S’inscrire au registre du commerce est obligatoire pour toutes les sociétés, mais aussi pour toutes les entreprises individuelles et tous les micro-entrepreneurs ou auto-entrepreneurs exerçant une activité commerciale. Cette immatriculation leur permet d’obtenir un numéro RCS unique ainsi qu’un extrait Kbis, nécessaires pour prouver que l’entreprise existe légalement et pour effectuer certaines démarches. L’inscription au RCS implique la constitution d’un dossier de création, qui peut varier en fonction de la forme juridique de l’entreprise. 

Le registre du commerce, c’est quoi ?

Le registre du commerce est une base de données qui regroupe l’ensemble des informations légales sur les entreprises. Son nom complet est registre du commerce et des sociétés (RCS).

Le RCS immatricule les micro-entreprises, entreprises individuelles et sociétés commerciales lors de leur création. Il leur attribue alors un identifiant unique, officiel et invariable, qu’on appelle le numéro RCS. Ce numéro n’est supprimé que lorsque l’entreprise se fait radier du RCS et qu’elle n’existe plus juridiquement. 

Le numéro RCS a 4 composants. D’abord, une mention : « RCS ». Ensuite, une ville, qui est la ville d’immatriculation de l’entreprise. Puis, une lettre : A pour les commerçants et B pour les sociétés. Et pour finir, le numéro SIREN de l’entreprise.

Pourquoi s’inscrire au registre du commerce ?

S’inscrire au registre du commerce est une obligation pour tout type d’entreprise commerciale. Cette formalité est indispensable pour exercer légalement une activité commerciale.

L’inscription au RCS se matérialise par un numéro RCS et un extrait Kbis. Cet extrait prouve que l’entreprise est officiellement créée.

Le numéro RCS et le Kbis sont essentiels pour les entreprises, dans le sens où ils leur permettent de réaliser des démarches administratives et commerciales. En effet, le numéro RCS doit figurer sur plusieurs documents administratifs, comme les contrats ou les factures. Il sert également à contacter l’administration fiscale ou à faire de la publicité commerciale. De plus, les banques et les établissements financiers exigent souvent aux entreprises qu’elles leur fournissent un Kbis pour ouvrir un compte professionnel ou souscrire un crédit. Enfin, les partenaires peuvent réclamer un extrait Kbis pour s’assurer de l’existence légale des entreprises avec qui ils font affaire.

À noter : généralement, l’administration, les établissements financiers ou les entreprises demandent de présenter un extrait Kbis récent, de moins de trois mois. 

Qui doit s’inscrire au registre du commerce ?

Les entreprises qui doivent s’inscrire au registre du commerce sont : 

  • Toutes les sociétés commerciales, comme les SARL, SAS, SASU, SA… L’immatriculation leur attribue la personnalité morale, 
  • Toutes les entreprises exerçant une activité commerciale (cela concerne les entreprises individuelles commerciales,
  • Tous les auto-entrepreneurs ou micro-entrepreneurs exerçant une activité commerciale.

À noter : l’obligation de s’inscrire au RCS ne concerne les micro-entreprises et auto-entreprises que depuis le 19 décembre 2014.

Les entreprises exerçant une activité artisanale et possédant un effectif de moins de dix salariés ne doivent pas s’inscrire au registre du commerce et des sociétés. Elles doivent en effet s’inscrire au RM, le répertoire des métiers. Cette démarche leur confère non pas un numéro RCS, mais un numéro RM.

Cependant, si une entreprise exerce à la fois une activité commerciale et artisanale, elle devra s’inscrire :

  • Au RCS, d’une part,
  • Et au RM, d’autre part.

Pour terminer, il faut savoir que l’immatriculation RCS ne concerne pas les professions libérales.

Comment s’inscrire au registre du commerce ?

L’inscription au registre du commerce se fait au moment de la création d’entreprise. Pour s’inscrire au registre du commerce, il faut récupérer un dossier de création :

  • Soit auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège social de l’entreprise,
  • Soit au centre de formalités des entreprises (CFE) dont dépend le siège social de l’entreprise.

