Un rapport d’étonnement est un document rédigé par des salariés nouvellement arrivés dans une entreprise. Il permet aux nouveaux entrants de livrer leurs impressions sur le fonctionnement et l’organisation de la structure. Ce n’est pas un document obligatoire, mais il peut s’avérer utile pour travailler sur de nouveaux axes d’amélioration.

Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ? 

Le rapport d’étonnement est un document récoltant les premières impressions des nouveaux salariés d’une entreprise. Non-obligatoire, il est généralement proposé par les ressources humaines en lien avec les employeurs et les managers. Son but est de soulever les éventuels dysfonctionnements ainsi que les points forts de l’entreprise. 

Il s’agit d’un document objectif qui doit aussi bien présenter les forces que les faiblesses de l’entreprise ; l’idée étant d’avoir la totalité des impressions du salarié.

Ce rapport peut être réalisé par tous les employés quelle que soit la nature de leur contrat de travail et sa durée. Avoir des rapports des stagiaires, des alternants et du personnel en CDD ou CDI permet d’obtenir une plus grande diversité dans les réponses. 

Quelquefois les entreprises demandent à des salariés déjà en poste depuis longtemps de faire un rapport d’étonnement dans deux cas : 

  • lors d’un changement de service,
  • ou lors d’une promotion. 

Ce type de document reste tout de même la plupart du temps réservé aux nouveaux entrants qui apportent une vision neuve sur le fonctionnement de la structure. 

À quoi sert-il ? 

Le rapport d’étonnement a de nombreux avantages aussi bien du côté de l’employeur que de celui du salarié. 

Les salariés, en réalisant cet exercice peuvent se familiariser plus rapidement avec cette nouvelle structure. Cela peut donc permettre d’accélérer leur processus d’intégration et leur sentiment d’appartenance à cette nouvelle entreprise. Ils ont le sentiment de jouer un vrai rôle dans l’organisation globale de l’entreprise et que leur avis compte.

Cependant, pour que ce processus fonctionne, Il est nécessaire que les managers soient ouverts aux critiques qui peuvent survenir. Il s’agit d’un rapport objectif, qui n’est pas là pour discriminer les différents membres de l’entreprise. Seulement, les critiques doivent être acceptées et les concernés doivent y être ouverts.

D’autre part, sans véritable travail a posteriori, ce rapport n’a pas d’utilité. En effet, son but n’est pas juste de recueillir les avis bruts des nouveaux employés, mais de mettre en place un véritable travail d’analyse et d’amélioration globale de l’entité. Les entreprises qui mettent en avant ce type d’approches doivent donc prendre en compte la part de travail qui restera à réaliser après réception du rapport. L’idée est ensuite de travailler sur les remarques développées et de renforcer les points forts tout en travaillant sur les axes d’amélioration. 

Comment faire un rapport d’étonnement ?  

L’employé peut créer ce rapport sur demande des ressources humaines. Pour que le document soit réellement utile, il doit être réalisé peu de temps après l’arrivée du nouvel employé. Généralement le nouveau salarié est encouragé à commencer à créer son rapport d’étonnement dès les premiers jours de sa prise de poste. De fait, il peut noter de manière neutre ses observations au jour le jour afin d’avoir une réelle prise de notes en continu. 

Au niveau de sa forme, le document peut avoir une longueur variée qui n’excèdera toutefois pas quelques pages. 

Pour optimiser cette prise de notes, les employeurs peuvent proposer une trame à compléter. Cela permet d’unifier les réponses et d’optimiser le processus de traitement des rapports. Fournir un modèle peut également aider les salariées à organiser leurs prises de notes et à fluidifier leur rapport. 

Par exemple, le type de questions à poser pourrait prendre cette forme : 

  • Comment s’est passée votre arrivée ? 
  • Que faudrait-il améliorer pour les futures arrivées ? 
  • Comment se passent vos relations avec : vos managers, vos collègues… ? 
  • Que pensez-vous du matériel mis à votre disposition ? 
  • Vous a-t-il manqué quelque chose ? 
  • Avez-vous des remarques à faire ? 

La restitution du rapport peut se faire sur simple envoi du document. Toutefois, certaines entreprises privilégient une remise à la fois écrite (afin de garder une trace) et orale accompagnée d’une présentation. Celle-ci permet alors aux supérieurs de poser les questions nécessaires à l’auteur du rapport. 

Dernière mise à jour le 12/05/2021