Entretien annuel d’évaluation

L’entretien annuel d’évaluation désigne une rencontre entre un salarié et son responsable hiérarchique, ou son employeur, qui a lieu tous les ans. Il n’est pas obligatoire. Son objectif est de faire le point sur la situation professionnelle du salarié dans l’entreprise. Pour l’employeur, c’est l’occasion de mieux connaître ses employés, leurs aspirations, leurs forces et leurs faiblesses. Pour le salarié, c’est souvent un moment propice pour négocier de meilleures conditions de travail ou des augmentations de salaire. Afin de tirer le meilleur parti de cette rencontre, il convient de bien la préparer. Il ne faudra pas la confondre avec un entretien professionnel ou un bilan de compétences.

Entretien annuel d’évaluation : définition

Dans une entreprise, l’entretien annuel d’évaluation est une rencontre entre un employé et son responsable. Il vise à faire le point sur les aptitudes professionnelles du salarié.

En général, c’est aussi un moment pour faire le bilan sur les objectifs du salarié. Souvent, le salarié et son responsable hiérarchique regardent ensemble si le salarié a accompli ses objectifs et en fixent de nouveaux.

Entretien annuel d’évaluation : à quoi ça sert ?

L’objectif de l’entretien annuel d’évaluation est de pointer les qualités et les défauts du salarié, dans une optique d’amélioration. Cet entretien peut apporter des bénéfices pour l’employé, comme pour l’employeur. 

Pour l’employeur, cet entretien est un moment idéal pour mieux connaître ses employés, d’un point de vue professionnel. C’est également l’occasion de définir des axes d’amélioration et de fixer de nouveaux objectifs. Finalement, c’est un bon moyen de motiver les salariés et de les encourager à poursuivre leurs efforts pour l’entreprise.

Pour les salariés, ce moment est parfois propice à la demande de contreparties. En effet, la bonne réalisation des objectifs ou de nouvelles responsabilités entraîne fréquemment une promotion ou une augmentation de salaire.

L’entretien annuel d’évaluation est-il obligatoire ?

La loi n’impose pas à l’employeur de réaliser un entretien annuel d’évaluation. C’est donc un dispositif facultatif.

En revanche, si l’employeur convoque un salarié pour un tel entretien, ce dernier ne peut pas refuser d’y participer. Par ailleurs, il devra avoir été informé des méthodes et des techniques d’évaluation que son entreprise utilise.

Il peut arriver que l’employeur soit obligé de réaliser ces entretiens. C’est le cas lorsque la convention collective de son entreprise le stipule.

Entretien annuel d’évaluation : cadre légal

Afin d’évaluer le salarié, l’employeur devra mettre en place des critères. Ceux-ci ne pourront ni être discriminatoires ni générateurs de stress chez le salarié. Le salarié devra en avoir eu connaissance avant l’entretien.

Si l’obligation de réaliser un entretien annuel d’évaluation apparaît dans la convention collective de l’entreprise, alors cette convention devra en préciser les modalités. Par exemple, elle devra spécifier la périodicité de ces entretiens, leur contenu, leur durée, etc. Si l’employeur ne respecte pas ces obligations, il s’expose à devoir indemniser ses salariés.

Par ailleurs, pendant l’entretien, l’employeur peut collecter des données personnelles sur l’employé, à condition que l’employé ait préalablement été mis au courant. Ces données seront protégées par le RGPD. L’employeur devra les conserver dans un fichier informatique.

Comment bien mener un entretien annuel d’évaluation ?

Il est de l’intérêt de l’entreprise que les entretiens annuels d’évaluation se déroulent le mieux possible. Pour ce faire, les employés et l’employeur doivent les préparer sérieusement en gardant en tête les sujets à aborder. 

Bien préparer son entretien annuel d’évaluation

Pour que l’entretien soit constructif, il convient pour les deux parties de le préparer correctement en amont. C’est pourquoi l’employeur devra prévenir le salarié en avance de la date et de l’heure de l’entretien par l’envoi d’une convocation. Celle-ci peut être remise en main propre à l’employé, ou bien lui être transmise au moyen d’un courrier recommandé. Dans cette convocation, l’employeur devra informer ses salariés des méthodes et des techniques d’évaluation utilisées par l’entreprise. Il est également recommandé de prévenir le salarié des différents points qui seront abordés afin qu’il puisse se préparer.

Faire le point sur les objectifs

La préparation pourra d’abord consister à comparer les objectifs fixés l’année précédente et leurs résultats. On pourra se questionner sur les causes des résultats :

• Les objectifs étaient-ils adaptés ?
• Si le salarié les a atteints, pourrait-on les augmenter ?
• Si le salarié ne les a pas réalisés, est-ce par manque de compétences professionnelles, à cause de raisons personnelles (congé maladie ou parental, problèmes de santé, etc.) ou parce que les objectifs étaient inadaptés ?

On pourra également lister les points forts et les points faibles du salarié afin d’imaginer des axes d’amélioration. On pourra même inviter le salarié à réaliser cette liste avant l’entretien.

Établir une grille d’évaluation

Il est ensuite vivement conseillé d’établir une grille d’évaluation qui devra rester strictement confidentielle. Celle-ci a pour but d’évaluer le salarié en toute objectivité. Attention toutefois, car cette grille ne peut servir qu’à apprécier les compétences professionnelles du salarié. Ainsi, il est impossible de lui poser des questions sur son orientation sexuelle, ses croyances religieuses ou sa santé, par exemple.