Le dossier devra comporter plusieurs pièces justificatives. Celles-ci peuvent varier en fonction de la forme juridique de l’entreprise mais généralement, on retrouve :

  • Un formulaire de constitution,
  • Une attestation de dépôt de capital social, 
  • Une attestation ou un justificatif de domicile,
  • Les frais de greffe.

Les sociétés devront également joindre l’attestation de parution de l’annonce légale ainsi que leurs statuts, paraphés et signés. Les statuts sont un contrat qui décrit l’ensemble des règles de fonctionnement de la société. Ils contiennent des mentions obligatoires, telles que :

  • La dénomination sociale,
  • La forme juridique,
  • L’objet social,
  • Le siège social,
  • La durée,
  • Le montant du capital social,
  • L’identité des associés ou actionnaires fondateurs, etc.

Rédiger les statuts doit se faire avec attention. Cette mission peut s’avérer complexe, c’est pourquoi bon nombre de sociétés choisissent de la confier à un professionnel, comme un :

  • Comptable,
  • Avocat,
  • Ou expert-comptable.

Bien sûr, il est possible de rédiger des statuts seul :

  • En s’appuyant sur des modèles personnalisables sur internet,
  • Ou en passant par des plateformes juridiques en ligne. 

Une fois le dossier de création complété, il reste plus qu’à le déposer au greffe ou CFE compétent ; c’est-à-dire, au greffe ou au CFE dont dépend le siège social de l’entreprise. Suite à l’examen du dossier par un greffier, l’INSEE (Institut national de la statistique et des études économiques) délivre un numéro RCS à l’entreprise, ainsi qu’un extrait Kbis. Le délai peut aller de 3 à 15 jours.

Comment s’inscrire au registre du commerce comme auto-entrepreneur ?

Les nouveaux auto-entrepreneurs ou micro-entrepreneurs devront s’immatriculer au moment de leur déclaration d’activité, en ligne, sur le site d’Infogreffe. Un auto-entrepreneur ou micro-entrepreneur ayant déjà déclaré son activité, par contre, pourra réaliser la démarche d’inscription au RCS :

  • Soit en ligne, sur le site d’Infogreffe,
  • Soit au greffe du tribunal de commerce dont dépend son siège social.

À la fin du processus, l’INSEE attribuera un numéro RCS au micro-entrepreneur ou auto-entrepreneur. Ce dernier recevra aussi un extrait K, équivalent de l’extrait Kbis pour les micro-entreprises et auto-entreprises.

Combien coûte l’inscription au RCS ?

S’inscrire au registre du commerce a un coût. En 2020, les frais d’inscription étaient de 39,42 euros pour une société et de 25,34 euros pour une entreprise individuelle. En revanche, pour une micro-entreprise ou auto-entreprise, la démarche est gratuite. :

En fonction de la forme juridique de l’entreprise, d’autres frais peuvent s’ajouter. Par exemple, les sociétés doivent payer des frais pour la publication au journal d’annonces légales.

Comment se procurer le numéro RCS d’une entreprise ?

Le numéro RCS est une donnée publique. Par conséquent, n’importe qui peut se procurer le numéro RCS d’une entreprise. Pour cela, il faudra trouver son Kbis ou sa fiche entreprise. Plusieurs options s’offrent alors.

Tout d’abord, demander et retirer le Kbis directement au greffe du tribunal de commerce du siège social de l’entreprise. Cette procédure a un coût : 2,82 euros (tarif 2020).

Sinon, demander au greffe l’envoi de ce Kbis par courrier. En 2020, le prix était de 4,08 euros.

Ou alors, télécharger le Kbis ou demander son envoi par mail depuis le site Infogreffe. À titre indicatif, en 2020, le tarif était de 3,53 euros.

Finalement, passer par des sites web spécialisés, comme Infonet. La plateforme propose le téléchargement de 10 Kbis par mois avec un abonnement sans engagement et une offre d’essai à 1,90 euro pour 48 heures (tarifs en février 2022). Les professionnels peuvent également consulter et télécharger les fiches de plus de 11 millions d’entreprises françaises, et ce, gratuitement, sur simple inscription.