La clôture de caisse est une notion utilisée dans le domaine de la comptabilité. Il s’agit d’une action quotidienne obligatoire qui vient mettre un point final aux entrées et sorties d’argent de l’entreprise. Elle se matérialise par l’édition d’un Z de caisse (généralement précédé d’un X de caisse) qui permet de former jour après jour, un livre de caisse. L’ensemble de ces documents est obligatoire et peut faire l’objet d’un contrôle fiscal. 

Qu’est-ce qu’une clôture de caisse ? 

La clôture de caisse, en comptabilité, correspond à l’arrêt des opérations (entrées et sorties) financières de la journée. Ce terme est plus généralement employé dans le cadre d’activités commerciales. Il s’agit d’une action quotidienne obligatoire en fiscalité. 

Cet acte quotidien permet d’avoir un suivi régulier des flux financiers de la structure. Il permet également, pour les professionnels, de constater rapidement les incohérences de fonds de caisse qui peuvent résulter d’une erreur ou d’un vol. D’un point de vue fiscal, ces documents légaux permettent de lutter contre les fraudes. 

Cette clôture peut se faire manuellement. Elle passe alors par l’édition manuelle du X de caisse à la mi-journée puis du Z de caisse en fin de journée. Elle peut également faire l’objet d’une automatisation grâce à un logiciel de gestion de caisse. 

Comment clôturer une caisse ? 

La clôture de caisse se matérialise par l’étape de l’édition du Z de caisse. Ce document comptable est irréversible et ne doit pas comporter d’erreurs. Le X de caisse, édité en cours de journée, donne la possibilité de faire un premier suivi afin de s’assurer du bon déroulement des opérations quotidiennes. Ce document-là peut-être corrigé si besoin. L’ensemble des Z de caisse édités quotidiennement doivent être centralisés dans un document appelé le livre de caisse. Les annexes éventuelles doivent également y apparaître. En cas de contrôle, l’ensemble de ces documents sera demandé. 

Normalement, l’action de clôturer la caisse doit permettre de différencier les différentes opérations financières réalisées sur une même journée. On distingue ainsi les règlements ou dépenses par carte bleue, espèces ou chèques. Cependant, certaines entreprises qui ne comptabilisent que peu d’opérations sur une même journée peuvent clôturer leurs caisses sans en différencier les types de moyens de paiement. Elles doivent alors tenir un agenda de caisse. Dans le cas d’un important flux de mouvements, l’entreprise doit fournir d’autres types de documents annexes tels que la bande de caisse ou le brouillard de caisse.