6 conseils pour mener des réunions efficaces

Au sortir d’une réunion efficace, les participants ont une idée claire de la tâche qui les attend. Ils pourront alors mener à bien leur travail plus efficacement. Mais pour que ce soit le cas, encore faut-il que la réunion soit efficace. Or, si le nombre d’heures passées en réunion d’équipe ne fait qu’augmenter, cela traduit bien une chose : c’est qu’elles le sont de moins en moins. Alors, comment faire en sorte qu’elles le redeviennent ? Quelles sont les mauvaises habitudes à bannir une fois passé la porte de la salle de réunion ? Réponse dans ce focus.

Qu’est-ce qu’une réunion efficace ?

Une réunion efficace, c’est avant tout un meeting permettant aux participants d’y voir plus clair sur ce qui est attendu d’eux. Ce que vous, animateur régulier de meeting d’équipe, devriez garder en tête, c’est qu’une réunion doit apporter quelque chose aux participants sans que ceux-ci aient l’impression d’avoir perdu leur temps. Pour ce faire, une réunion doit répondre à plusieurs critères, comme : 

• Avoir un ordre du jour dans lequel est défini l’objectif de la réunion ; 
• Impliquer tous les participants ; 
• Commencer et terminer à l’heure ; 
• Conduire à un plan d’action.

Malheureusement, de nombreuses équipes ignorent ces lignes directrices. Ce sont alors des milliers d’heures de travail (une heure de réunion équivalant à une heure de travail par participant)  qui sont jetées par la fenêtre chaque année. Si c’est votre cas, rien n’est perdu ! Voici quelques conseils pour que vos réunions profitent à vos collaborateurs plutôt qu’elles ne les desservent.

Réunion efficace : des conseils actionnables dès aujourd’hui

Conduire une réunion efficace, ce n’est pas sorcier. Pour mettre fin au cycle infernal des réunions qui s’apparentent plus à une perte de temps qu’à autre chose, il suffit d’appliquer les conseils suivants.

L’avoir préparée en amont

Se rendre à une réunion que l’on est supposé animer les mains dans les poches ne rend service à personne. Si vous ne savez pas par où commencer, vous pouvez vous aider de la méthode TOP. TOP est un acronyme signifiant : 

• Thème : le thème de la réunion doit être défini en amont ; 
• Objectif : ce à quoi servira le meeting ;
• Plan : les différentes parties qui ponctueront la réunion.

En commençant à structurer vos réunions avec la méthode TOP, vous serez sûr que vos collaborateurs vous remercieront. 

Ne convier à la réunion que les personnes dont la présence est indispensable

À combien de réunions avez-vous assisté où seuls 3 ou 4 des 20 participants contribuaient à la réflexion collective ? Beaucoup trop, sans doute. En plus de gaspiller du temps de travail, les participants passifs peuvent perturber la réunion en bavardant par exemple. Ainsi, il vaut mieux n’inviter à la réunion que les membres de l’équipe permettant d’avancer vers l’objectif défini en amont. 

Pour ne pas exclure certains collaborateurs (ce qui pourrait les vexer), une astuce consiste à leur laisser le choix d’assister ou non à la réunion. De cette façon, seules les personnes se jugeant utiles à cette réunion s’y rendront, laissant les autres avancer sur ce qu’ils ont à faire.

Se poser les bonnes questions

Avant de tenir une réunion, il convient de s’assurer que celle-ci est absolument indispensable. Pour ce faire, vous devrez vous poser les questions suivantes : 

• Le partage de cette information nécessite-t-il de réunir toute l’équipe ?
• Cette réunion peut-elle être remplacée par l’utilisation d’un autre support de communication ?
• La durée prévue de la réunion permet-elle d’aboutir à un plan d’action ou est-elle insuffisante ?

Répondre à ces questions devrait vous permettre d’avoir une première idée quant à l’utilité de cette réunion. 

Respecter le temps de vos collaborateurs

Votre ressource la plus précieuse (et celle de tout le monde) est le temps. Ainsi, vous vous devez de respecter celui de vos collaborateurs. Cela passe par : 

• Commencer les réunions à l’heure, en demandant aux participants de venir en salle de réunion 5 minutes en avance et en commençant le meeting à l’heure prévue même s’il y a des absents ; 
• Nommer un animateur, généralement la personne qui maîtrise le mieux les sujets abordés pendant la réunion. N’étant pas nécessairement le plus haut placé dans la hiérarchie, l’animateur sera chargé d’introduire le sujet, d’animer les débats et de clore la discussion ;
• Demander aux participants de respecter leur temps de parole. La durée des prises de parole peut être surveillée par un participant qui s’est vu désigné « gardien du temps » ;
• Éviter les réunions à rallonge : la durée maximale d’une réunion devrait être de 45 minutes afin que les participants ne décrochent pas ;
• Permettre aux personnes n’ayant plus rien à apporter de quitter la réunion ;
• Prévoir un temps pour les questions ;
• Respecter l’heure de fin prévue : si l’objectif de la réunion n’a pas été atteint à la fin de la réunion, il vaut mieux en programmer une nouvelle plutôt que de retenir des participants qui sont de moins en moins attentifs.

