La fiche de paie est un document mensuel remis à un employé par son employeur et qui récapitule les informations relatives au travail et à la rémunération.

Qu’est-ce qu’une fiche de paie ?

La fiche de paie (également appelée bulletin de salaire ou bulletin de paie) est un justificatif qui regroupe les renseignements relatifs au travail d’un employé et sa rétribution.

Ce document permet de justifier le paiement du salaire auprès du salarié. C’est à l’employeur de remettre cet écrit à l’employé, soit mensuellement ou alors selon la périodicité de la paie au moment du versement de chaque rétribution.

Ce justificatif est obligatoire, et il doit être conservé par les salariés de manière illimitée. L’employé a trois ans à compter de la date de remise du bulletin de paie pour en contester le montant ou l’exactitude.

Il est à noter que les fiches de paie ont reçu divers changements en 2018. Désormais, une entreprise peut délivrer des fiches de paie plus simplifiées. En effet, le nombre de lignes a été divisé par 2 et les libellés sont plus clairs. En outre, une nouvelle présentation des rubriques existe.

 

La fiche de paie est-elle obligatoire ?

Le bulletin de salaire est obligatoire pour tous les employés, et ce, peu importe :

  • le nombre d’employeurs ;
  • le montant de la rémunération ;
  • la nature de la rétribution ;
  • la forme du contrat ;
  • la validité du contrat.

Ainsi, il s’agit d’une obligation appartenant à l’employeur. Lors de la rétribution, ce dernier doit donc remettre au salarié cette feuille justificative.

Il est également obligatoire qu’un apprenti reçoive des fiches de paie. Toutefois, il n’y a aucune obligation spécifique pour un stagiaire, mais il est vivement recommandé de lui transmettre un justificatif prouvant l’attestation du versement de sa gratification.

Les mentions obligatoires de la fiche de paie

La fiche de paie regroupe de nombreuses informations. Parmi elles, il y en a qui sont obligatoires. Elles donnent au document une valeur légale. 

Ces indications sont séparées en cinq parties :

  • L’identification de l’employeur et du salarié ;
  • Le salaire brut ;
  • Les cotisations et les contributions sociales ;
  • Le net à payer et celui imposable ;
  • Et enfin, les mentions obligatoires finales. 

Identification de l’employeur et du salarié

Éléments d’identification de l’employeur

Tout d’abord, il est nécessaire d’introduire les éléments relatifs à l’identification de l’employeur :

  • Ses prénoms et noms, son adresse ainsi que la dénomination de l’entreprise ;
  • Le numéro SIRET (il s’agit du numéro d’inscription de l’employeur auprès du répertoire national des entreprises et des établissements) ;
  • Le code APE ou bien code NAF ; il s’agit ici de la nomenclature d’activité de l’établissement d’emploi ;
  • Et enfin, la convention collective applicable.

Éléments d’identification du salarié

  • Les noms, ainsi que les prénoms du salarié ;
  • Son adresse postale ;
  • Son numéro de Sécurité sociale ;
  • Le début de son contrat de travail, mais aussi sa date d’ancienneté ;
  • L’emploi du salarié, sa classification, mais également sa catégorie ;
  • Le niveau hiérarchique dont il dépend ou bien son coefficient ;
  • La convention collective dont dépend le salarié (ce qui détermine les congés payés, les préavis, etc. de l’employé) ;

Informations sur la rétribution ainsi que sur les variables de paie

Les bulletins de paie doivent également contenir des informations concernant le salaire. Les voici :

  • La base de calcul du salaire de l’employé ;
  • La période de la fiche de paie ;
  • Le nombre d’heures de travail effectué pour l'entreprise, en particulier le nombre d’heures supplémentaires réalisées. Ainsi, il doit y avoir une distinction entre les heures travaillées à taux normal et celles considérées comme supplémentaires ;
  • Les absences non rémunérées, celles faisant figure d’exception, et les RTT ;
  • Les dates de congés ainsi que la valeur de l’indemnité de congés payés ;
  • Les absences en raison de maladie, les indemnités journalières de la Sécurité sociale ;
  • Le volume du forfait correspondant au salaire ainsi que la nature et le montant des accessoires de salaire étant soumis aux cotisations salariales, mais aussi patronales. Par exemple, les tickets restaurants, les primes, etc. Il s’agit des avantages en nature figurant sur la fiche de paie.

Cotisations et contributions sociales

Doivent également figurer sur ce document :

  • Le montant des différentes cotisations sociales. Il s'agit de celles correspondant à la santé, aux accidents du travail, aux maladies professionnelles, à la retraite, à la famille ainsi qu'au chômage.
  • Le taux des exonérations de cotisations et de contributions fiscales.
  • Le montant total versé par l’employeur. Cela regroupe le salaire brut, les cotisations de l'employeur, les déductions, les exonérations, mais aussi les allègements des charges sociales.

Net à payer et net imposable

À la suite des calculs de la fiche de paie, il est obligatoire d’indiquer en fin de bulletin de paie :

  • Le montant net à régler avant l’impôt sur le revenu (IR) prélevé à la source ; c'est-à-dire la somme qui aurait dû être versée au salarié sans retenue à la source.
  • Le prélèvement à la source de l’IR. Il s’agit du taux personnalisé, de l’assiette et du montant de l’impôt sur le revenu.
  • La date du paiement du salaire, mais également la méthode de versement ; par exemple, par virement, par chèque, etc.

Quelles sont les mentions finales obligatoires qui doivent figurer sur la fiche de paie ?

À la fin, il faudra indiquer :

  • La mention qui incite l’employé à conserver la fiche de paie sans limitation de durée ;
  • Dans le cas d’une activité partielle, le nombre d’heures indemnisées.

Quelles sont les mentions ne devant pas figurer sur la fiche de paie des salariés ?

Les mentions relatives à l’exercice du droit de grève ou bien à une éventuelle activité de représentation des salariés ne doit pas apparaître sur le bulletin de salaire.

Dans le cas échéant, la nature ainsi que le montant de la rémunération de l’activité de représentation doivent apparaître sur une fiche annexée à la fiche de paie que le gérant transmet à ses salariés.

Les modalités de remise à respecter

Le support du bulletin de paie

Depuis 2016, il est possible de remettre des bulletins de paie de manière dématérialisée à ses employés. Ainsi, tout se passe en ligne. Cela offre un gain de temps, et diminue également les coûts.

En revanche, si un employé s’oppose à la remise de ses fiches de paie en ligne, la personne se chargeant de la gestion des bulletins de salaire doit être en mesure de lui remettre ce document en format papier, que ce soit en main propre ou par voie postale.

La remise du bulletin de paie

Que ce soit pour une version en ligne ou en format papier, il n’y a aucun délai légal de remise de bulletin de paie précis. Celui-ci doit simplement avoir lieu à échéance régulière, c’est-à-dire, lors du paiement du salaire.