Afin de préparer l’entretien, il appartiendra donc à l’employeur de remplir cette grille, au moins provisoirement. Il pourra aussi demander au salarié qu’il la remplisse, de manière à ce qu’il réalise son auto-évaluation.

Entretien annuel d’évaluation : sujets à aborder

L’entretien en tant que tel peut se dérouler en quatre phases :

1. Bilan de l’année ;
2. Évaluation des compétences du salarié (points forts et points faibles) ;
3. Les souhaits de formation ;
4. L’ambiance au sein de l’équipe du salarié ;
5. Le bien-être en télétravail ;
6. Définition des nouveaux objectifs ;
7. Conditions de travail et rémunération.

Bien entendu, il s’agit d’un échange. L’employeur ou le responsable hiérarchique devra donc veiller à laisser le salarié s’exprimer. En outre, les nouveaux objectifs devront être déterminés d’un commun accord.

Il est courant que les employés profitent de l’entretien individuel pour négocier leurs conditions de travail. Ils pourront, par exemple, demander des horaires aménagés, du télétravail ou plus d’autonomie. Si les salariés ont rempli leurs objectifs, ils pourront aussi demander une augmentation de salaire.

Les bonnes pratiques à observer en entretien annuel d’évaluation

L’évaluation de la performance d’un salarié ne doit pas être un prétexte pour occulter les bonnes pratiques qui, pour certaines, sont celles qui caractérisent une réunion efficace. Cela passe par exemple par l’accueil du salarié. Celui-ci étant sûrement angoissé, l’accueillir de manière courtoise contribue à le mettre à l’aise tout en instaurant un climat de confiance. 

Il convient aussi de lui laisser tout le temps de parole nécessaire afin qu’il puisse exprimer ses idées. L’employeur ne doit surtout pas l’interrompre mais au contraire l’écouter attentivement. Il doit également éteindre son téléphone ou, au minimum, désactiver ses notifications. De plus, afin de garantir la confidentialité de l’échange, dans l’idéal, l’entretien doit se faire dans une salle fermée.

Entretien annuel d’évaluation : augmentation de salaire

Si le salarié a rempli ses objectifs, son employeur peut tout à fait lui offrir une augmentation de salaire. Ce n’est en aucun cas une obligation.

Par ailleurs, il faut savoir que si l’employé n’a pas rempli ses objectifs, l’employeur ne peut pas le rétrograder ou baisser son salaire, à moins que le salarié ne donne son accord. De même, le fait qu’un employé échoue plusieurs fois dans la réalisation de ses objectifs n’est pas un motif de licenciement à lui seul. Néanmoins, cela peut faire partie des éléments pour justifier un licenciement pour insuffisance professionnelle.

Après l'entretien

L’entretien annuel d’évaluation n’est pas finalisé lorsque l’employé et l’employeur se serrent la main. Ce dernier doit en effet produire un compte-rendu de l’entretien et informer le département des ressources humaines des conclusions qu’il a tirées. 

Compte-rendu de l’entretien

La plupart du temps, l’employeur rédige un compte-rendu dont les résultats resteront confidentiels. Rien ne l’oblige à le remettre à l’employé en question, sauf si celui-ci en fait la demande.

De même, si l’employeur remet ce compte-rendu au salarié, ce dernier n’est pas obligé de le signer en l’état. Par conséquent, s’il refuse de le signer, l’employeur ne pourra pas le sanctionner. Dans une telle situation, en cas de litige au conseil de prud’hommes, le document aura donc beaucoup moins de poids. Avant de consentir à le signer, s’il le souhaite, il peut y apporter les modifications qu’il juge nécessaires.

Informer les ressources humaines

Afin que l’entretien soit le plus profitable possible, le responsable hiérarchique qui a réalisé l’entretien, ou l’employeur, pourra en informer les ressources humaines. En effet, au moment de réorganiser un service, il sera bien utile aux RH de connaître les compétences et les aspirations de chacun.

De plus, faire évoluer un salarié sur un poste qui lui convient mieux le motivera davantage. Il sera dès lors plus enclin à rester plus longtemps dans l’entreprise.

Entretien annuel d’évaluation et entretien professionnel : différence

L’entretien professionnel est une rencontre entre l’employeur et chacun de ses employés. Cependant, à la différence de l’entretien d’évaluation, l’entretien professionnel est encadré par le Code du travail, et est donc obligatoire.

Il se déroule tous les deux ans, sauf si la convention collective applicable à l’entreprise prévoit d’autres modalités. Son objectif est exclusivement :

• D’étudier les perspectives d’évolution professionnelle du salarié, d’une part ;
• D’identifier ses besoins en matière de formation, d’autre part.

Entretien annuel d’évaluation et bilan de compétences : différence

Il ne faut pas non plus confondre l’entretien d’évaluation avec le bilan de compétences. Le bilan de compétences s’inscrit effectivement dans un projet d’évolution professionnelle beaucoup plus poussé qu’un entretien d’évaluation. En outre, ce sont des organismes privés qui le réalisent et n’importe quelle personne active peut y avoir accès, même les demandeurs d’emploi.

Il vise à :

• Analyser des compétences professionnelles et personnelles du bénéficiaire ;
• Analyser les motivations et les aptitudes du bénéficiaire ;
• Définir un projet professionnel ou de formation ;
• Aider le bénéficiaire à négocier une évolution de carrière ou la prise en charge d’une formation avec son employeur.