S’inscrire au registre du commerce et des sociétés (RCS) est une procédure obligatoire pour les sociétésentreprises individuelles ou micro-entreprises qui exercent une activité commerciale. Toute entreprisesociété ou auto-entrepreneur doit effectivement s’immatriculer au RCS dès sa création. Cette inscription est indispensable pour obtenir un numéro RCS ainsi qu’un extrait Kbis, qui garantissent tous deux la légalité de l’entreprise. Le processus d’immatriculation au registre du commerce diffère suivant la forme juridique de l’entreprise. Il est donc important d’en connaître les spécificités. 

L’inscription au registre du commerce et des sociétés, qu’est-ce que c’est ?

L’inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS) est une formalité que toutes les entreprises doivent réaliser au moment de leur création. Elle permet d’obtenir un numéro RCS.

Unique, officiel et invariable, il sert à identifier les entreprises exerçant une activité commerciale en France. Il ne disparait que lorsque l’entreprise se fait radier du RCS et n’existe plus juridiquement. Quatre éléments le composent : les lettres « RCS », la ville où l’entreprise s’est immatriculée, une autre lettre (A pour les commerçants et B pour les sociétés) et le numéro SIREN de l’entreprise.

S’inscrire au registre du commerce et des sociétés : à quoi ça sert ?

S’inscrire au registre du commerce et des sociétés est une manière d’officialiser la création de son entreprise. Autrement dit, cette démarche sert à attester que l’entreprise existe juridiquement. Il s’agit donc d’une formalité obligatoire pour commencer légalement ses activités. 

L’inscription au registre du commerce et des sociétés donne lieu à l’obtention d’un numéro RCS et d’un extrait Kbis. L’extrait Kbis est en quelque sorte la carte d’identité de l’entreprise. Le numéro RCS y figure. Ce document est indispensable pour réaliser plusieurs démarches administratives et commerciales.

Par exemple, le numéro RCS doit apparaître sur certains documents officiels, tels les contrats ou les factures. Il permet aussi de communiquer avec l’administration fiscale ou de faire de la publicité commerciale. Par ailleurs, certains acteurs exigent souvent aux entreprises de leur présenter un extrait Kbis, afin de s’assurer que l’entreprise avec qui ils traitent est bien en règle. C’est notamment le cas de partenaires ou fournisseurs, mais également d’établissements bancaires et financiers. En effet, il est courant que ces derniers demandent aux professionnels de leur présenter un extrait Kbis datant de moins de trois mois pour ouvrir un compte bancaire professionnel ou souscrire un crédit.

Quelles entreprises sont concernées par l’inscription au RCS ?

En premier lieu, l’inscription au RCS concerne les sociétés. Toutes les sociétés (SAS, SA, SARL, SASU, etc.) sont en effet soumises à cette obligation. Elle leur confère le statut de personne morale.

En deuxième lieu, l’inscription au RCS concerne les entreprises qui réalisent des actes de commerce. On y retrouve les entreprises individuelles commerciales.

En dernier lieu, l’inscription au RCS concerne les micro-entreprises ou auto-entreprises qui ont une activité commerciale. Ces dernières sont effectivement tenues de réaliser cette démarche depuis le 19 décembre 2014.

Par contre, l’inscription au RCS ne concerne pas les entreprises ayant :

  • Une activité artisanale,
  • Un effectif de moins de dix salariés.

Ces dernières doivent s’inscrire au RM, le répertoire des métiers. Cette démarche leur permet d’obtenir non pas un numéro RCS, mais un numéro RM.

À noter : si une entreprise a une activité artisanale et commerciale, elle devra s’inscrire au RM et au RCS.

Pour finir, il faut savoir que les professions libérales ne doivent pas s’inscrire au registre du commerce et des sociétés.

S’inscrire au registre du commerce et des sociétés : comment faire ?

Avant tout, il faut bien avoir en tête qu’il est impératif d’immatriculer son entreprise au moment de sa création. Pour commencer, il faudra retirer un dossier auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) ou du greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège social de l’entreprise.