Conclure en faisant un résumé oral

À l’approche de la fin de la réunion, il revient à l’animateur de faire un bref résumé des points abordés pendant le meeting et de rappeler les décisions prises s’il y en a eu. Cette étape permet de préparer la réunion suivante en rappelant les idées majeures à tous.

L’après réunion : faire un compte rendu écrit

Une fois la réunion achevée, le meilleur moyen de faire en sorte que ce qui y a été dit reste dans les mémoires est de consigner toutes les idées abordées et les décisions prises dans un compte rendu. Le rédacteur de ce dernier sera désigné en début de réunion. Il sera alors chargé de prendre des notes des échanges et de les communiquer à tous les participants (ainsi qu’à ceux qui le souhaitent) après le meeting.

Ce que coûtent les réunions inefficaces aux entreprises

Si tous les animateurs de réunion appliquaient ces conseils, ça se saurait. C’est en effet rarement le cas, ce qui est d’autant plus effrayant quand, d’après Otter.ai, un salarié moyen passe 17,7 heures par semaine en réunion. Pour les managers, cette moyenne grimpe jusqu’à 21,3 heures par semaine. Et quand on sait que ces réunions n’aboutissent pour la plupart à rien, c’est plus ou moins une moitié de semaine de travail qui est perdue en discussions ne faisant pas avancer le débat. Au final, Otter.ai estime les pertes occasionnées par des réunions inefficaces à : 

• 2,5 millions de dollars par an pour une entreprise de moins de 100 salariés : 
• 100 millions de dollars par an pour une société comptant plus de 5 000 employés.

Bonus : 5 astuces pour des réunions en distanciel efficaces

Dans les grandes entreprises possédant plusieurs filiales aux quatre coins du globe, les réunions en distanciel sont monnaie courante. Bien que similaires aux réunions en présentiel dans leur déroulé, les réunions en distanciel n’en sont pas moins différentes. Ainsi, on n’augmente pas ses chances de mener une réunion en distanciel efficace de la même manière qu’on s’y prend pour faire de même avec un meeting en présentiel. Voici 5 astuces pour vous y aider.

Choisir le bon outil de communication

Au moment d’avertir les personnes qu’une réunion en distanciel aura bientôt lieu, vous devriez leur préciser avec quel outil elle se fera. Le choix variera en fonction du nombre de participants prévu et du prix. Certaines des options disponibles sur le marché sont les suivantes : 

• Zoom ; 
• Skype ;
• Teams ; 
• Webex ; 
• GoToMeeting ; 
• SparkUp.

Vérifier le matériel en amont de la réunion

On a tous connu ces angoisses d’avant réunion : mon ordinateur est-il suffisamment chargé ? Les participants ont-ils tous reçu le lien de la réunion ? Le meilleur moyen de les dissiper est de parer au plus pressé et de faire quelques préparations en amont, comme : 

• Tester le micro et la webcam de votre appareil ; 
• Mettre votre téléphone en silencieux ; 
• S’équiper d’un bloc notes pour noter les éléments importants ;
• Vérifier la connexion internet ; 
• Charger votre appareil ; 
• Ouvrir tous les documents utiles à la réunion.

Adopter le bon comportement

Le savoir être de rigueur lors des réunions en présentiel l’est aussi pour les réunions en distanciel. Toutefois, certaines bonnes pratiques, spécifiques aux particularités des meetings à distance, s’ajoutent, comme : 

• Allumer la caméra (au moins en début de réunion) pour que les participants sachent à qui ils s’adressent ;
• Couper le micro hors des prises de parole s’il y a du bruit autour de vous ou de l’un des participants ; 
• Demander à ce que chacun précise son prénom avant de prendre la parole quand les interlocuteurs ne se connaissent pas.

Privilégier les réunions courtes

La concentration se perd plus vite pendant les réunions à distance que durant les meetings en présentiel. La règle des « 45 minutes maximum » est alors encore plus d’actualité. Si la réunion prévue ne peut pas durer moins de 45 minutes, n’hésitez pas à laisser les participants aller prendre l’air au moins 5 minutes toutes les 45 minutes.

Donner un temps de parole à chacun

En distanciel, le risque qu’un participant monopolise la parole est grand. Pour éviter que cela se produise, l’idée consiste à attribuer un temps de parole à chacun. Les prises de parole seront chronométrées par un participant désigné en début de réunion. Ainsi, chacun pourra prendre part à l’échange et contribuer à la réflexion globale de manière équitable. La réunion pourra alors être ce qu’elle est censée être : un moment incitant à la collaboration et au partage des points de vue.