbis au Portugal : le Certidão do Registo Comercial

Au Portugal, l’équivalent du K-bis est le Certidão do Registo Comercial. Il est délivré par les bureaux du Registre du Commerce du pays (conserconservatórias do registo comercial), organisme dépendant de l’Instituto dos Registos e do Notariado. 

Fonction du Certidão do Registo Comercial

Le Certidão do Registo Comercial atteste de l’existence légale d’une société. Il regroupe un ensemble d’informations, dont : 

  • Le nom du dirigeant ;
  • La dénomination sociale ;
  • Le type d’activité exercée.

Obtention du Certidão do Registo Comercial

Ce document peut être demandé auprès de l’un des bureaux du Registre du Commerce portugais, ou bien via leur site internet.

Faire reconnaître son Kbis à l’étranger

Chaque administration nationale remet un document d’identification aux établissements qui ont procédé à leur immatriculation dans le pays concerné. Ainsi, un établissement français immatriculé en France ne peut qu’obtenir un extrait Kbis.

Kbis délivré par l’administration française

En revanche, un entrepreneur peut avoir besoin de ce document lorsque son travail requiert la réalisation d’activités à l’étranger. Dans ce cas, le professionnel devra procéder à la légalisation et à la traduction de son Kbis français. Cependant, seul un document original datant de trois mois au maximum peut faire l’objet d’une légalisation et d’une traduction. Dans le cas du Kbis, il s’agit donc du document papier signé par le greffe et envoyé par voie postale.

 

Attention

Un Kbis obtenu au format numérique via le site d’Infogreffe ne pourra pas faire l’objet d’une traduction.

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La traduction, pour être officielle, nécessite les prérequis suivants : 

  • C’est un traducteur assermenté auprès d’une Cour d’appel française ou un traducteur habilité par une représentation diplomatique ou consulaire qui traduit à partir du document original ;
  • Le document d’origine et la traduction comportent obligatoirement le cachet et la signature du traducteur, ainsi qu’un numéro de traduction.

Enfin, il conviendra de procéder à la légalisation du document. Cette formalité permet d’attester de l’authenticité des signatures et cachets présents sur un document. Les autorités compétentes pour procéder à la légalisation sont : 

  • Le bureau des légalisations du ministère des Affaires étrangères ;
  • Les autorités consulaires ;
  • Les notaires ;
  • Et les mairies.
 

À savoir

L’apostille est une formalité similaire à la légalisation. En revanche, l’apostille concerne les actes publics.

Le cas des documents étrangers

Les entrepreneurs étrangers peuvent également être amenés à faire traduire leurs documents. Dans ce cas, les professionnels peuvent faire appel à un traducteur habilité par les autorités françaises. De même, ils peuvent recourir aux services d’un traducteur habilité par : 

  • Un autre Etat membre de l’Union européenne ;
  • L’ Etat faisant partie de l’accord sur l’Espace économique européen ;
  • La Suisse ;
  • Ou par les autorités de leur État de résidence.

Les documents étrangers doivent également passer par une procédure de légalisation. Une ambassade ou un consulat français peuvent, par exemple, procéder à la légalisation. En revanche, le document doit être pré-légalisé par une autorité compétente de l’Etat émetteur.