L’onboarding désigne le processus d’intégration mis en place à l’arrivée d’un nouvel employé dans une entreprise. Ces actions de ressources humaines (RH) permettent à la personne recrutée de prendre ses marques et facilitent sa prise de poste. Du côté de l’entreprise, l’onboarding véhicule une image positive et permet de stimuler la motivation et le sentiment d’appartenance des employés. 

Qu’est-ce qu’un onboarding ? 

On appelle “onboarding” le processus RH qui consiste à favoriser l’intégration des nouveaux arrivants au sein d’une entreprise. On parle aussi de processus ou parcours d’intégration. Ce processus intervient dans le prolongement du processus de recrutement et impacte grandement la réussite, à terme, de celui-ci.  

Il s’agit ainsi de l’ensemble des actions mises en place par l’équipe pour accueillir la nouvelle recrue. Généralement, cela repose entre les mains de l’Office Manager, du responsable des ressources humaines ou encore du responsable de l’équipe concernée. 

Souvent, l’onboarding correspond à la période d’essai de l’employé. En effet, il s’agit d’une période d’absorptionpour ce dernier. C’est l’occasion de l’amener à découvrir la culture d’entreprise, à se familiariser avec son environnement et son poste et à socialiser avec ses collègues.

Ce parcours d’onboarding doit donc s’articuler autour d’une véritable stratégie. En effet, il implique une réflexion sur la durée, qui va au-delà du jour J de l’entrée en poste. Il faudra donc structurer les différentes étapes de l’intégration depuis l’annonce de l’embauche jusqu’à la prise totale du poste. 

Pourquoi mettre en place un processus d’intégration ? 

Toutes les raisons sont bonnes pour peaufiner un processus d’onboarding durable et bienveillant. En effet, pour l’entreprise comme pour le nouvel employé, cela implique plusieurs avantages. 

Ainsi, un onboarding réussi permet au nouveau collaborateur d’être :

  • séduit et convaincu par l’entreprise : le parcours d’intégration doit conforter son choix d’avoir rejoint l’entreprise, 
  • fidélisé et investi : l’intégration participe également à créer un sentiment d’appartenance et d’engagement chez le collaborateur,
  • à l’aise : un accueil en bonne et bue forme permet à l’employé de rapidement prendre ses marques et de trouver sa place au sein de l’équipe.

De même, du côté de l’entreprise qui a recruté, l’onboarding à l’avantage de : 

  • dresser un portrait positif et une image valorisante de l’entreprise,
  • encourager la motivation et donc la productivité de l’employé, 
  • projeter une image positive de la marque employeur auprès des collaborateurs déjà en poste, 
  • favoriser une ambiance de travail agréable, 
  • permettre une connaissance mutuelle entre le collaborateur et l’équipe, 
  • jauger le degré de satisfaction réciproque de part et d’autre, 
  • éviter un départ volontaire d’un collaborateur insatisfait et de nouveaux coûts liés au recrutement.

Qu’est-ce que le pré-onboarding ? 

Le processus d’onboarding ne se met pas uniquement en place à compter du jour de l’arrivée du nouveau collaborateur. À l’inverse, il y a toute une phase de pré-onboarding qu’il est indispensable de considérer en amont. Ce travail de préparation amorce les premiers pas de l’intégration au sein de l’entreprise.

En effet, dès lors que le candidat a répondu positivement à l’offre d’emploi qui lui a été faite, le pré-onboarding peut débuter. Il consiste à préparer l’arrivée et l’accueil du futur employé. Cela se traduit généralement par des actions de ce type : 

  • Faire une annonce interne : il s’agit de préparer les salariés en poste à l’arrivée de leur nouveau collègue. Pour ce faire, un email à tous ou un message sur l’Intranet de l’entreprise est toujours le bienvenu. Le message peut comporter une présentation du futur collaborateur et également donner les détails de sa venue. 
  • Anticiper les besoins : afin que tout soit prêt au moment d’accueillir la nouvelle recrue, il faut profiter des jours restants pour préparer le poste de travail, les différents accès et identifiants, s’il y a lieu, et tout autre matériel que l’employé sera amené à utiliser dès son arrivée. 
  • Établir un programme d’accueil : celui-ci peut concerner la journée d’accueil mais ne s’y limite pas. Il pourrait être utile de structurer les jours voire les semaines à venir après le premier jour de travail. 
  • Préparer un message de bienvenue : cette attention permettra de développer chez l’employé un sentiment d’importance lorsqu’il constatera que son entrée ne passe pas inaperçu. Ainsi, un message d’accueil préparé à l’avance et partagé au sein de toutes les équipes est un geste qui participe grandement à une bonne première impression. 

Quels sont les éléments essentiels de l’onboarding ?

L’onboarding a pour but de mettre de en avant un certain nombre d’éléments propres à l’entreprise. En effet, le processus d’intégration doit permettre à l’employé de s’imprégner de : 

  • la vision et des objectifs de l’entreprise, 
  • des valeurs partagées par l’équipe, 
  • la structure et des relations hiérarchiques en place, 
  • l’organisation, du fonctionnement, des routines et des rituels.

Par ailleurs, on peut considérer que l’onboarding s’imbrique avec une multitude de processus RH. Il a notamment à voir avec les processus : 

  • de formation : avant de prendre pleinement possession de son poste, l’employé passe souvent par une étape de formation qui se juxtapose à sa période d’intégration,
  • d’évaluation : surtout au début, le processus d’onboarding prévoit aussi des opportunités de rétroaction pour le candidat et pour l’employeur,
  • de team building : les activités organisées au sein de l’équipe sont des occasions additionnelles de favoriser l’intégration,
  • de parrainage : il n’est pas rare d’attribuer un mentor au nouvel arrivé, ce qui lui permet de bénéficier d’une immersion et d’un apprentissage accélérés.

Dernière mise à jour le 12/08/2021