Le dossier du personnel est un répertoire physique ou virtuel où sont classées les informations des salariés d’une entreprise. Il est réparti en sous-dossiers, créés au moment de l’embauche. Ils comportent chacun l’information liée à l’identité, aux fonctions et à tout autre élément pertinent au travail de la personne embauchée.

Le dossier du personnel, c’est quoi ?

Le dossier du personnel est un dossier physique ou virtuel qui comporte les informations clés des salariés. Ces informations sont utilisées pour la gestion des ressources humaines et de la paie, à des fins administratives, donc. Ce dossier permet de suivre l’évolution d’un collaborateur, et ce, de son recrutement à sa sortie. 

Le dossier personnel facilite ainsi la gestion administrative des salariés. Il est le moyen de tenir à jour les événements de la vie du salarié au sein de la société. 

Enfin, il peut être en format papier ou en format numérique. De plus, à l’ère du numérique, un logiciel SIRH permet d’aider à gérer le dossier personnel d’un salarié, en dématérialisant les documents et en assistant dans les tâches RH.

Que contient le dossier du personnel ?

Les données personnelles

En fonction de ses besoins, l’entreprise a besoin d’avoir un minimum d’informations quant à ses salariés : 

  • Nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance ;
  • Coordonnées (adresse, téléphone) ;
  • Numéro de sécurité sociale du salarié ;
  • Permis de conduire (optionnel) ;
  • Personne à prévenir en cas d’urgence (optionnel).

Les données professionnelles

Tout comme les données personnelles, les données professionnelles sont classées dans le dossier personnel de chaque collaborateur :

  • Copie des diplômes ;
  • CV ;
  • Résultats des tests d’évaluation de la phase de recrutement ;
  • Contrat de travail actuel ;
  • Analyses des entretiens de performance ou entretiens annuels ;
  • Certificats de formation ;
  • Dossier disciplinaire (si nécessaire).

Le dossier du personnel s’enrichira avec de nouveaux éléments péri-professionnels tout au long de son contrat. Cela peut concerner les dates de demandes de congés et absences, les certificats médicaux, les arrêts de travail… Au moment du départ du salarié, son dossier comprendra aussi la lettre de démission, le solde de tout compte signé et l’entretien de sortie.

Que ne faut-il pas mettre dans ce dossier ?

Le dossier du personnel comporte des données importantes. Cela comprend des informations personnelles, dont certaines sensibles. Le service RH doit toutefois faire preuve de vigilance et ne pas mentionner certaines informations, interdites par la loi. 

Ces informations non autorisées font notamment référence aux informations faisant l’objet de discrimination au sein de l’entreprise. Cela peut être, par exemple, l’appartenance syndicale, les origines ethniques ou raciales, la religion, les opinions politiques, les orientations sexuelles, voire le type de logement…