Recouvrement amiable

La relance amiable est une procédure qui permet à l’entreprise d’obtenir les sommes qui lui sont dues lorsqu’un client à une dette. C’est la première phase du processus de recouvrement. Cela signifie qu’il n’y a pas d’intervention de la justice. Ainsi, le créancier a moins de risques de détériorer ses relations commerciales. 

Qu’est-ce qu’une relance amiable ? 

La relance amiable, ou le recouvrement des impayés à l’amiable, est une procédure qui a pour objectif d’obtenir le paiement d’une créance d’un client. En général, il s’agit d’une facture impayée. 

Le processus de recouvrement amiable est appelé ainsi, car il a lieu en dehors du cadre judiciaire. Le créancier n’a donc pas la possibilité de forcer son client à régler sa dette. En revanche, cette procédure vise à l’inciter à payer sa créance de lui-même. 

L’établissement peut effectuer les différentes actions seul ou s’adresser à un huissier pour s’assurer de l’exécution de la procédure. 

Si l’établissement souhaite démarrer une procédure de recouvrement avec l’aide de la justice, il devra d’abord avoir lancé un recouvrement amiable. Une lettre de mise en demeure ainsi qu’une lettre de relance doivent obligatoirement être envoyées en amont au débiteur. Le juge pourra ensuite ordonner une injonction de régler l’impayé ou même effectuer une saisie. 

À quoi sert la relance amiable ? 

Les actions de relances d’impayés ont deux buts principaux :

• Préserver ses relations avec ses clients ;
• Et anticiper une possible action en justice. En effet, il est obligatoire d’avoir envoyé une relance ainsi qu’une mise en demeure au débiteur avant d’engager une procédure judiciaire. 

Mener une action en justice peut avoir un certain coût et prendre du temps. Pour cette raison, les établissements privilégient généralement la procédure de recouvrement amiable des factures impayées.

Toutefois, un simple e-mail ou une communication téléphonique peuvent suffire à l’exécution du recouvrement des créances du débiteur. Les retards de paiement proviennent quelquefois de pertes des factures ou d’oublis. Il n’est alors pas nécessaire d’envoyer plusieurs relances. 

Le créancier peut aussi décider de mettre en place un échéancier de paiement si ses clients ont des difficultés financières. Il doit également toujours faire un suivi de la facturation. 

En revanche, après plusieurs relances infructueuses et une mise en demeure, l’établissement peut saisir la justice et demander à obtenir un titre exécutoire. C’est un procédé par lequel le créancier obtient le recouvrement forcé de la dette. 

À partir de quand faut-il faire une relance amiable ? 

L’établissement doit engager une procédure de recouvrement des impayés dès le lendemain de l’échéance de paiement de la facture. 

La société doit être rapide pour relancer son débiteur. En effet, le recouvrement devient plus difficile à mesure que le temps passe. De ce fait, il est recommandé de ne pas attendre plus de 30 jours après la date limite fixée pour relancer le client de ses factures impayées. 

De plus, il est conseillé de répertorier toutes les actions mises en place, les échanges écrits et téléphoniques pour chacun des clients qui ont des retards de paiement. Cela permet de suivre la facturation et la procédure de relance plus facilement. Pour cela, il est possible d’utiliser un logiciel CRM, Customer Relationship Management. 

Modèle de lettre de relance amiable

Pour enclencher la procédure de recouvrement, le créancier doit commencer par envoyer une lettre de relance amiable. L’objectif est d’inciter les clients à procéder à la régularisation de leur situation au plus vite sans devoir aller jusqu’à une saisie. Les éléments suivants doivent apparaître dans l’ordre : 

• Les coordonnées de l’expéditeur : justifiées à gauche ;
• Les informations de contact du destinataire : justifiées à droite ;
• Le lieu et la date d’écriture du rappel ;
• L’objet du message : il doit faire mention du numéro de la facture impayée, par exemple « Deuxième relance de la facture n°XXX » ;
• La pièce jointe : le créancier peut ajouter une copie de la facture concernée au cas où le client l’aurait perdue. Dans ce cas, il l’indiquera sous l’objet, par exemple : « PJ : Photocopie de la facture n°XXX » ;
• Le corps de texte ;
• Et le nom et le prénom de l’expéditeur avec une signature, idéalement manuscrite. 

