Comment faire un changement d'adresse sur un extrait Kbis ?

Comment faire un changement d’adresse sur un Kbis ? Et pourquoi ? Ce document officiel permet d’attester qu’une entreprise existe juridiquement et qu’elle est bien enregistrée au Registre National des Entreprises (RNE). Il contient des informations essentielles sur l’entreprise, qu’il est donc impératif de modifier dès lors qu’un changement important se produit. C’est le cas notamment des changements d’adresse. En effet, tout extrait Kbis doit refléter la situation précise, et à jour, de l’entreprise à laquelle il correspond.

À quoi sert le Kbis ?

Délivré par le Greffe du Tribunal de Commerce, l’extrait Kbis concerne les entreprises exerçant une activité commerciale, qu’elles soient personnes morales ou physiques. Il permet de prouver leur existence légale.  

Ce document est utile pour effectuer certaines démarches administratives. Par exemple, dans le cadre d’une souscription à une assurance professionnelle ou encore de l’ouverture d’un compte bancaire professionnel. D’autres situations requièrent sa présence, telles que la signature d’un contrat avec un fournisseur, un devis client, une réponse à un appel d’offres public, l’achat de matériel professionnel, etc.

L’extrait Kbis a une validité de trois mois. Par conséquent, un extrait Kbis de moins de 3 mois sera toujours demandé, quelle que soit la démarche. Plusieurs solutions existent pour se procurer un extrait de Kbis à jour. Ce document est par exemple téléchargeable sur le site Infonet.fr, une plateforme sécurisée regroupant les données de plus de dix millions de compagnies françaises.

Par ailleurs, n’importe quelle personne peut demander l’extrait Kbis d’une entreprise tierce.

Siège social d’une société : qu’est-ce que c’est ?

Toute entreprise, quelle que soit sa forme juridique (SA, SARL, SAS, EI, EIRL, micro-entreprise, etc.), dispose d’un siège social. Celui-ci correspond à son adresse juridique et est mentionné sur chacun de ses documents officiels.

Cette adresse est essentielle pour une compagnie en ce qu’elle détermine sa nationalité et, par extension, la loi qui la concerne s’agissant, par exemple, de fiscalité. Par ailleurs, c’est aussi le siège social qui définit quel est le tribunal auquel elle est rattachée.

Il faut savoir que cette adresse peut être différente ou identique de l’adresse personnelle des entrepreneurs ou dirigeants. En ce sens, il peut s’agir d’un local commercial comme d’une boîte aux lettres appartenant à une société de domiciliation. 

Le changement de siège social étant une modification statutaire, il est nécessaire, comme pour toute modification de ce type, de mettre à jour l’extrait Kbis.

Pourquoi effectuer un changement d’adresse sur un Kbis ?

L’adresse du siège social d’une entreprise fait partie des informations figurant sur l’extrait Kbis. Il regroupe également d’autres informations fondamentales. Par exemple : 

• Son greffe d’immatriculation ;
• Sa date d’immatriculation ; 
• Sa forme juridique ;
• Son numéro SIREN ;
• L’identité de ses dirigeants et des commissaires aux comptes ;
• Le montant de son capital social ;
• Les décisions du tribunal de commerce relatives aux procédures collectives ;
• Etc.

Une mise à jour régulière de ces informations est impérative. Chaque dirigeant doit donc signaler tout changement d’un élément de son extrait Kbis au greffe. Le signalement doit se faire dans le mois suivant cet évènement. Le greffier du Tribunal de Commerce dont dépend l’entreprise a pour mission de contrôler ces déclarations. Il doit ensuite les reporter sur ledit extrait. 

La mise à jour fréquente permet d’avoir une vision juste et précise de la situation des sociétés.

Ainsi, dans le cas d’un transfert du siège social de la société, il faut modifier ces informations sur le document. C’est aussi le cas concernant un changement d’adresse personnelle.

Changement d’adresse sur un Kbis : quelles sont les étapes préalables ?

Prise de décision du transfert de siège social

Le transfert du siège social de l’entreprise représente une modification statutaire de l’entreprise puisqu’il entraîne un changement d’adresse du siège figurant dans les statuts. Cela entraîne donc des formalités plus complexes que lors d’un simple changement d’adresse personnelle.

Toute modification commence par une prise de décision. Ainsi, l’organe compétent, c’est-à-dire la (ou les) personne(s) détenant le pouvoir, doit convoquer une assemblée générale extraordinaire.

