La déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels est une réduction de l’assiette utilisée pour le calcul des cotisations sociales. Elle fait l’objet d’une réglementation stricte et d’aménagements en fonction des secteurs d’activité.

La déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels : qu’est-ce que c’est ?

La déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels, ou DFS, est une pratique qui consiste en une réduction, par l’employeur, de l’assiette des cotisations de sécurité sociale. Cette déduction, strictement encadrée par la loi, ne concerne que les salariés qui engagent régulièrement des frais dans le cadre de leur mission. En outre, son application se limite à des domaines d’activité spécifiques, tels que précisés dans l’article 5 de l’annexe IV du Code général des impôts et l’annexe du chapitre 9 du Bulletin officiel de la sécurité social (BOSS). 

La DFS dépend, non seulement de l’activité du salarié, mais également de la réalité de ses dépenses professionnelles. Ainsi, un employé qui travaille dans une entreprise active dans un secteur éligible, mais dont l’activité n’est pas directement en lien avec le secteur, ne peut pas bénéficier de la DFS. De même, une entreprise ne peut pas appliquer la déduction à ses salariés qui n’ont pas de frais professionnels.

À noter : depuis le 1er avril 2021, la réglementation de la DFS s’est durcie. Désormais, elle ne concerne plus que les employés qui supportent des frais professionnels. 

Comment mettre en place la DFS ?

La mise en place de la DFS ne peut résulter de la seule décision de l’employeur. En effet, au-delà de l’appartenance à un secteur éligible, l’employeur doit obtenir l’accord de ses salariés pour appliquer la déduction. Pour ce faire, il existe plusieurs possibilités.

Dans le premier cas de figure, l’accord est le fruit d’une décision collective (convention ou accord collectif) ou d’un accord du comité d’entreprise, des représentants du personnel ou du comité social et économique. Si la mise en place de la DFS résulte d'un accord, le salarié ne peut pas la refuser.

Dans le second cas de figure, si aucune décision collective n'existe, le contrat de travail ou un avenant au contrat doit mentionner la DFS. Si tel n’est pas le cas, l’employeur doit informer ses employés par tous les moyens à sa disposition.

D’autre part, l’employeur doit pouvoir attester des frais professionnels supportés par ses employés. Pour finir, l’employeur doit respecter le principe de non-cumul entre l’application de la DFS et le remboursement des frais professionnels. Selon ce principe, l’ensemble des indemnités pour frais professionnels doit intégrer l’assiette de calcul. L’employeur ne peut donc pas verser d’indemnités supplémentaires si la DFS s’applique déjà.

Déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels : comment la calculer ? 

Premièrement, il convient de préciser que les taux de déduction de la DFS varient selon le secteur d’activité professionnelle et de la catégorie d’emploi. En effet, ce taux est, par exemple, de 30 % pour les journalistes, de 25 % pour les artistes (hors musiciens) ou de 10 % pour les ouvriers du BTP. De plus, il faut garder à l’esprit que le montant de la déduction ne peut pas excéder 7 600 euros par année civile et par salarié.

Pour connaître le montant de l’abattement, le calcul est le suivant :

(Salaire brut annuel + Indemnités forfaitaires annuelles pour frais professionnels) - Taux d’abattement applicable

Ensuite, ce montant d’abattement est déduit du salaire brut annuel majoré des indemnités. Pour finir, le résultat final de ce calcul fait office de nouvelle assiette au calcul des cotisations sociales. Attention : le montant d’abattement, ne doit pas dépasser 7 600 euros. Si c’est le cas, c’est ce chiffre plafond qui est utilisé pour le calcul. 

À noter : la nouvelle assiette de calcul ne doit en aucun cas être inférieure à celle du Smic après application de l’abattement.

Un cas spécifique : le BTP

Depuis le durcissement de la législation en 2021, plusieurs secteurs risquent de voir leur droit à la DFS réduit. Cependant, le BTP a obtenu un compromis des autorités. Ainsi, le principe de non-cumul ne s’applique pas au BTP. De même, les salariés de ce secteur ne doivent pas supporter de frais professionnels. Pour finir, le taux de DFS reste de 10 % jusqu’au 31 décembre 2023. À partir de cette date, il diminuera de manière annuelle jusqu’au 1er janvier 2032.