Le terme « Know Your Supplier » (KYS) signifie « connais ton fournisseur ». Il s’agit d’une pratique commerciale consistant à bien connaître et évaluer ses fournisseurs pour minimiser les risques et garantir la qualité des produits ou services.

KYS know your supplier : définition

Le terme « KYS » (Know Your Supplier) est une expression anglaise. Celui-ci se traduit littéralement par « Connais ton fournisseur » en français. Il s’agit d’un concept utilisé dans le domaine des affaires ainsi que de la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Celui-ci est essentiel pour toutes les institutions financières et les grandes entreprises collaborant avec des fournisseurs. Il désigne alors les pratiques et les procédures mises en place par une entreprise pour bien connaître et évaluer ses fournisseurs.

L’objectif du « Know Your Supplier » est d’obtenir une compréhension approfondie de son fournisseur, en termes de :

  • Fiabilité ;
  • Qualité ;
  • Conformité légale ;
  • Réputation.

Néanmoins, cette compréhension approfondie peut aussi concerner d’autres aspects importants des fournisseurs avec lesquels une entreprise travaille. Cela permet :

  • De réduire les risques liés à la dépendance vis-à-vis de certains fournisseurs ;
  • D’assurer la qualité des produits ou des services fournis ;
  • Ainsi que de se conformer aux réglementations en vigueur.

Quels sont les objectifs du KYS ?

L’objectif principal des procédures KYC et de KYS est de minimiser le risque de corruption et de fraude au sein des grandes entreprises et des institutions financières.

Ces problèmes, auxquels les organisations doivent régulièrement faire face, deviennent de plus en plus courants à l’ère numérique. En effet, ceux-ci représentent désormais une menace significative.

Un autre objectif essentiel est de permettre à ces organisations de numériser leurs processus et d’automatiser les tâches. Le but est de se protéger efficacement contre les différentes formes de fraude tout en simplifiant le travail des personnes responsables de ces activités. Par exemple, les fraudes aux virements.

Pourquoi le KYS ?

Depuis 2017, les services d’approvisionnement des grandes entreprises, mais aussi les institutions financières, sont assujettis à deux réglementations destinées à lutter contre la corruption, à prévenir les risques et les atteintes aux droits des employés et des parties prenantes impliquées dans le fonctionnement de l’entreprise.

Ces réglementations sont la loi Sapin 2 ainsi que la loi sur le devoir de vigilance.

Qu’est-ce que la loi Sapin 2 ?

La loi Sapin 2, adoptée en 2016, constitue une législation majeure en France. Elle vise :

  • Premièrement, à lutter contre la corruption ;
  • Deuxièmement, à accroître la transparence ;
  • Et enfin, à moderniser la vie économique.

Elle repose sur trois principaux piliers que les entreprises doivent prendre en compte dans leurs interactions avec leurs clients et fournisseurs.

Lutter contre la corruption

Tout d’abord, cette loi vise à lutter activement contre la corruption. Comment ? En imposant des normes strictes et en encourageant la mise en place de mécanismes de prévention au sein des entreprises. Elle établit des obligations de déclaration de certaines pratiques et transactions, contribuant ainsi à une culture de l’intégrité et de l’éthique au sein des organisations.

Renforcer la transparence

Ensuite, la loi Sapin 2 cherche à renforcer la transparence dans les opérations financières et commerciales. Elle exige que les entreprises de grande taille, c’est-à-dire celles comptant plus de 500 salariés et réalisant plus de 100 millions d’euros de chiffre d’affaires, divulguent davantage d’informations sur leurs :

  • Activités ;
  • Accords commerciaux ;
  • Relations avec les parties prenantes.

Cela vise à accroître la confiance du public et des investisseurs dans le fonctionnement des entreprises.

Moderniser la vie économique

Enfin, le troisième pilier de la loi Sapin 2 consiste à moderniser la vie économique en introduisant des dispositions favorables au développement durable et en encourageant la responsabilité sociale des entreprises. Cela inclut notamment le devoir de vigilance envers les droits humains et l’environnement pour les entreprises de grande envergure.

Qu’est-ce que la loi sur le devoir de vigilance ?

Le devoir de vigilance représente une obligation pour les entreprises de :

  • Concevoir ;
  • Publier ;
  • Puis de mettre en œuvre et évaluer un plan de vigilance.

Le but est de prévenir toute violation des droits de leurs employés ainsi que des parties prenantes associées à leurs activités.

Cette obligation légale s’applique aux entreprises qui ont employé, pendant deux années consécutives :

  • Plus de 5 000 salariés en France ;
  • Ou plus de 10 000 salariés en France et à l’étranger, conformément à la réglementation française.

Cette disposition a été introduite pour renforcer la responsabilité des grandes entreprises et promouvoir le respect des droits humains et de l’environnement dans leur chaîne d’approvisionnement et leurs activités globales.

Qu’est-ce que cela signifie pour une entreprise ?

Après avoir pris en compte ces lois, les entreprises doivent savoir avec quels tiers, elles vont pouvoir entrer en relation et réaliser un suivi de cette identification durant toute la durée de l’échange.

Cela peut se concrétiser à travers la mise en place de procédures de collecte d’informations sur les fournisseurs. Celles-ci sont instaurées systématiquement pour chaque nouveau fournisseur, accompagnées de rappels de suivi.

Il existe plusieurs conséquences à ce processus :

  • Le fait d’éviter les risques de corruption peut entraîner des amendes et nuire à la réputation d’une société ;
  • La construction d’une base de données fournisseurs facilite les échanges entre les entreprises et les fournisseurs, mais aussi les processus de décision d’achat ;
  • La permission d’une automatisation des processus limite également les risques de fraudes avec le facteur humain.

KYS – know your supplier : comment faire pour répondre aux réglementations ?

Avant de procéder à la mise en place du processus KYS, il est nécessaire de former son personnel à :

  • L’utilisation des différents outils mis à disposition, s’il y en a ;
  • La recherche d’informations ;
  • Ainsi qu’au suivi des tiers.

La mise en œuvre du processus est relativement facile. Voici les étapes :

  • Premièrement, la recherche d’informations doit être réalisée de manière complète, mais aussi précise. Son objectif est de comprendre en profondeur les tiers et leur fonctionnement. Cela permettra ensuite d’identifier les zones à risque de ces mêmes tiers.
  • Deuxièmement, une fois que les zones de risque sont identifiées, il ne faut pas que la surveillance de ces points fragiles soit négligée. De ce fait, il est essentiel de contrôler ces risques avec une surveillance régulière des tiers sur les différents points identifiés.

La mise en place des processus KYS et KYC peut être plutôt contraignante. Pourtant, leur apport au niveau de contrôle, et donc d’une sécurité plus importante est très intéressant. Leur obligation législative est vraiment utile, surtout pour éviter les fraudes liées à de faux fournisseurs.