Comment s’immatriculer au RCS ?

L’immatriculation RCS (Registre du commerce et des sociétés, actuellement appelé RNE, Registre national des entreprises.) est une formalité obligatoire lors de la création d’une entreprise. Elle s’applique à toute société, entreprise individuelle ou micro-entreprise exerçant une activité commerciale en France. Elle permet d’obtenir un numéro RCS unique ainsi qu’un extrait Kbis, indispensables pour attester de l’existence légale de l’entreprise, mais également pour effectuer certaines démarches administratives et commerciales. En fonction de la forme juridique de l’entreprise, l’immatriculation RCS impliquera la réalisation de différentes démarches. 

Immatriculation RCS c’est quoi ?

L’immatriculation RCS (RNE) est une démarche obligatoire au moment de créer une entreprise. Elle donne une forme juridique à l’entreprise et prouve ainsi qu’elle existe légalement.

Elle donne lieu à l’attribution d’un numéro RCS qui sert à identifier l’entreprise. Les numéros RCS sont effectivement des codes qui permettent d’identifier toutes les entreprises commerciales en France. Comme c’est l’INSEE (Institut National de la Statistique et des Études Économiques) qui attribue le numéro RCS, ce code porte aussi le nom de numéro INSEE.

Le numéro RCS est officiel et unique. Il ne change pas au cours de la vie de l’entreprise. Il ne peut être supprimé qu’au moment de la radiation de l’entreprise du RCS, actuellement appelé RNE, registre national des entreprises.

Quatre composantes forment le numéro RCS. En premier lieu, la mention « RCS ». En deuxième lieu, la ville d’immatriculation. Puis, une lettre : A s’il s’agit d’un commerçant et B s’il s’agit d’une société. Et pour finir, le numéro SIREN de l’entreprise.

RCS immatriculation, à quoi ça sert ?

L’immatriculation RCS sert avant tout à obtenir un numéro RCS et un extrait Kbis. On dit de cet extrait qu’il est, en quelque sorte, la carte d’identité de l’entreprise.

Le Kbis, document sur lequel figure le numéro RCS, est indispensable aux entreprises pour réaliser certaines démarches, qu’elles soient administratives ou commerciales. D’ailleurs, administrations, établissements financiers ou partenaires demandent souvent aux entreprises de présenter un extrait Kbis de moins de trois mois pour :

• Réaliser des factures pour des prestations et services de nature commerciale. En effet, il est obligatoire de faire apparaître le numéro RCS sur des documents comme les factures ou les contrats, par exemple ;
• Procéder à l’ouverture d’un compte bancaire professionnel ;
• Faire de la publicité commerciale ;
• Souscrire à un crédit ;
• Réaliser des déclarations ou tout autre type de formalité avec l’administration fiscale, etc.

Comment s’inscrire au registre du commerce et des sociétés depuis le 1er janvier 2023 ?  

1. S’enregistrer sur le site du Guichet unique 

Pour s’inscrire au registre du commerce et des sociétés, actuellement appelé registre national des entreprises, une entreprise devra simplement se créer un compte sur le site du Guichet unique. Elle devra s’immatriculer en suivant les étapes renseignées par le formulaire.

Avant le 1er janvier 2023, les entrepreneurs devaient retirer un dossier de création d’entreprise au greffe du tribunal de commerce ou au centre de formalités des entreprises (CFE). De ce fait, ils devaient s’adresser au greffe ou au CFE dont dépendait leur siège social.

2. Constituer le dossier de création

Par la suite, l’entreprise devra rassembler plusieurs documents justificatifs pour les joindre au dossier. Bien entendu, selon les spécificités de l’entreprise et notamment, sa forme juridique, la nature de ces documents peut changer. 

En effet, les informations saisies dans le formulaire vont définir le cadre de saisie. Il faut donc bien veiller à les remplir correctement.

Les sociétés devront ajouter une attestation de parution de l’annonce légale ainsi que leurs statuts, paraphés et signés. Les statuts sont une description des règles de fonctionnement de la société. Ils comportent des mentions obligatoires telles que :

• La dénomination sociale ;
• La forme juridique ;
• L’objet social ;
• Le siège social ;
• La durée ;
• Le montant du capital social ;
• L’identité des associés ou des actionnaires fondateurs, etc.

3. Valider son dossier d’immatriculation

Après validation, l’entrepreneur se verra enfin attribuer son numéro RCS directement via le site du Guichet unique sur son compte. Les utilisateurs recevront alors un certificat d’identification au registre national des entreprises.

Comment fonctionne l’immatriculation au registre du commerce et des sociétés ?

Le RNE remplace le RCS

Depuis le 1er janvier 2023, les entrepreneurs ne sont plus autorisés à effectuer des procédures dans un Centre de formalités des entreprises (CFE). Les formalités doivent être accomplies exclusivement en ligne, sur le site web du guichet des formalités des entreprises.

Ce Guichet unique constitue depuis 2023 une toute nouvelle plateforme d'informations à propos des entreprises françaises. Celle-ci permet de procéder à des modifications ou à des cessations administratives. 

