Le partenaire EDI, appelé Electronic Data Interchange en anglais ou encore Échange de Données Informatisé en français, fait référence à l’échange de documents électroniques standardisés entre deux partenaires commerciaux. Cet échange se fait d’ordinateur à ordinateur.

L’EDI, qu’est-ce que c’est ?

L’Échange de Données Informatisé, EDI, est un substitut aux canaux traditionnels tels que les courriers postaux, les fax, les emails… Il permet alors de faciliter et d’optimiser les flux d’informations que deux entreprises s’échangent, en termes de temps, de coût et de qualité.

L’INSEE définit l’EDI comme suit : 

“L’échange de données informatisé (EDI) est une technique qui remplace les échanges physiques de documents entre entreprises (commandes, factures, bons de livraison…) par des échanges, selon un format standardisé, entre ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou par un réseau (privatif) à valeur ajoutée (RVA). Les données sont structurées selon des normes techniques internationales de référence.”

Le partenaire EDI, qui est-il ?

Concernant le partenaire EDI, il peut s’agir de :

  • L’entreprise elle-même. Elle réalise alors elle-même la procédure d’envoi des déclarations et des paiements ;
  • Un intermédiaire (cabinet d’expertise-comptable, groupement professionnel, etc.) effectuant les transmissions pour le compte de sa seule clientèle ;
  • Ou un prestataire de services d’intermédiation proposant ses services à toute entreprise.

Si l’entreprise ne veut pas émettre directement ses données à la DGFiP, elle utilise les services d’un tiers (intermédiaire ou prestataire) agissant en tant que partenaire EDI. La société signe alors une convention de droit privé avec le partenaire EDI. Il s’agit d’un mandat global de transmission.

Enfin, être partenaire EDI requiert des compétences informatiques et techniques. D’une part, il faut être apte à mettre en œuvre la sécurisation des échanges EDI. Cela se traduit notamment par la génération de biclés ou encore l’intégration de l’accréditation dans le logiciel. 

D’autre part, il est également nécessaire d’avoir ces compétences pour effectuer les télétransmissions comme le paramétrage et la gestion des supports de transmission (CFT, FTPS).

De plus, le partenaire EDI doit obligatoirement tenir compte des cahiers des charges des procédures EDI mises en place.

À qui s’adresse-t-il ? 

Toute entreprise peut recourir à l’EDI pour échanger ses documents commerciaux avec ses partenaires (fournisseurs, clients, banques…).

Il faut toutefois que ces derniers soient en mesure d’interpréter et d’intégrer ces données dans leur système d’information, et ce, de manière automatisée.

Quel est le rôle du partenaire EDI ?

Le partenaire EDI est responsable de :

  • Collecter les données déclaratives et de paiement ;
  • Garantir la conformité des données au format du cahier des charges EDI-TVA, EDI-PAIEMENT, EDI-TDFC, EDI IR et EDI requête (format EDIFACT) ;
  • Mettre en place la procédure de sécurisation ;
  • Émettre les données à la DGFiP ;
  • Informer l’entreprise des suites de l’envoi (acceptation ou rejet) ;
  • Retransmettre les données corrigées par l’usager lors de rejet du fichier.