S’inscrire au RCS est obligatoire pour toute entreprise exerçant une activité commerciale en France. En effet, cette formalité concerne l’ensemble des sociétés et personnes physiques qui pratiquent une activité de commerce.

C’est le RCS, pour registre du commerce et des sociétés, qui se charge d’immatriculer ces entreprises, et ce, dès leur création. Il leur permet d’obtenir un numéro RCS unique, ainsi qu’un extrait Kbis, qui atteste de leur existence légale. La procédure d’immatriculation varie en fonction de la forme juridique de l’entreprise.

Qu’est-ce que le registre du commerce ?

Le RCS, pour registre du commerce et des sociétés ou tout simplement, registre du commerce, recense l’ensemble des informations légales sur les entreprises exerçant une activité commerciale en France. Sa fonction est aussi d’immatriculer ces dernières lors de leur création.

À la suite de cette immatriculation, l’INSEE, l’Institut National de la Statistique et des Études Économiques, attribue aux entreprises un numéro RCS. Ce numéro sert à les identifier et à prouver qu’elles existent légalement. Il est obligatoire, officiel, unique et invariable. Il ne peut disparaître que si l’entreprise n’existe plus officiellement, c’est-à-dire, seulement si elle se fait radier du RCS.

Le numéro RCS comporte quatre éléments. D’abord, l’inscription « RCS ». Ensuite, la ville d’immatriculation. Puis, une lettre. Et enfin, le numéro SIREN de l’entreprise.

À savoir : dans un numéro RCS, la lettre A correspond aux commerçants et la lettre B, aux sociétés.

Qui doit s’inscrire au RCS ?

L’inscription au RCS concerne les : 

  • Sociétés commerciales, comme les SARL, SAS, SASU, SA…
  • Entreprises exerçant des actes de commerce, comme les entreprises individuelles commerciales,
  • Auto-entreprises ou micro-entreprises à l’activité commerciale (depuis 2014).

À noter :

Pour les auto-entrepreneurs et les micro-entrepreneurs, s’inscrire au RCS est gratuit. La formalité s’effectue au moment de la déclaration d’activité, pour les nouveaux auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs. Pour les anciens, elle se fait au greffe du tribunal de commerce ou en ligne, sur le site d’Infogreffe.

En revanche, l’inscription au RCS ne concerne pas les :

  • Professions libérales,
  • Entreprises artisanales à l’effectif de moins de dix salariés.

À noter :

Les entreprises artisanales à l’effectif de moins de dix salariés doivent s’inscrire au registre des métiers (RM). Cette démarche leur confère non pas un numéro RCS, mais un numéro RM. Par contre, si leur activité est mixte (artisanale et commerciale), elle devront s’inscrire au RCS et au RM.

À quoi sert l’inscription au RCS ?

L’immatriculation au RCS donne le statut de personnalité morale aux sociétés. Surtout, elle permet à toute entreprise d’obtenir un numéro RCS ainsi qu’un extrait Kbis. L’extrait Kbis constitue la preuve de la création officielle de l’entreprise.

À savoir : les micro-entrepreneurs et auto-entrepreneurs ne reçoivent pas un extrait Kbis, mais un extrait K.

Grâce au numéro RCS et aux extraits K et Kbis, les entreprises peuvent accomplir un certain nombre de formalités dans les domaines administratif et commercial. Par exemple, elles peuvent facturer des prestations de service. En effet, le numéro RCS est une donnée qu’il faut absolument mentionner sur tout type de contrat ou de facture, entre autres. Le numéro RCS peut aussi être demandé au moment de contacter l’administration fiscale. Quant au Kbis (ou à l’extrait K), il s’agit d’un document que les établissements bancaires ou financiers requièrent souvent pour ouvrir un compte bancaire professionnel ou souscrire un crédit. En règle générale, un extrait Kbis de moins de trois mois est fréquemment demandé pour la réalisation des différentes démarches.

S’inscrire au RCS, comment faire ?

Pour s’inscrire au RCS, il faudra, en premier lieu, retirer un dossier de création. Ce retrait peut s’effectuer soit au greffe du tribunal de commerce, soit au centre de formalités des entreprises, le CFE. Il faut savoir que l’inscription au RCS se fait auprès du greffe dont dépend le siège social de l’entreprise.

En deuxième lieu, il faudra réunir les pièces justificatives du dossier. Celles-ci ne sont pas les mêmes dépendamment de la forme juridique de l’entreprise, mais généralement, on retrouve :

  • Les statuts (signés et paraphés), dans le cas des sociétés,
  • L’attestation de dépôt de capital social,
  • Le formulaire de constitution,
  • L’attestions de domicile (ou le justificatif de domicile),
  • L’attestation de parution de l’annonce légale, dans le cas des sociétés,
  • Les frais de greffe (sauf pour les auto-entreprises ou micro-entreprises).

Puis, il conviendra de déposer le dossier, soit auprès du greffe compétent, soit auprès du CFE. Après examen et acceptation du dossier, l’INSEE délivrera un numéro RCS à l’entreprise. Cette étape dure habituellement trois à quinze jours.

Où trouver son numéro RCS ?

Finalement, l’entreprise pourra retrouver son numéro RCS sur :

  • Son extrait Kbis, pour les sociétés,
  • Son extrait K, pour les auto-entrepreneurs ou micro-entrepreneurs,
  • Sa fiche entreprise, pour l’ensemble des entreprises.

Les extraits K et Kbis peuvent être retirés directement auprès du greffe compétent. En 2020, le coût de cette démarche était de 2,82 euros. Il est aussi possible de demander leur envoi par courrier au prix de 4,08 euros (tarifs 2020).

D’autres sites web spécialisés dans les données des entreprises proposent également le téléchargement ou l’envoi de ces formulaires par email. Ainsi, avec Infogreffe par exemple, télécharger ou recevoir un Kbis par email coûtait 3,53 euros, en 2020.

Infonet.fr, autre acteur de la data d’entreprise, offre en téléchargement illimité les fiches de plus de 11 millions d’entreprises françaises, sur simple inscription. Par ailleurs, il met à disposition de ses abonnés dix Kbis par mois, avec une offre d’essai sans engagement à 1,90 euro (tarifs en 2021). 

Combien coûte l’immatriculation au registre du commerce et des sociétés ?

Excepté pour les micro-entreprises et auto-entreprises, l’immatriculation au RCS n’est pas gratuite. À titre indicatif, en 2020, s’inscrire au RCS coûtait :

  • 39,42 euros pour une société commerciale (SARL, SAS…),
  • 25,34 euros pour une entreprise individuelle.

Par ailleurs, selon la forme juridique de la société et la nature de l’activité, d’autres frais peuvent s’ajouter pour la réalisation de démarches annexes. C’est le cas, par exemple, des frais de publication au journal d’annonces légales.