L’immatriculation RCS est une formalité obligatoire lors de la création d’une entreprise. Elle s’applique à toute sociétéentreprise individuelle ou micro-entreprise exerçant une activité commerciale en France. Elle permet d’obtenir un numéro RCS unique ainsi qu’un extrait Kbis, indispensables pour attester de l’existence légale de l’entreprise mais également pour effectuer certaines démarches administratives et commerciales. En fonction de la forme juridique de l’entreprise, l’immatriculation RCS impliquera la réalisation de différentes démarches. 

L’immatriculation RCS, qu’est-ce que c’est ?

L’immatriculation RCS, c’est une démarche obligatoire au moment de créer une entreprise. Elle donne une forme juridique à l’entreprise et prouve ainsi qu’elle existe légalement.

Elle donne lieu à l’attribution d’un numéro RCS qui sert à identifier l’entreprise. Les numéros RCS sont effectivement des codes qui permettent d’identifier toutes les entreprises commerciales, en France. Comme c’est l’INSEE (Institut National de la Statistique et des Études Économiques) qui attribue le numéro RCS, ce code porte aussi le nom de numéro INSEE.

Le numéro RCS est officiel et unique. Il ne change pas au cours de la vie de l’entreprise. Il ne peut être supprimé qu’au moment de la radiation de l’entreprise du RCS, le registre du commerce et des sociétés.

Quatre composantes forment le numéro RCS. En premier lieu, la mention « RCS ». En deuxième lieu, la ville d’immatriculation. Puis, une lettre : A s’il s’agit d’un commerçant et B s’il s’agit d’une société. Et pour finir, le numéro SIREN de l’entreprise.

L’immatriculation RCS, à quoi ça sert ?

L’immatriculation RCS sert avant tout à obtenir un numéro RCS et un extrait Kbis. On dit de cet extrait qu’il est, en quelque sorte, la carte d’identité de l’entreprise.

Le Kbis, où figure le numéro RCS, est indispensable aux entreprises pour réaliser certaines démarches, qu’elles soient administratives ou commerciales. D’ailleurs, administrations, établissements financiers ou partenaires demandent souvent aux entreprises de présenter un extrait Kbis de moins de trois mois pour :

  • Réaliser des factures pour des prestations et services de nature commerciale. En effet, il est obligatoire de faire apparaître le numéro RCS sur des documents comme les factures ou les contrats, par exemple,
  • Procéder à l’ouverture d’un compte bancaire professionnel,
  • Faire de la publicité commerciale,
  • Souscrire un crédit,
  • Réaliser des déclarations ou tout autre type de formalité avec l’administration fiscale, etc.

Qui doit s’immatriculer au RCS ?

De nombreuses entreprises sont concernées par l’immatriculation au RCS. D’abord, les sociétés. Parmi ces dernières, on retrouve par exemple les SAS, SASU, SARL ou SA. L’immatriculation leur confère la personnalité morale. 

Ensuite, les entreprises qui exercent des actes de commerce. Ici, on retrouve notamment les entreprises individuelles commerciales.

Enfin, les micro-entreprises ou auto-entreprises exerçant une activité commerciale. Concernant ces dernières, l’immatriculation au RCS est obligatoire depuis le 19 décembre 2014. 

En revanche, les entreprises qui exercent une activité artisanale et dont l’effectif est inférieur à dix salariés ne doivent pas s’immatriculer au registre du commerce et des sociétés. Elles devront effectivement faire les démarches auprès du RM, le répertoire des métiers. Suite à cette immatriculation, elles ne recevront pas un numéro RCS, mais un numéro RM.

Toutefois, si l’entreprise exerce une activité artisanale et commerciale, elle devra effectuer deux démarches :

  • L’immatriculation au RCS, d’une part,
  • Et l’immatriculation au RM, d’autre part.

Pour finir, il faut savoir que l’immatriculation au RCS ne concerne pas les professions libérales.

Comment s’inscrire au registre du commerce et des sociétés ?  

1. Retirer le dossier de création

Pour s’inscrire au registre du commerce et des sociétés, une entreprise devra tout d’abord retirer un dossier de création d’entreprise au greffe du tribunal de commerce ou au centre de formalités des entreprises (CFE). Il faudra qu’elle s’adresse au greffe ou au CFE dont dépend son siège social.

