La facture proforma est une facture provisoire qui permet à l’acheteur d’un bien d’équipement d’obtenir un crédit ou une autorisation, notamment pour une importation. Tout dirigeant de TPE a déjà eu une facture proforma. Dans quelles circonstances est-elle utile et comment s’y prendre pour l’émettre ?

La facture proforma, qu’est-ce que c’est ? 

L’expression « Pro forma » provient du latin et signifie « pour la forme ». C’est un document à caractère commercial, faisant office de devis officiel et présenté sous forme de facture. 

Elle s’utilise notamment pour les activités de vente et de prestations bien que le devis, lui, est réservé au BTP. 

La facture proforma simplifie les relations BtoB. C’est en quelque sorte un document provisoire, un modèle pour les documents complets qui seront fournis par la suite. Il est généralement accompagné des CGV.

Quel est le rôle d’une facture proforma dans la facturation ?

Avant tout, une facture proforma n’est pas une facture !

Même si un modèle de facture et un modèle de facture proforma sont (quasiment) impossibles à différencier l’un de l’autre, leur valeur et leur utilisation ne sont pas identiques.

En effet, la facture proforma n’a ni valeur fiscale ni comptable. Elle ne sert pas de justificatif de paiement ni de substitut d’une facture présentable aux autorités fiscales. 

De ce fait, ce document ne doit pas être comptabilisé comme une facture « classique », qui doit veiller au respect des contraintes de la série numérique.

Toutefois, la facture proforma a une réelle valeur au niveau commercial puisqu’elle vaut ce que vaut la relation commerciale entretenue avec le client.

En d’autres termes, son intérêt est commercial et ne concerne que le client et l’entreprise.

Elle peut néanmoins être demandée par l’administration fiscale pour justifier d’une exonération de TVA sur les opérations dont l’intervention d’un intermédiaire agissant en son nom propre est requise.

Que comporte le document proforma ?

La facture doit présenter : 

  • la mention « Pro Forma »
  • l’identification du fournisseur
  • le nom du prospect ou client
  • la date d’émission du document
  • un numéro de facture proforma
  • le détail des marchandises ou prestations
  • les quantités
  • les tarifs hors taxes
  • la TVA
  • les délais de paiement
  • les délais de livraison
  • la validité de l’offre
  • les conditions particulières
  • les déductions éventuelles

De plus, si la facture proforma est émise lors d’une transaction internationale, elle devra mentionner :

  • la devise de facturation,
  • et l’incoterm (c’est-à-dire les conditions de la livraison : lieu d’enlèvement, assurance et transfert de propriété).

Enfin, il faudra utiliser un logiciel de facturation afin de l’établir en bonne et due forme.

Quand doit-on utiliser une facture proforma ?

Une facture proforma peut toujours être utilisée comme un brouillon de facture qu’il sera possible de présenter à son client avant que l’opération ne soit formalisée de manière fiscale et comptable.

C’est la raison pour laquelle certains entrepreneurs et freelances se servent des factures proforma comme des devis.

Cependant, au niveau du commerce international, il est plus fréquent que les factures proforma soient utilisées ainsi : 

  • Comme justificatif ou preuve d’une opération qui ne s’est toujours pas matérialisée. Autrement dit, le client n’a pas encore reçu le bien ou service, et l’entreprise n’a pas encore été réglée
  • Pour concrétiser les conditions d’une opération
  •  Pour remplacer une proposition commerciale quand le vendeur et l’acheteur entretiennent une relation commerciale assidue
  • Ou encore pour documenter l’envoi d’échantillons à l’acheteur potentiel

Sa finalité est donc principalement commerciale.