Toutes les sociétés exerçant une activité commerciale doivent être immatriculées au RNE via le site du Guichet unique. En effet, le Registre national des entreprises rassemble depuis le 1er janvier 2023 les registres et les organismes existants suivants  :

• RSAC : Registre spécial des agents commerciaux;
• RM : Répertoire des métiers;
• RAA : Registre des actifs agricoles ;
• RCS : Registre national du commerce et des sociétés.

Son contenu recouvre celui du répertoire SIRENE et de l'ensemble des registres déjà existants cités précédemment. Des nouvelles règles ont été instaurées pour l’immatriculation des entreprises devant ainsi fournir les détails et les documents justificatifs nécessaires en ligne sur le site du Guichet unique. 

L’immatriculation au RNE est gérée par l’INPI 

L’inscription sur le nouveau Registre des entreprises est gérée par l’INPI (Institut national de la propriété industrielle). Il a en effet remplacé les CFE (centre de formalités des entreprises). 

Le contenu du RNE est accessible au public, mais il conserve la confidentialité des informations personnelles défendues par le RGPD. Celles-ci ne sont accessibles qu’à des autorités de contrôle et d’enquête. Les organismes habilités par la loi, dans le cadre de leurs fonctions, peuvent aussi avoir accès à de telles données.

Contrôle et validation des dossiers d’immatriculation au RCS

Bien que ces changements soient inobservables pour les entreprises, les organismes qui doivent vérifier et valider les inscriptions restent les mêmes : 

• Le greffe du tribunal de commerce veille au suivi des dossiers des entreprises qui sont engagées dans une activité commerciale ;
• La chambre de métiers et de l’artisanat supervise les activités artisanales ;
• La caisse de mutualité sociale agricole se charge, quant à elle, des activités agricoles et maritimes.

Les organismes en question se verront dotés d'un pouvoir de contrôle plus important pour lutter contre la fraude. Le greffier du tribunal commercial peut exiger des renseignements supplémentaires s'il soupçonne l'inexactitude d'un document ou si sa valeur probante est insuffisante. 

En fournissant de manière intentionnelle des informations inexactes ou incomplètes, le risque est d'être passible d'une amende s'élevant à 4 500 € et d'une peine d'emprisonnement allant jusqu'à 6 mois.​​

​​S’immatriculer au RCS : combien ça coûte ?

Les décrets du 19 juillet 2022 ont précisé le contenu des informations qu’une entreprise doit communiquer au RNE ainsi que le montant des droits dus par cette entreprise pour l'inscription d'informations (immatriculation, inscription modificative...) dans ce registre.

L’immatriculation au RCS engendre ainsi des frais. Pour avoir une idée, voici les tarifs en mai 2023 pour immatriculer son entreprise : 

• 37,45 euros pour les sociétés commerciales ;
• 37,45 euros avec un ajout de 15 euros pour les sociétés commerciales avec l'exercice d'une activité artisanale (supplément de frais pour la déclaration des bénéficiaires effectifs de 21,41 euros) ;
• 24,08 euros pour les entreprises individuelles avec une activité commerciale ;
• 45 euros pour une entreprise individuelle exerçant une activité artisanale ;
• Gratuite pour une entreprise individuelle pour des activités libérales et agricoles ;
• 24,30 euros pour une entreprise individuelle en tant qu'agent commercial ;
• 66,88 euros pour la création d'une société civile (supplément de frais pour la déclaration des bénéficiaires effectifs de 21,41 euros).

Il faut savoir que l’immatriculation au RCS est gratuite pour les micro-entrepreneurs ou les auto-entrepreneurs exerçant une activité commerciale. 

Enfin, il faut prévoir d’autres coûts et frais annexes à l’inscription au Registre du commerce et des sociétés. Ceux-ci dépendent de la forme juridique de l’entreprise. Par exemple, certaines entreprises devront s’acquitter de frais pour leur publication au journal d’annonces légales. 

Comment trouver le numéro RCS d’une entreprise ?

Pour trouver le numéro RCS d’une entreprise, il faudra se procurer son extrait Kbis (ou extrait K) ou sa fiche entreprise. Ces documents étant publics, tout le monde peut y avoir accès.

Dès lors, on peut demander un extrait Kbis directement auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise. Toutefois, la démarche n’est pas gratuite. À titre indicatif, en mai 2023, le retrait sur place était de 2,69 euros et l’envoi par courrier de 3,85 euros.

Il est également possible de télécharger ce document en passant par des sites internet spécialisés. Infonet.fr, propose de télécharger des extraits Kbis via un abonnement résiliable à tout moment. En mai 2023, son offre d’essai était à 1,90 euro pour 48 heures.

Par ailleurs, Infonet.fr met à disposition des professionnels les fiche entreprise infonet de plus de 11 millions d’entreprises françaises. Ces documents sont disponibles gratuitement en téléchargement illimité, sur simple inscription.