L’extrait de Kbis est un document officiel sans durée légale de validité. Il atteste de l’immatriculation d’une entreprise au Registre national des entreprises (RNE) et prouve son existence légale. Il est nécessaire dans le cadre de multiples démarches de nature administrative ou commerciale. Or, dans la pratique, c’est un extrait Kbis de moins de 3 mois qui sera demandé. Pourquoi une telle mise à jour est-elle requise ? Et comment obtenir un document actualisé ? Explications.

Quelle est la durée de validité d’un extrait Kbis ?

Un extrait Kbis de moins de 3 moins est fréquemment demandé aux entreprises. Pour autant, il faut savoir qu’il n’existe pas de date limite de validité pour ce document. En effet, régulièrement comparé à la carte d’identité d’une société, le Kbis témoigne, à un instant T, de sa situation juridique et administrative de cette dernière. 

En ce sens, tout changement intervenant au sein d’une compagnie doit être reporté sur le Kbis. Celui-ci s’en trouvera alors modifié. Dès lors, l’ancienne version devient obsolète puisqu’elle ne reflète plus la véritable situation de l’entreprise. Si cette ancienne version conserve une valeur légale, elle perd cependant de son utilité. Effectivement, pour de nombreuses démarches, les entreprises se verront demander des extraits qui soient à jour, c’est-à-dire, ici, ayant moins de 3 mois. 

Kbis de moins de 3 mois : dans quelles situations est-ce nécessaire ​​?

Bien que le Kbis dispose d’une validité illimitée depuis sa délivrance, des documents à jour devront quand même être fournis pour satisfaire la majorité des demandes faites par des tiers. 

Il existe des actes pour lesquels toute entreprise doit fournir un Kbis considéré comme étant à jour, soit ayant moins de 3 mois. Par exemple : 

  • Ouvrir un compte bancaire à titre professionnel ; 
  • Pour compléter l'ensemble des démarches administratives ;
  • Postuler des marchés publics ou privés ;
  • Signer un contrat de location d'un local commercial.

Pour ces situations, il convient donc de télécharger un nouvel extrait de Kbis tous les trimestres, mais aussi dès lors qu’une société subit des modifications significatives. 

Extraits Kbis de plus de 3 mois : quelle problématique ?

Si l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité, dès lors qu’il a plus de 3 mois, il devient problématique, les informations qu’il contient n’étant plus considérées comme officielles. Aussi, dès qu’un extrait excède les 3 mois, il n’a pas la même valeur auprès des différents interlocuteurs de l’entreprise que celui qui est actuellement valide. Cela pour des raisons de fiabilité et de sécurité. 

En outre, en raison de l’obligation légale pour les entreprises de mettre à jour leur Kbis, les administrations, mais aussi les compagnies d’assurance, ou encore les fournisseurs, par exemple, n’acceptent pas, ou très peu, les extraits trop anciens. Ces organismes requièrent, la plupart du temps, des extraits Kbis de moins de 3 mois. Le problème risque également de se poser au niveau des relations commerciales entretenues avec les clients. Ces derniers peuvent afficher de la réticence à collaborer avec une compagnie qui est dépourvue d’un extrait à jour. 

Ainsi, pour rassurer les partenaires et administrations et évacuer toutes les interrogations que ces derniers peuvent entretenir quant à la fiabilité des informations contenues dans le document, il est important de fournir un Kbis récent. 

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Comment obtenir un Kbis de moins de 3 mois ?

La demande d’extrait de Kbis de moins de 3 mois peut s’effectuer directement en ligne sur des sites spécialisés dans les documents d’entreprises. 

C’est le cas par exemple d’Infonet.fr, une plateforme regroupant les données de plus de trois milliards de sociétés françaises, dont des extraits Kbis à jour. De plus, un système d’abonnement à la plateforme donne accès au téléchargement, en illimité, du Kbis de sa propre compagnie, ou d’une compagnie tierce. Dès lors, il sera possible de télécharger ledit document tous les trois mois et ainsi être en permanence en possession d’une version actualisée de l’extrait. 

D’autres sites permettent aussi l’obtention d’un extrait Kbis à jour, tel qu’Infogreffe ou encore MonIdenum. Il faut noter cependant que via cette seconde plateforme, seul le Kbis de la société demandeuse pourra être délivré. Ainsi, une personne extérieure ne sera pas en capacité d’en faire la demande. 

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Un envoi par courrier ou une demande par voie électronique peut également être faite, par exemple pour répondre à un besoin ponctuel d’extrait de K-bis.

À savoir :

Concernant l’Alsace-Moselle, la Martinique, la Guadeloupe et la Guyane, la demande devra être adressée au tribunal de commerce. 

Quels sont les motifs de mise à jour d’un Kbis ?

Dès lors que des changements surviennent au sein de la compagnie, celle-ci a l’obligation légale de mettre à jour son Kbis. Plusieurs raisons doivent conduire une entreprise à effectuer ces modifications. Les plus fréquentes sont les suivantes : 

  • Un changement de siège social suite à un déménagement. 
  • Des modifications concernant le capital social. Par exemple, lors de l’arrivée d’un nouvel associé entraînant une augmentation ou réduction dudit capital.
  • Une modification de la raison sociale de la société. Cela arrive par exemple lors d’une fusion.
  • Un changement de dirigeant. C’est le cas par exemple lors d’une décision de révocation ou encore lors d’une démission. 
  • Lorsque la compagnie fait l’objet d’une procédure collective. 
  • Une évolution du statut juridique (SARL, SAS, SASU, etc.).

Comment mettre à jour un Kbis ?

Pour procéder à la mise à jour de son Kbis, l’entreprise doit suivre un ensemble de démarches. 

En premier lieu, les modifications doivent être approuvées en assemblée générale (AG). Puis, la compagnie devra s’adresser aux agences fiscales et sociales afin de leur communiquer les changements internes. 

Les mises à jour peuvent ensuite être transmises au greffe du tribunal de commerce compétent, au Centre de Formalité des Entreprises (CFE), ou encore faire les démarches en ligne sur le site du CFE. À noter : depuis le 1er janvier 2023, le Centre de Formalités des Entreprises (CFE) est remplacé par le Guichet unique des entreprises.

Dans le cadre d’un changement classique du K-bis, l’entreprise doit déposer un dossier composé d’un ensemble de pièces, telles que : 

  • Le procès-verbal de l’AG au cours de laquelle la décision de modification a été acceptée ;
  • Un formulaire M2 CERFA relatif à la déclaration de modification (ou M3 lors d’un changement de direction) ;
  • Un exemplaire des statuts mis à jour, s’ils ont été modifiés ;
  • Une attestation de publication dans un journal d’annonce légale (frais à prévoir) ;
  • Ou encore, dans le cas d’un changement de dirigeant, une copie de la carte d’identité du remplaçant et une déclaration sur l’honneur de filiation et de non-condamnation. 

Enfin, il faut savoir que des frais d’enregistrement seront requis par le greffe. L’opération revient, en moyenne, à 200 €.