L’avoir est un document qui sert à reprendre des facturations incorrectes. Il permet d’annuler partiellement ou totalement une facture qui a déjà été finalisée. Cela se fait dans le but de rembourser la totalité ou une partie d’un achat.

Un avoir, qu’est-ce que c’est ?

L’avoir est un document qui est aussi parfois appelé une note de crédit. Les deux termes désignent ainsi un document légal qui permet de rectifier ou d’annuler une facture déjà émise. On dit donc aussi que c’est une facture négative. Elle est utilisée pour corriger la facture initiale lorsqu’il y a besoin d’effectuer un remboursement ou une annulation du paiement.

Pourquoi faire un avoir ?

Les règles comptables interdisent de strictement de supprimer ou d’altérer quelconque document comptable. C’est pourquoi il est impossible de modifier une facture déjà finalisée et qu’il est donc nécessaire d’émettre un nouveau document complémentaire.  

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles une entreprise peut décider d’émettre une note de crédit. Certaines sont liées à une erreur lors d’une première facturation. D’autres peuvent venir a posteriori, pour simplement changer le montant de la facture déjà émise.

Parmi les raisons les plus courantes pour émettre un avoir, on retrouve :

  • l'annulation d'une facture réglée par erreur,
  • le retour de marchandises,
  • l’exercice du droit de rétractation par le client,
  • le geste commercial qui a pour but d'offrir à des clients une ristourne ou un rabais à posteriori de l’achat,
  • la non-disponibilité d’un produit ou d’une marchandise déjà payé.

Comment réaliser une facture d’avoir ?

Le seul moyen d’annuler ou de modifier une facture enregistrée, comme indiqué précédemment, est d’émettre une facture d’avoir. Ce document, comme tous les autres documents comptables, est très encadré et doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires.

Elle doit ainsi reprendre toutes les mentions obligatoires déjà présentes sur la facture d’origine (n° de facture, date de facturation, coordonnées du client, produits ou services vendus, prix HT, etc.).

En plus de ces éléments, elle doit également obligatoirement contenir la mention de crédit en référence à la facture d’origine qu’elle annule ou modifie :

« Facture d’avoir, en remboursement de la facture n°XXXX, émise le JJ/MM/AAAA ».

Par ailleurs, les montants corrigés qui étaient à l’origine mentionnés comme « nets à payer » doivent être changés sur la facture d’avoir par « net à créditer », « net à votre crédit » ou encore, « net à déduire ».

L’avoir est à conserver en deux exemplaires. L'un pour le vendeur et l'autre pour le client, comme preuve d’annulation ou de modification de la facture originale. Le vendeur a la responsabilité de conserver la facture d’avoir pour une durée de 10 ans. En effet, cette durée minimale est la période durant laquelle la facture pourrait être réclamée par l’administration fiscale française.