Le PMO, Project Management Office, est un département particulier dans une compagnie. C’est le point central de l’entreprise. Les missions sous sa responsabilité peuvent viser à supporter directement les chefs de projets. Il peut également être en charge du développement central des compétences, méthodes, processus et standards internes. À terme, il peut aussi se focaliser sur la gestion stratégique de projets.

Le PMO, qu’est-ce que c’est ? 

Le PMO, Project Management Office, désigne un pôle spécifique dans une entreprise. Il est le pilier central qui regroupe la totalité ou une partie de la conduite de projets développés par une entreprise.

Il garantit alors que les besoins, les désirs et les exigences des projets impliqués soient satisfaits. Le PMO assure le maintien en continu du flux d’information entre les parties prenantes.

En ce sens, c’est un coordinateur central. Il doit notamment répondre aux exigences des quatre principales parties prenantes. À ce stade, il doit impliquer :

  • Les décideurs ;
  • Les chefs de projets ;
  • Le département Contrôle ;
  • Et les chefs de départements.

Le PMO veille également à la bonne qualité des rapports d’avancement. C’est ainsi qu’il parvient à fournir une préparation optimale face à une prise de décision.

Les chefs de projets comparent régulièrement le planning et l’objectif d’avancement afin de mesurer l’effort restant. Les informations des projets sont alors mises à jour et les évolutions défavorables sont rectifiées à temps.

Quel est son rôle ?

Parmi les rôles attribués au PMO, on retrouve principalement :

  • Le pilotage et le suivi de projets touchant l’ensemble des services de l’entreprise ;
  • L’offre d’une vision transversale de l’ensemble des projets liés au développement de l’entreprise, pour atteindre les objectifs stratégiques imposés par l’équipe dirigeante.

Toutefois, le Project Management Office unique n’existe pas. Certes, ses tâches varient d’une organisation à une autre, mais l’objectif demeure le même. En conséquence, le PMO doit permettre d’économiser grâce à une gestion plus efficace des projets.

Quelles sont les responsabilités d’un PMO ?

Le PMO est responsable :

  • De la gestion stratégique de projet ;
  • Du contrôle classique du portefeuille de projets ;
  • De la formation ;
  • Du support opérationnel aux personnes exécutant des tâches de gestion de projets ;
  • Du choix et de la personnalisation des méthodes et des processus ;
  • Ou encore des outils (solution PPM).

Pourquoi est-il bénéfique d’avoir un PMO ?

Le PMO n’a pas de missions totalement définies. Tel que mentionné précédemment, la liste de ses tâches est non exhaustive. Ses responsabilités s’adaptent aux besoins de l’entreprise. Cependant, les bénéfices que l’on peut obtenir avec un Project Management Office peuvent être résumés de la sorte. Aussi, le PMO :

  • Vient en support à tous les rôles et économise du temps à tout le monde ;
  • Dirige l’initiation des projets pour garantir que seuls les projets importants sont lancés et ce, en bonne et due forme ;
  • Optimise les ressources, créant ainsi moins de conflits ;
  • Améliore la fiabilité des décisions en délivrant des rapports actuels, complets et plausibles ;
  • Détermine les processus et méthodes pour optimiser la collaboration et minimiser les conflits ;
  • Apporte son expertise de professionnel formé ;
  • Prend en charge ou influence l’introduction d’outils PPM pour répondre aux exigences de manière automatisée.