La communication événementielle est une branche de la communication. Comme son nom l’indique, son but est de promouvoir une marque, une nouveauté ou une actualité par la création d’événements ponctuels ou réguliers. 

Qu’est ce que la communication événementielle ? 

C’est un des leviers de la communication des entreprises. Elle peut être B2C (business to consumer), de l’entreprise au consommateur mais aussi B2B (business to business), de l’enterprise à une autre entreprise. 

Elle vise aussi très souvent les médias, pour qu’ils partagent et relaient ensuite les informations sur l’entreprise à large audience. 

B2C 

Dans une communication événementielle destinée aux consommateurs (B2C), le but marketing pour l’entreprise est de séduire le particulier pour qu’il devienne client. 

Des événements sont donc choisis pour convaincre le coeur de cible.

L’idée est de rendre la marque attrayante, d’en faire la promotion grâce à un événement pouvant sortir d’un cadre formel. 

B2B

Une communication événementielle destinée au milieu professionnel aura d’autres objectifs. 

Elle peut par exemple s’intégrer à la communication interne d’une entreprise pour consolider ses équipes. Elle peut prendre la forme d’une fête de fin d’année, d’afterworks ou encore de team buildings. 

Application de la communication événementielle 

Certains secteurs oeuvrent essentiellement dans la communication événementielle : les festivals de musique, les foires, les wedding-planners. 

Les entreprises exerçant dans ces secteurs travaillent toute l’année pour créer un événement qui devient l’accomplissement de ce travail. 

La communication événementielle suppose ainsi de partager une action avec un public invité pour l’occasion. 

Des agences de communication événementielles sont particulièrement spécialisées dans la création d’événements. Elle peuvent par exemple jouer un rôle essentiel auprès des sociétés en créant des événements d’entreprises. 

Quelles sont les étapes de la communication événementielle ? 

La communication événementielle se décline en plusieurs étapes clés qui sont toutes essentielles à sa réussite. 

La recherche de sponsors ou de mécènes 

Certaines entreprises choisissent de faire appel au mécénat ou au sponsoring pour la création de leurs événements. Cela permet de trouver une source de financement pour l’entité en demande. 

Cette collaboration est aussi gagnante pour l’entreprise ou la personne physique qui apporte son soutien. En effet, le mécène ou sponsor est mis en avant par l’entreprise qu’il aide. Il assure ainsi sa propre promotion. 

La planification 

En effet, l’événementiel se traduit par la création ponctuelle ou régulière d’événements. Ceux-ci ne s’improvisent pas et sont le fruit de longs mois de préparation avec des étapes marquées dans le temps. La communication événementielle est donc ancrée dans le temps par des actions précises.

C’est pourquoi la constitution d’un rétro planning est une des premières étapes indispensables à la mise en place d’une communication événementielle. Il permet de créer une chronologie des grandes étapes à venir dans la préparation de l’événement. Il est la base de tout le suivi du processus de création/développement/finalisation. 

Recherche de prestataires 

La création d’un événement implique de faire appel à de nombreux acteurs de l’événementiel. S’il s’agit d’une soirée de lancement par exemple, des prestataires sont nécessaires pour: 

  • le buffet
  • le service
  • l’accueil
  • la sécurité 
  • la décoration 
  • la musique
  • les lumières 
  • la coordination 

L’avantage de faire appel à une agence d’événementiel est qu’elle se charge de contacter tous ses prestataires et de coordonner le tout. Cependant, certaines entreprises n’ont pas le même budget et doivent gérer tous ses aspects. 

Communication avant, pendant et après 

La communication sur l’événement est fondamentale pour attirer le public, lui faire apprécier l’événement mais aussi ancrer l’événement dans sa mémoire et recevoir son feed back. 

En amont,  il est important d’annoncer l’événement grâce à une communication “teasing”. C’est-à-dire une diffusion de contenus originaux qui dévoilent une partie de l’événement sans trop en dire mais en donnant envie aux invités d’y être. Cela passe entre autres par une communication ciblée sur les réseaux sociaux (communication social media). 

Pendant l’événement, il est indispensable de communiquer en direct sur les moments clés de la journée/soirée. Encore une fois, les médias sociaux sont des parfaits alliés grâce aux nombreuses possibilités qu’ils proposent : stories, facebook ou twitter lives, directs sur youtube…

Après l’événement, les participants doivent être impliqués de nouveau pour garder en mémoire des souvenir intacts. Une solution est par exemple de faire parvenir aux participants des photos prises pendant l’évènement ou un objet symbolique pour les remercier d’être venus.