Cependant, les modalités ne sont pas les mêmes selon le type de société. La procédure peut également être plus longue et plus complexe selon la taille de l’entreprise. Dans certaines sociétés (comme la SARL), le gérant peut décider seul du transfert du siège social si ce dernier s’effectue sur le territoire français. Dans d’autres sociétés (comme la Société civile), un changement d’adresse du siège social nécessite une décision collective des associés réunis en assemblée générale.

À l’issue de l’assemblée générale extraordinaire (AGE), un procès-verbal (PV) doit être établi pour constater la décision prise. La société peut procéder au changement d’adresse dès lors que l’assemblée rend un avis positif. 

Publication de la décision du changement d’adresse sur un Kbis

L’extrait Kbis étant public, en cas de changement d’adresse du siège social, il est obligatoire d’en informer les tiers. Une fois le PV de l’assemblée générale établi, le dirigeant dispose d’un mois pour publier l’avis modificatif.

Pour ce faire, il doit faire paraitre une annonce dans un journal d’annonces légales (JAL). Il est important de noter que dans le cas d’un changement d’adresse vers un département différent, il faudra publier deux annonces légales : 

• l’une dans le JAL du département d’origine, 
• et l’autre dans le JAL du département d’arrivée.

Il est également possible d’envoyer une lettre de changement d’adresse d’entreprise à ses clients, fournisseurs et partenaires.  

Modifier l’adresse sur un Kbis : comment faire ?

Après avoir publié la décision de transfert du siège social de son entreprise, le gérant devra mettre à jour son extrait de Kbis. Ici, deux solutions s’offrent à lui :

• Déposer la déclaration de changement d’adresse auprès du greffe du tribunal de commerce de sa région.
• Ou bien déposer la déclaration de changement d’adresse au Centre de Formalités des Entreprises (CFE). 

À noter : depuis le 1er janvier 2023, le Centre de Formalités des Entreprises (CFE) est remplacé par le Guichet unique des entreprises.

En outre, ladite déclaration peut se faire :

• soit par voie dématérialisée, directement en ligne,
• soit par voie postale.

Dans tous les cas, le gérant de la compagnie doit remettre un dossier comportant un ensemble de pièces justificatives (voir tableau ci-après).

Dès lors que le dossier, complet, a été remis aux autorités compétentes, le changement d’adresse sur le K-bis sera effectué par le greffe du tribunal de commerce. Dès lors, le gérant de la compagnie pourra télécharger son extrait de Kbis à jour.

Siège social identique au domicile personnel : comment changer l’adresse ? 

Légalement, le dirigeant d’une société a le droit de définir son domicile personnel comme son siège social. C’est d’ailleurs souvent le cas pour les personnes physiques (auto-entrepreneur, entrepreneur individuel, etc.).

Toutefois, en cas de déménagement, il aura pour obligation d’effectuer le transfert du siège social de son entreprise. 

Dès lors, il peut lui être imposé de modifier l’adresse sur son Kbis. Il faut savoir en effet que la domiciliation de sa compagnie à son adresse personnelle est possible, sauf si une disposition contractuelle ou légale s’y oppose (bail de location, destination des locaux, etc.).

Modifier l’adresse personnelle sur un Kbis : quelles sont les démarches ?

Dans le cadre d’un changement d’une adresse personnelle sur un Kbis, les démarches sont plus simples que dans celui d’un changement d’adresse professionnelle. En effet, l’adresse personnelle du dirigeant, c’est-à-dire l’adresse de son domicile personnel, figure sur le Kbis, mais elle n’est pas présente dans les statuts. Le changement de l’adresse personnelle ne nécessitera donc pas la modification des statuts. La publication du changement de l’adresse personnelle n’est pas non plus nécessaire, car il ne s’agit pas d’une information fondamentale sur l’entreprise. Par ailleurs, les frais sont plus bas que pour le transfert de siège social. 

Même si cela ne concerne pas l’identification de l’entreprise, le changement d’adresse personnelle doit être déclaré et la modification sur le Kbis, effectuée. Il s’agit d’une obligation légale.

Pour intégrer la nouvelle adresse personnelle sur le Kbis, il faut déposer un dossier auprès du Greffe du Tribunal de Commerce compétent et via le Guichet unique des entreprises (anciennement CFE). Celui-ci doit notamment contenir un justificatif du nouveau domicile et un formulaire spécifique dûment rempli et signé.

Infogreffe changement adresse dirigeant : comment faire ?

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2023 et l’instauration du guichet unique, le site d’Infogreffe ne permet plus aux dirigeants de modifier l’adresse de leur extrait KBIS. Désormais, la démarche est à accomplir sur la plateforme de l’INPI qui héberge le guichet unique.