La balance auxiliaire est un tableau comptable. Il rassemble et détaille en un seul document toutes les dettes qu’une entreprise a envers ses fournisseurs ou toutes les sommes que ses clients lui doivent. Les balances auxiliaires permettent de suivre facilement le recouvrement des créances et le paiement correct des dettes.

Qu’est-ce qu’une balance auxiliaire ?

En comptabilité, une balance auxiliaire est un document qui se présente sous la forme d’un tableau. Il regroupe l’ensemble des opérations comptables réalisées par les clients ou les fournisseurs d’une entreprise. On peut donc y voir les dettes des clients, d’une part et les créances des fournisseurs, d’autre part.

Ce n’est pas un document obligatoire, à la différence du grand livre ou du livre-journal, par exemple. Cependant, il est fortement conseillé d’y recourir pour tenir sa comptabilité à jour.

À quoi sert une balance auxiliaire ?

La balance auxiliaire sert à détailler les comptes de chaque client et de chaque fournisseur d’une entreprise. Elle permet de connaître les sommes que l’entreprise doit à chacun de ses fournisseurs, les créances. De même, elle permet de connaître en détail les sommes que chacun de ses clients lui doit. C’est un moyen de suivre le bon recouvrement des factures et le bon paiement des créances.

Elle donne en outre la possibilité de repérer rapidement les anomalies, comme un compte fournisseur débiteur ou un compte client créditeur. Grâce à elle, on peut alors plus facilement rectifier des erreurs. On l’utilise souvent au moment de faire un état des comptes.

Comment fonctionne ce document comptable ?

Les comptes de l’entreprise de chaque client et de chaque fournisseur possèdent un code unique. Dès lors, à chaque fois qu’une opération financière est réalisée, elle apparaît dans le compte auxiliaire du client ou du fournisseur.

Ensuite, toutes ces opérations sont regroupées dans la balance auxiliaire fournisseurs ou clients. De cette manière, l’entreprise peut rapidement voir les sommes qu’elle doit à chaque fournisseur et les sommes que chacun de ses clients lui doit.

Quelles sont les deux types de balances auxiliaires qui existent ?

Il existe deux types de balances auxiliaires. D’un côté, la balance auxiliaire fournisseurs, avec les créances de l’entreprise envers ceux-ci. Elle est rattachée au compte auxiliaire 401.

De l’autre, la balance auxiliaire clients, avec les dettes de ces derniers envers l’entreprise. Elle est rattachée au compte auxiliaire 411.

Quelquefois, on peut aussi trouver la balance auxiliaire « personnel – rémunérations dues » qui concerne le compte auxiliaire 421. Elle détaille les rémunérations qu’une entreprise doit à ses collaborateurs et les charges qu’elle doit payer sur ces rémunérations.

Que trouve-t-on sur ce tableau comptable ?

Ce tableau comptable regroupe les éléments suivants :

  • Les numéros de comptes généraux des clients ou des fournisseurs (ces comptes regroupent toutes les opérations comptables que l’entreprise réalise avec tous ses clients ou fournisseurs),
  • Les numéros de comptes auxiliaires des clients ou des fournisseurs (ces comptes regroupent toutes les opérations comptables que l’entreprise réalise avec un seul client ou fournisseur),
  • La dénomination des clients ou des fournisseurs,
  • Le solde des clients ou des fournisseurs au moment de l’ouverture de l’exercice comptable,
  • Les dettes des clients ou les créances des fournisseurs.

À noter : une entreprise ne peut établir une balance auxiliaire que si elle a déjà créé des comptes auxiliaires.

Comment lire une balance auxiliaire ?

La balance auxiliaire prend la forme d’un tableau. Lire ce tableau est relativement aisé.

Dans la première colonne, il y a le numéro du compte du client ou du fournisseur. Dans la colonne suivante, on trouve le nom des clients ou des fournisseurs.

Puis, la colonne suivante précise les sommes qui ont été débitées à chaque client. La colonne qui suit mentionne quant à elle les sommes que l’entreprise a créditées à chaque fournisseur.

Enfin, sur la dernière ligne, on peut voir le total des débits, le total des crédits et le solde restant à l’entreprise.