Définition de : Flex office

Sommaire

Le flex office, ou bureau flexible, est un nouveau mode de travail. Il s’agit d’un nouvel espace de travail où les salariés n’ont pas de bureau personnel attitré. Cette pratique, pouvant être complémentaire au télétravail, possède ses avantages, puisqu’elle permet notamment d’économiser sur le loyer et les charges mais aussi de fluidifier la communication entre les différents membres d’une entreprise. Néanmoins, elle présente également des inconvénients : le passage d’un bureau classique à un gigantesque bureau partagé suppose des coûts financiers et une adaptation de la part de tous les collaborateurs.

Flex office : définition

Le flex office est un concept. Il désigne le fait, pour un salarié, de ne pas avoir de bureau attitré. C’est un terme anglais qu’on pourrait traduire en français par bureau flexible.

Très concrètement, quand une entreprise a mis en place le flex office et qu’un salarié arrive sur son lieu de travail, il s’installe là où il trouve de place. En d’autres termes, il n’a pas de bureau propre et tous les bureaux sont partagés entre tous les salariés.

Cette nouvelle pratique a été rendue possible avec l’avènement du numérique et surtout, des ordinateurs et téléphone portables. Grâce à ces outils, il n’est plus nécessaire pour un travailleur d’exercer ses missions depuis un lieu fixe. Dans la pratique, ce sont donc les entreprises qui travaillent avec des outils numériques qui peuvent recourir aux flex offices.

Flex office : exemple

Les entreprises qui ont fait appel à cette nouvelle organisation des bureaux sont plutôt de grands groupes. On peut citer, entre autres :

  • Bouygues Télécom,
  • Sanofi,
  • Danone,
  • PSA…

Flex office : avantages et inconvénients

Avantages du bureau flexible

L’avantage de cette nouvelle organisation des bureaux est qu’elle permet de résoudre deux problèmes majeurs. D’un côté, il n’est pas rare que dans certaines entreprises, des bureaux soient vides une bonne partie de la journée, notamment lorsque des employés sont souvent en réunion ou en déplacement. De l’autre, il est fréquent que les salles de réunions soient surchargées, surtout à certains moments de le journée.

Cette méthode d’organisation des bureaux se veut donc être un moyen de rentabiliser au maximum l’espace des lieux de travail. Une meilleure gestion rapporte forcément des bénéfices. Ils sont d’abord financiers, puisque l’entreprise peut réduire sa surface de bureaux, ce qui engendre des économies de loyer et de charges.

De plus, un employé qui se déplace au sein du bureau aura plus d’occasions de parler avec ses collègues. Cela améliore la communication directe et évite les malentendus pouvant survenir par mail ou chat. Ces échanges peuvent également stimuler la créativité et apporter de nouvelles idées pour résoudre des problèmes existants.

Inconvénients du bureau flexible

Les inconvénients du bureau flexible portent principalement sur deux points. D’une part, ils concernent la mise en place matérielle. Passer de bureaux personnalisés à un gigantesque bureau partagé engendre des dépenses en termes de temps et d’argent. Outre le mobilier et l’aménagement, il faut doter tous les collaborateurs en matériel informatique portatif et équiper l’entreprise de nouveaux logiciels de gestion, de communication interne ou encore, de stockage de données.

D’autre part, les inconvénients des bureaux flexibles ont trait à l’humain. Le passage au flex office n’est pas toujours facile ni pour les employés, ni pour les managers. Les premiers peuvent se sentir perdus ou mal à l’aise, tandis que les seconds devront adapter leurs méthodes de travail et de gestion d’équipe à ces nouveaux espaces et à ces nouvelles manières de travailler.

Mettre en place le flex office dans son entreprise

Assurer la mise à disposition du matériel technique et informatique

La mise en place du flex office requiert de mettre à la disposition des salariés plusieurs éléments matériels et informatiques, parmi lesquels :

  • une connexion wi-fi excellente,
  • un moyen de stocker ses fichiers en ligne (comme un cloud),
  • du matériel pour se connecter à chaque poste de travail (prises électriques, câbles…),
  • un système de réservation pour les salles de réunion,
  • un casier pour ranger ses affaires personnelles le soir et en journée,
  • une messagerie interne fonctionnelle, etc.

Aménager des espaces de travail

Par ailleurs, chaque espace de travail doit être pensé pour favoriser une tâche précise. Ainsi, idéalement, certains espaces privilégieront :

  • les échanges, comme les salles de réunions,
  • la concentration,
  • le calme, comme les salles de repos,
  • la distraction, comme des salles de pause, etc.

Revoir ses méthodes de management

Pour finir, les bureaux flexibles demandent de revoir les méthodes de management classiques. En effet, dans de tels bureaux, il n’est plus possible de contrôler les salariés de la même façon que l’on pouvait le faire avant. Cela implique que les managers fassent confiance à leurs collaborateurs. 

Par ailleurs, les managers devront apprendre à :

  • dynamiser le lieu de travail,
  • faire en sorte que chacun des membres de leurs équipes se sente à l’aise dans cette nouvelle configuration,
  • gérer la cohésion d’équipe, la communication et l’organisation des tâches dans un lieu où les salariés ne se regroupent pas forcément par département, etc.

Flex office et télétravail

Le principe du flex office peut tout à fait se coupler au télétravail, c’est-à-dire, le fait de ne pas travailler dans les locaux de l’entreprise. De fait, les employés en télétravail sont l’un des facteurs qui expliquent que certains postes de travail ne soient pas occupés dans un bureau.

D’ailleurs, les entreprises qui réalisent le plus d’économies grâce au flex office sont probablement celles qui ont une partie de leurs effectifs en télétravail. Le principe de cette pratique est effectivement d’avoir moins de postes de travail que d’employés.

En plus, les bénéfices du télétravail sont nombreux pour les employés :

  • Réduction du temps de transport,
  • Meilleure conciliation de la vie personnelle et professionnelle,
  • Plus grande autonomie, etc.

Toutefois, l’employeur doit être conscient qu’il ne peut pas mettre un employé en télétravail comme il le souhaite. Il doit effectivement se conformer à plusieurs obligations pour ce mode de travail à domicile.

Dernière mise à jour le 22/04/2021

Julien Dupé, CEO et Fondateur de Infonet

La synthèse de Julien Dupé (CEO et Fondateur de Infonet.fr)

Le flex office désigne un lieu de travail où les salariés n’ont pas leur propre bureau mais où tous partagent tous les bureaux. On l’appelle aussi le bureau flexible.

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