Le « rétroplanning » désigne un outil de contrôle qui se veut indispensable dans le déroulement d’un projet, ou encore, d’un événement.

Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?

Le terme « rétroplanning » désigne un outil qui se veut indispensable dans le déroulement d’un projet ou d’un événement. Cet outil dit « de contrôle » permet de bénéficier d’un gain de temps considérable mais aussi d’avoir une visibilité complète du projet. Cette visibilité se présente sous la forme d’un calendrier qui met en évidence l’ensemble des étapes du processus, du début, à la fin.

Contrairement à planification dite « standard », la rétroplanification se base sur la date de fin d’un projet qui va avoir lieu un jour précis. Cette date permet ainsi de conditionner l’ensemble de la conduite du projet.

Quels sont les éléments qui constituent la rétroplanification ?

Un rétroplanning apporte divers renseignements mais sa principale mission est de contenir les tâches et sous-tâches nécessaires à la réalisation d’un projet.

Cette technique de gestion de projet permet de visualiser l’ensemble des taches à effectuer, et ce, avant la date butoir. Comme un compte à rebours, les différentes tâches à réaliser sont positionnées dans le calendrier dans un ordre logique afin d’être réalisées dans les temps et dans un délai fixé dans un cahier des charges.

À noter : les tâches apparaissent dans un ordre chronologique, de la plus urgente à la moins prioritaire.

Les tâches varient en fonction du projet. Par exemple, dans le cas d’un festival de musique, nous retrouvons la prise de contact avec les artistes, la location d’un local ou encore l’application de la stratégie de communication, etc.

D’autre part, chaque tâche se doit d’être assignée à un ou plusieurs responsables. Les noms de ces derniers seront donc aussi indiqués, en plus de l’état actuel de chaque tâche :

  • En cours ;
  • En retard ;
  • Fait ;
  • Ou encore, à faire.

Quels sont les principaux avantages de la mise en place d’un rétroplanning ?

L’utilisation d’un rétroplanning  présente de nombreux avantages. Il permet par exemple de :

  • Organiser le projet de A à Z et d’avoir une visibilité complète ;
  • Déterminer une date de lancement et établir un budget ;
  • S’assurer de la faisabilité du projet ;
  • Anticiper toutes sortes d’imprévus ;
  • Gérer toutes les étapes d’un projet dans des délais et des conditions optimales ;
  • Identifier les besoins et les moyens et donc mieux définir les ressources nécessaires.

Quel outil utiliser pour créer un rétroplanning ?

Afin de mettre en place un rétroplanning, il est préférable d’utiliser le diagramme de Gantt. Pouvant être dessiné à la main, sur Excel ou par le biais d’un logiciel de planification, ce dernier permet d’avoir une vision précise de chaque action et de leur durée.

Le diagramme de Gant se compose de deux axes :

  • L’axe des ordonnées, qui permet d’afficher les tâches ;
  • Et l’axe des abscisses, qui permet d’afficher la durée.