Le Kbis est un document officiel qui certifie qu’une entreprise est légalement enregistrée au tribunal de commerce. 

L’extrait Kbis est donc le document qui en découle, fourni par le registre du commerce et des sociétés (RCS), pour attester officiellement de l’immatriculation de l’entreprise en France et regrouper l’ensemble des renseignements juridiques que l’entreprise doit déclarer. 

Contenu du Kbis

  • le nom du greffe d’immatriculation ;
  • la raison sociale, le sigle, l’enseigne ;
  • le numéro d’identification (anciennement appelé numéro SIREN) ;
  • la forme juridique (SARL, SA, GIE, SCI…) ;
  • la devise et le montant du capital social ;
  • l’adresse du siège ;
  • la durée de la société ;
  • la date de constitution ;
  • le code NAF ;
  • l’activité détaillée (dans un texte) ;
  • le nom de domaine du site internet de l’entreprise ; 
  • l’adresse du principal établissement et éventuellement des établissements secondaires dans l’Union européenne ;
  • la fonction, les nom, prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes, si il y a lieu ;
  • Les éventuelles décisions du tribunal de commerce en matière de procédures collectives, s’il y a lieu (exemple : procédures de redressement ou liquidation judiciaires, procédures de sauvegarde…).

Lors de la création d’une entreprise, il faut constituer un dossier regroupant toutes les pièces justificatives et informations listées ci-dessus, afin de pouvoir faire enregistrer la société et ainsi établir le tout premier extrait Kbis. 

Utilité de l’extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est un document officiel, fourni par le greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise. Il permet une mise à jour régulière de la situation de l’entreprise. 

Un extrait Kbis n’a pas de durée de validité à proprement parler mais il est fréquent que des clients ou des partenaires d’une entreprise le demandent, et afin d’avoir les informations le plus à jour possible, qu’ils demandent un extrait Kbis daté de moins de 3 mois. En effet, passé ce délai, en cas de désaccord, et pour être opposable lors de démarches administratives, l’extrait doit dater de moins de 3 mois. 

Situations courantes pour lesquelles l’extrait de Kbis est demandé : 

  • L’ouverture d’un compte bancaire professionnel auprès d’une banque ;
  • Les candidatures pour des appels d’offres publics ;
  • Les achats de matériels et services professionnels ;
  • La souscription d’abonnement internet ou de téléphone par la société, etc.

Comment se procurer un extrait Kbis ? 

Puisque les informations que comporte l’extrait Kbis sont d’ordre public, tout un chacun peut se le procurer librement auprès du greffe concerné.

La demande peut s’effectuer en se déplaçant directement pour un retrait sur place au greffe du tribunal concerné, par voie postale, ou en ligne, où de nombreux sites proposent ce service. 

En Alsace, en Moselle et en Guyane, ce sont les tribunaux d’Instance ou de grande Instance qui délivrent les extraits Kbis contrairement aux autres régions où c’est le tribunal de commerce ; pour cela, pour les entreprises dont le siège social est immatriculé dans une de ces trois régions, il n’est pas possible de demander un extrait Kbis en ligne. 

Le Kbis plus en détails

En France, lors de la création d’une activité commerciale, il est obligatoire d’inscrire l’entreprise au registre du commerce et des sociétés ; l’absence d’enregistrement à ce registre étant considérée comme un délit de travail dissimulé (délit puni par des amendes allant de 45 000 à 225 000 euros et d’une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à 3 ans).

Une fois la société dûment immatriculée,  le greffe du tribunal de commerce délivre alors un document comparable à une « pièce d’identité » : le Kbis. Le nom provient du modèle d’imprimé qui était employé à l’origine. Ce modèle n’est aujourd’hui plus utilisé mais le nom n’a pas changé. 

  • Kbis provisoire : 

Dès lors que l’Insee a attribué un numéro d’identification (anciennement SIREN), il est possible de se déplacer en personne au greffe du tribunal de commerce, 48 heures après le dépôt du dossier de création d’entreprise, pour y faire la demande d’un Kbis provisoire. 

  • Extrait K : 

Il existe une distinction lors de la demande d’extrait : l’extrait Kbis concerne les personnes morales tandis que pour les personnes physiques, il s’agit de l’extrait K.

  • Kbis secondaire, extraits L et Lbis :

Dans le cas où une entreprise possède un établissement secondaire dans un greffe différent de celui de son siège social, elle peut demander l’extrait L (pour l’établissement secondaire d’une personne physique) ou l’extrait Lbis (pour l’établissement secondaire d’une personne morale.)