Un workflow est un outil d’automatisation des processus métier. Son but est d’optimiser la gestion de chaque tâche en tant qu’élément unique, mais aussi en tant qu’élément d’un groupe de tâches composant un objectif. Il en existe différents types qui correspondent aux besoins distincts de chaque entité. 

Qu’est-ce qu’un workflow ? 

Un workflow ou flux de travail, est un dispositif qui permet d’automatiser la réalisation et l’enchainement des différentes tâches qui composent un processus métier. L’idée est de réussir à optimiser ces processus au niveau de leur temps d’exécution, de leur productivité et donc, de leur rentabilité. Plus clairement, l’outil de workflow facilite et organise le travail en entreprise. Il prend en compte de nombreux paramètres qui font partie intégrante de chaque processus :

  • les différents contributeurs et pôles,
  • le type de tâches et le temps qu’elle doit prendre,
  • les priorités dans le temps,
  • les objectifs et les détails sur chaque tâche à réaliser…

Chaque entreprise peut utiliser un workflow différent. Certaines optent pour un dispositif ad hoc qui permet aux différents contributeurs d’interagir avec l’outil, ou d’autres choisissent de mettre en place un système procédural qui n’est pas interactif, mais reste figé et fermé.  

Quels sont ses différentes formes d’application ? 

Il existe de nombreuses formes de workflow selon le type d’entreprise, la nature des tâches à exécuter ou encore, le nombre d’employés concernés. 

Le workflow de la méthode agile 

La méthode Agile permet d’organiser le travail en fixant des objectifs à court terme. L’idée est de créer une organisation séquentielle avec une division des objectifs par mois, semaine ou même journée. Pour les employés, avoir une vision à court terme et atteindre un nombre d’objectifs plus réalisable, est une source de motivation qui augmente par conséquent la productivité globale de l’entreprise. Un workflow inscrit dans la méthode agile suit donc cette logique et met en place une automatisation des processus sur des périodes courtes définies. Ici, les employés doivent avoir la main sur l’outil afin de faire glisser eux-mêmes leurs tâches dans la catégorie réservée aux tâches finalisées. En effet, comme cette méthode implique une réactivité, il faut que chacun puisse faire évoluer le dispositif au rythme de l’avancée de ses tâches. 

Le workflow demandes entrantes

Le workflow demandes entrantes, quant à lui, concerne un certain type d’entreprise qui fait face à un important flux de demandes en peu de temps. Le dispositif d’automatisation permet alors de rediriger chaque demande vers un collaborateur ou vers une catégorie précise. De cette manière le flux ne stagne pas, il est fluidifié en temps réel. Ici, on pourrait citer les centres d’appel comme exemple. Ce type d’entreprise a pour principale activité de recevoir ou émettre des appels. L’automatisation et la gestion de ces tâches est souvent optimisée par un dispositif de workflow demandes entrantes. 

Workflow de transfert

Le workflow de transfert concerne les tâches dont l’exécution implique la participation de plusieurs collaborateurs. Le dispositif permet ainsi à une personne, quand elle a fini sa partie, de faire passer sa tâche au prochain collaborateur qui devra intervenir dessus. Ainsi, le suivi est optimisé et la chaîne de conception est contrôlée. On peut retrouver ce type d’utilisation dans les métiers de conception de sites internet qui demandent l’expertise de plusieurs professionnels : développeur, graphiste, web designer, rédacteur…

Dernière mise à jour le 18/06/2021