Le défraiement correspond littéralement à la décharge des frais engendrés par une personne physique. Dans un cadre professionnel, ce remboursement va de l’employeur à l’employé. 

Qu’est-ce que le défraiement ? 

Le défraiement est le remboursement des frais engendrés dans un cadre professionnel aussi appelés frais professionnels. 

C’est généralement le service des ressources humaines de l’entreprise qui s’occupe de défrayer les employés. 

Les frais professionnels 

Les frais professionnels concernent de nombreux domaines. 

Parmi les plus connus, il est possible de retrouver : 

  • les frais kilométriques : quand ils correspondent à des déplacements obligatoires on parle d’un barème kilométrique. Son calcul correspond à l’addition de trois paramètres distincts : la puissance du véhicule, le prix du carburant et les kilomètres parcourus (ainsi que les frais de péage si besoin).  Le résultat ainsi obtenu détermine le montant du défraiement associé. 
  • les frais d’hébergement : quand la distance est trop importante pour revenir d’un déplacement professionnel, l’entreprise doit être en mesure de financer un logement à son salarié. Si celui-ci avance les frais, il faut donc ensuite le rembourser et donc le défrayer. On appelle cette catégorie, l’indemnisation de grand déplacement. 
  • les repas pris dans le cadre d’un déplacement professionnel correspondent à l’indemnité de petit déplacement. Ils sont également à la charge de l’employeur sur présentation d’un justificatif. 
  • tous les frais relatifs au télétravail et aux nouvelles technologies de l’information et de la communication peuvent également entrer dans les frais professionnels et ainsi être soumis à un défraiement. 

Obligations de défraiement 

Quand des frais professionnels sont avancés par un salarié dans l’exercice de sa fonction, l’employeur doit les lui rembourser. Ce processus appelé le défraiement est soumis à quelques obligations bilatérales. 

À savoir : Le défraiement peut prendre la forme d’un remboursement classique de la somme dépensée. Mais il peut aussi, sous conditions, faire l’objet d’un versement d’allocations forfaitaires ou de “l’application d’une déduction forfaitaire spécifique sur le salaire soumis à cotisations”. 

Obligations de l’employeur

La première obligation de l’employeur est de rembourser son employé. Mais le délai de remboursement doit impérativement être réduit pour ne pas créer de problème dans la trésorerie personnelle de l’employé. 

Ensuite, pour assurer un suivi, l’employeur doit respecter l’obligation de stockage des notes de frais mais aussi d’archivage. Ceux-ci permettent à l’URSSAF de faire ses contrôles réguliers. 

Obligations de l’employé

Pour obtenir son défraiement, l’employé concerné par les frais professionnels doit fournir les documents justifiant ces dépenses. Elles s’appellent des notes de frais. 

Pour cela il  faut normalement demander des factures aux établissements fréquentés mais, à défaut, il est impératif de garder les tickets de caisse ou encore les relevés bancaires datés.