Le contenu du dossier varie en fonction de la forme juridique de l’entreprise. Toutefois, il contient généralement les documents suivants :

  • Formulaire de constitution,
  • Attestation de dépôt du capital social,
  • Attestation ou justificatif de domicile,
  • Frais de greffe.

Les sociétés doivent en plus y joindre l’attestation de parution de l’annonce légale, tout comme leurs statuts. Ces derniers devront être paraphés et signés.

Les statuts détaillent les règles en vigueur quant au fonctionnement de la société. Ils comportent plusieurs mentions obligatoires telles que :

  • La dénomination sociale,
  • L’objet social,
  • La forme juridique,
  • La durée,
  • Le montant du capital social,
  • Le nom des actionnaires fondateurs et associés.

Rédiger des statuts n’est pas une tâche facile. Plusieurs sociétés préfèrent par conséquent la confier à des professionnels du droit, comme des avocats, expert-comptables ou notaires. D’autres entrepreneurs, cependant, choisissent de les rédiger seuls. Pour les aider, il existe des modèles à personnaliser sur Internet. Ils peuvent aussi se tourner vers des plateformes juridiques en ligne.

Une fois le dossier complet, il faudra le déposer :

  • Soit au greffe dont dépend le siège social de l’entreprise,
  • Soit au CFE dont dépend le siège social de l’entreprise.

Alors, le greffier examinera le dossier. En cas de retour positif, l’INSEE (Institut national de la statistique et des études économiques) attribuera un numéro RCS à l’entreprise, dans les trois à quinze jours.

S’inscrire au registre du commerce et des sociétés comme auto-entrepreneur

Les nouveaux auto-entrepreneurs devront s’immatriculer en ligne, sur le site d’Infogreffe, au moment où ils déclarent leur activité. Les anciens, ceux qui ont déjà effectué leur déclaration d’activité, pourront aussi réaliser la démarche directement auprès du greffe ou du CFE dont dépend leur siège social.

Une fois l’immatriculation effectuée, ils se verront attribuer un numéro RCS, comme n’importe quelle entreprise. Ils recevront également un extrait K, l’équivalent du Kbis pour les micro-entrepreneurs.

S’inscrire au registre du commerce et des sociétés : combien ça coûte ?

La démarche pour s’inscrire au registre du commerce et des sociétés a un coût. À titre indicatif, il était, en 2020, de 39,42 € pour une société et de 25,34 € pour une entreprise individuelle. Pour une micro-entreprise ou auto-entreprise, cette formalité est gratuite.

Par ailleurs, il faut savoir que d’autres frais peuvent venir s’ajouter, en fonction de la forme juridique de l’entreprise. C’est par exemple le cas des frais de publication au journal d’annonces légales, pour les sociétés.

Où obtenir le numéro RCS d’une entreprise ?

Le numéro RCS est une donnée publique. Par conséquent, tout le monde peut y accéder. Pour cela, il faudra se procurer un document où il figure, comme un extrait K ou Kbis, ou la fiche de l’entreprise. On peut alors passer par le greffe du tribunal de commerce du siège de l’entreprise ou par des sites web spécialisés.

Obtenir le Kbis d’une entreprise n’est pas gratuit. En effet, en 2020, retirer un extrait Kbis au greffe coûtait 2,82 €. Son envoi par courrier revenait, toujours en 2020, à 4,08 €.

Les sites internet de données d’entreprises ont leurs propres tarifs. Infogreffe proposait, en 2020, l’envoi d’un Kbis par mail ou son téléchargement pour 3,53 euros.

Infonet.fr, quant à lui, fonctionne avec un abonnement qui donne le droit de consulter et télécharger 10 Kbis par mois. Il propose une offre d’essai à 1,90 € les premières 48 heures (tarifs en février 2022). Le site met aussi à disposition des professionnels les fiches de plus de 11 millions d’entreprises françaises, et ce, gratuitement, sur simple inscription.