Le clean desk est une politique d’entreprise. On la connaît aussi sous le nom de politique du bureau propre, ou clean desk policy, en anglais. Elle consiste réduire les outils de travail présents sur le bureau au strict nécessaire, idéalement, seulement à un ordinateur. Si cette organisation des bureaux comporte plusieurs avantages, elle présente aussi un certain nombre d’inconvénients.

Le clean desk, qu’est-ce que c’est ?

Le terme « clean desk » est une expression anglaise qui veut dire, littéralement, « bureau propre ». Il s’agit d’une politique d’entreprise qui consiste à dépourvoir les bureaux d’objets personnels et autant que faire ce peut, de documents en format papier.

Concrètement, seul l’ordinateur est toléré sur le bureau, accompagné, éventuellement, d’un cahier et d’un stylo. Tous les autres documents, dossiers et affaires personnelles doivent être rangés dans des casiers, tiroirs ou armoires prévus à cet effet.

L’objectif est que le travailleur évite de s’éparpiller et reste bien concentré sur sa tâche. Par ailleurs, un bureau propre est censé favoriser l’apaisement et le bien-être.

Politique clean desk : quels avantages et inconvénients ?

Principe du clean desk : avantages

La politique clean desk apporte plusieurs avantages. Premièrement, elle est censée réduire le stress des employés provoqué par le désordre. Elle doit aussi favoriser la concentration des collaborateurs qui ne sont pas stimulés par des éléments extérieurs. In fine, un bureau propre rendrait les employés plus productifs.

Deuxièmement, cette politique d’entreprise améliore le respect de la confidentialité des données. En effet, moins de dossiers et de papiers sur les bureaux réduit le risque de laisser un document confidentiel à la vue de tous, même involontairement.

Troisièmement, un bureau propre fait bonne impression. Il s’agit d’une véritable carte de visite pour l’entreprise !

Quatrièmement, cette politique simplifie le travail des agents d’entretien. Les conditions de travail de ces derniers se voient améliorées et ils sont alors plus efficaces.

Cinquièmement, implémenter le principe du clean desk s’avère indispensable pour les entreprises qui se lancent dans une nouvelle organisation de leurs bureaux. On pense par exemple ici au flex office.

Finalement, la politique du bureau propre va de pair avec une politique plus écologique. En effet, le clean desk privilégie le numérique, ce qui diminue les impressions et l’utilisation du papier. 

Bureau propre : inconvénients

Si cette organisation des bureaux comporte ses avantages, elle a aussi ses inconvénients. Un bureau trop épuré peut déprimer les collaborateurs. Pour redonner une dimension agréable au bureau, l’entreprise pourra alors ajouter quelques éléments décoratifs.

De plus, certaines personnes peuvent souffrir de ne pas pouvoir s’approprier leur espace. Un espace de travail impersonnel peut leur donner l’impression que l’entreprise ne les reconnait pas en tant qu’individu.

Pour terminer, il faut noter que certains employés sont plus efficaces dans un environnement désordonné ! C’est du moins la conclusion d’une étude réalisée par l’université d’Exeter. Elle a montré que la productivité des travailleurs augmentait de 15 % dans un espace chaleureux, par rapport à ceux qui évoluaient dans un espace neutre. Encore plus surprenant, cette productivité pouvait être 30 % supérieure chez les collaborateurs qui avaient participé à l’aménagement de leurs bureaux.

Clean desk policy : comment mettre en place une politique de bureau propre ?

1. Adapter les espaces de travail

Pour mettre en place une clean desk policy, il faut tout d’abord adapter les espaces de travail. Il faut notamment prévoir suffisamment de rangements pour les dossiers et les effets personnels des employés. Les casiers doivent être sécurisés afin d’éviter les vols, qu’ils s’agissent des objets personnels des collaborateurs ou des documents professionnels sensibles.

2. Former et informer les employés

Ensuite, il faut former les employés à cette politique. Pour cela, il est possible de concevoir un manuel qui récapitule les normes du clean desk. Des affichettes présentes à plusieurs endroits du bureau peuvent également venir rappeler les bons gestes à adopter. Certaines entreprises peuvent même nommer un responsable clean desk, qui aura la charge de veiller au respect de la politique du bureau propre mais aussi, d’améliorer les espaces de rangement. Dans certains cas, l’employeur peut même envisager des formations pour introduire la notion et enseigner quelques bonnes pratiques. Enfin, pour que les normes soient respectées, elles peuvent être inscrites dans les contrats de travail.

3. Mettre en place des journées clean desk

Pour finir, les entreprises qui souhaitent implanter la politique du bureau propre dans leurs locaux peuvent envisager de faire des journées clean desk au préalable, de manière ponctuelle, afin de sensibiliser leurs collaborateurs à ce changement.