Destinataire de la lettre de relance amiable

Le créancier peut adresser sa relance pour factures impayées directement au débiteur, au service comptable de l’établissement débiteur ou à son interlocuteur dans ce dernier.

Si l’établissement décide d’aller plus loin et d’envoyer une mise en demeure, il devra l’expédier au siège social de l’établissement débiteur. Si elle est envoyée à un autre service, le juge ne considérera pas la mise en demeure recevable dans une procédure de recouvrement judiciaire. 

Ces informations de contact doivent être indiquées : 

• Le nom de la société ;
• Le nom et le prénom de l’intermédiaire dans l’établissement ;
• L’adresse ;
• Et enfin la ville et le code postal.

Expéditeur

L’établissement qui envoie la relance doit préciser ses coordonnées afin que le débiteur puisse identifier clairement qui est son créancier. 

Les mentions suivantes doivent apparaître sur la relance : 

• Le nom de la société créancière ;
• L’adresse ;
• Le code postal et la ville ;
• Le numéro de téléphone de contact ;
• L’e-mail de contact ;
• Et le numéro de SIRET de la société.

Corps de texte : 

Les éléments suivants apparaissent généralement dans le corps de texte du courrier : 

• Le numéro de la facture impayée concernée, la date d’envoi de la facture, le montant et les délais de paiement ;

• Une demande de régularisation immédiate, par exemple « nous vous remercions de bien vouloir régler la facture dans les meilleurs délais, l’échéance étant dépassée » ;

• Une formule de ce type : « dans le cas où le paiement aurait été adressé avant la réception de ce courrier, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente lettre. » ;

• Une tournure du type : « sauf erreur ou omission de notre part, à ce jour, nous n’avons pas reçu le règlement pour la facture numéro XXXX d’un montant de XXXX euros » ;

• Et une formule de politesse au début et à la fin du corps de texte. 

Relance amiable par téléphone

Après avoir envoyé une première relance écrite ou un e-mail, l’établissement peut appeler son client. 

Dans le cas d’un recouvrement des impayés par téléphone pour facture impayée, il faut reprendre les mêmes étapes que pour la lettre de relance : 

• Présenter la personne qui appelle : nom de la personne et nom de l’organisme ;
• Identifier l’interlocuteur : pour vérifier que l’on s’adresse bien à la bonne personne ;
• Expliquer les raisons de l’appel : rappeler qu’il y a un retard de paiement de la facture numéro XXX en mentionnant l’échéance et le montant ;
• Et demander les raisons du retard de paiement ainsi que la date de règlement envisagée par le débiteur.

À la fin de l’entretien, l’établissement restituera les engagements pris par téléphone ainsi que les raisons du retard en renvoyant un récapitulatif écrit ou un e-mail. 

L’objectif de la personne chargée de procéder au recouvrement téléphonique est de garder une relation commerciale positive avec le client.

Suite à l’appel, si le débiteur n’a toujours pas réglé sa créance, l’établissement peut le relancer dans un délai d’une semaine. 

Toutefois, si après plusieurs relances, le débiteur ne semble pas régulariser la situation, il est inutile pour l’entreprise de continuer à appeler. En revanche, le créancier peut passer à l’étape suivante du processus de recouvrement, à savoir l’envoi d’une mise en demeure. 

Si la société se trouve toujours sans réponse, elle pourra alors engager une action en justice. Un juge pourra alors intervenir pour formuler une injonction de régler l’impayé. Il s’assurera de l’exécution du paiement des créances. Une saisie pourra éventuellement être réalisée.