En comptabilité, le solde de caisse correspond au montant de la caisse en fin de journée. En réalité, il existe deux types de soldes : le solde théorique et le solde réel. Il convient de calculer et de comparer ces deux résultats afin de détecter toute incohérence. 

Qu’est-ce qu’un solde de caisse ? 

On parle de solde de caisse pour faire référence au montant contenu dans une caisse enregistreuse en fin de période. 

Il doit toujours être débiteur ou nul. Un solde de caisse débiteur signifie que les rentrées d’argent sont supérieures aux sorties d’argent. Quand il est nul, les entrées et les sorties sont égales. Un solde de caisse négatif signifie en revanche que les sorties d’argent sont plus importantes que les entrées. En cas de vente, la caisse est débitée et en cas d’achat, la caisse est créditée. 

Pour organiser la comptabilité de caisse, il est possible de recourir aux services d’un professionnel, d’utiliser des logiciels d’automatisation et de suivi de la comptabilité ou encore de réaliser cette gestion en autonomie. 

Comment calculer le solde de caisse ? 

Pour calculer le solde de caisse, il convient de distinguer les modes de paiement utilisés par la clientèle pour une vente ou par l’entreprise elle-même pour un achat. Une fois les écritures comptables correctement saisies, il devient plus aisé de procéder au calcul. 

Saisie des écritures comptables 

Pour un règlement en espèces, l’écriture comptable enregistrera un encaissement et donc un débit sur le compte 53 intitulé “Caisse”. Pour un achat, il faudra inscrire le montant crédité à deux emplacements : 

  • compte 70, “Vente de produits, prestations de services” 
  • compte 44571, “TVA collectée”

Pour un autre mode de règlement, le débit sera enregistré : 

  • soit dans le compte 5112, “Chèques à encaisser”
  • soit dans le compte 511X “Cartes bleues à encaisser”

À chaque écriture d’un encaissement ou d’un décaissement, un justificatif devra accompagner l’inscription de la somme. La saisie rigoureuse et régulière permet d’éviter les erreurs et de faciliter les contrôles. Parmi les justificatifs qui accompagnent le solde de caisse, on retrouve l’agenda de caisse, le brouillard de caisse ou la bande de la caisse enregistreuse. Ces trois documents sont des documents comptables légaux. 

Calcul et interprétation

Un commerçant doit rigoureusement vérifier son solde de caisse chaque jour au moment de la clôture de caisse. On distingue alors le solde théorique du solde réel. 

Solde théorique 

Le solde théorique correspond à la somme du solde d’ouverture et des encaissements de la journée auxquels sont soustraits les décaissements survenus. Plus simplement, il suffit d’additionner le solde de caisse du jour précédent, d’y ajouter toutes les ventes réalisées dans la journée puis de soustraire de la somme obtenue les différents achats réalisée par l’entreprise. 

On obtient donc la formule suivante : 

Solde théorique = (solde d’ouverture + encaissements) – décaissements  

Solde réel

Le solde réel, quant à lui, se fait manuellement. Il s’agit du véritable montant contenu dans la caisse enregistreuse à la fin de la journée. 

Comparaison solde réel/théorique

Si normalement, le solde théorique et le solde réel doivent être similaire, des erreurs peuvent arriver. C’est pour cela qu’il est primordial et obligatoire de procéder à ces vérifications quotidiennes. En effet, un écart entre le solde théorique et solde réel peut avoir deux explications : un vol ou une erreur de caisse. Dans les deux cas, il est impératif de le constater et d’en élucider les raisons.