Les nouveaux auto-entrepreneurs ou micro-entrepreneurs représentent un cas à part. En effet, ces derniers peuvent immatriculer leur entreprise au moment de leur déclaration d’activité. Les anciens auto-entrepreneurs ou micro-entrepreneurs, par contre, devront s’immatriculer :

  • Soit directement au greffe qui leur correspond,
  • Soit en ligne, sur le site d’Infogreffe.

2. Constituer le dossier de création

Puis, l’entreprise devra rassembler plusieurs documents pour les joindre au dossier. Bien entendu, selon les spécifiés de l’entreprise et notamment, sa forme juridique, la nature de ces documents peut changer. Toutefois, les plus courants sont :

  • Le formulaire de constitution de l’entreprise,
  • L’attestation de dépôt de capital social,
  • L’attestation de domicile (ou justificatif de domicile),
  • Les frais de greffe.

À savoir : l’immatriculation RCS est gratuite pour les micro-enterprises et auto-entreprises.

Les sociétés devront ajouter une attestation de parution de l’annonce légale ainsi que leurs statuts, paraphés et signés. Les statuts sont une description des règles de fonctionnement de la société. Ils comportent des mentions obligatoires telles que :

  • La dénomination sociale,
  • La forme juridique,
  • L’objet social,
  • Le siège social,
  • La durée,
  • Le montant du capital social,
  • L’identité des associés ou des actionnaires fondateurs, etc.

3. Déposer le dossier d’immatriculation RCS

La dernière étape consiste à déposer le dossier au CFE ou au greffe compétent. Alors, le greffier l’examinera. S’il émet un avis favorable, l’INSEE attribuera un numéro RCS à l’entreprise. Le délai d’attribution peut aller de trois jours à deux semaines.

À la suite de son immatriculation, l’entreprise recevra un extrait Kbis. C’est sur ce document qu’apparaît son numéro RCS.

À savoir : un auto-entrepreneur, ou micro-entrepreneur, ne se voit pas attribuer un extrait Kbis, mais un extrait K, l’équivalent du Kbis pour cette catégorie de professionnels.

Immatriculation RCS : combien ça coûte ?

L’immatriculation au RCS suppose des frais. Pour avoir une idée, ils étaient, en 2020, de 39,42 euros pour les sociétés commerciales. Ils s'élevaient en revanche à 25,34 euros pour les entreprises individuelles.

Il faut savoir que l’immatriculation RCS est gratuite pour les micro-entrepreneurs ou les auto-entrepreneurs exerçant une activité commerciale. 

Enfin, il faut prévoir d’autres coûts et frais annexes à l’inscription au registre du commerce et des sociétés. Ceux-ci dépendent de la forme juridique de l’entreprise. Par exemple, certaines compagnies devront s’acquitter de frais pour leur publication au journal d’annonces légales. 

Comment trouver le numéro RCS d’une entreprise ?

Pour trouver le numéro RCS d’une entreprise, il faudra se procurer son extrait Kbis (ou extrait K) ou sa fiche entreprise. Ces documents étant publics, tout un chacun peut y avoir accès.

Dès lors, on peut demander un extrait Kbis directement auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise. La démarche n’est pas gratuite. À titre indicatif, en 2020, le retrait sur place était de 2,82 euros et l’envoi par courrier de 4,08 euros.

Il est également possible de télécharger ce document en passant par des sites internet spécialisés. Certains, comme Infogreffe, offrent le téléchargement d’extraits Kbis à l’unité. En 2020, le prix pour télécharger un extrait Kbis ou le recevoir par mail avec cette plateforme était de 3,53 euros.

D’autres sites, comme Infonet.fr, proposent de télécharger dix extraits Kbis par mois via un abonnement résiliable à tout moment. En février 2021, son offre d’essai était à 1,90 euro pour 48 heures.

Par ailleurs, Infonet.fr met à disposition des professionnels les fiches de plus de 11 millions d’entreprises françaises. Ces documents sont disponibles gratuitement en téléchargement illimité, sur simple inscription.