Le procès-verbal est un acte écrit. Dans le domaine juridique, c’est souvent son abréviation qui est utilisée : le PV. Un procès-verbal est utilisé pour retranscrire à l’écrit des constatations, des déclarations ou une situation.

Le procès-verbal, définition

Procès-verbal est un terme qui vient du latin. C’est pourquoi il doit être compris dans son sens étymologique et non selon le sens courant du mot « verbal ». Le terme vient de Verbum en latin qui signifie mot.

Ainsi, un procès-verbal est donc un acte consigné à l’écrit et non une remarque orale.

On retrouve l’utilisation de procès-verbaux pour diverses applications, que ce soit dans le droit privé, le droit pénal ou le droit du travail ou bien encore dans les réunions d’entreprises comme lors des conseils d’administration ou des assemblées générales.

Il sert à consigner des déclarations, des faits sur une situation ou des constatations. Sa valeur est celle d’une preuve officielle s’il émane de certains agents publics. C’est ainsi le cas lorsqu’il est rédigé par des policiers, des gendarmes, des magistrats, des notaires, des officiers publics, etc.

Dans le cas où c’est une autre personne qui ne possède pas un statut d’agent public, il a alors seulement vocation à être une pièce informative.

Pour les entreprises, c’est souvent le cas à la suite d’un conseil d’administration pour garder une trace des résolutions qui y ont été prises. Ils sont considérés comme des documents officiels qui doivent être conservés et archivés pour accompagner les dirigeants dans leurs démarches.

Les PV peuvent être établis dans le cadre d’activités privées ou publiques.

On en retrouve notamment pour des:

  • infractions au code de la route,
  • dépôts de plainte,
  • auditions de témoins dans des enquêtes judiciaires,
  • inspections du travail,
  • réunions de comités d’entreprises,
  • assemblées générales de sociétés…

Quelles informations comporte un procès-verbal ?

La réglementation n’impose pas de format particulier pour la rédaction d’un procès-verbal. Cependant, un PV doit être un document bref, objectif, explicite et impartial. Il ne doit donc pas laisser pas à une quelconque ambiguïté, inexactitude ou imprécision.

Le rédacteur doit donc retranscrire les faits de la manière la plus objective qui soit, sans jamais laisse entrevoir son opinion.

Il est courant dans les PV de réunions d’entreprises de suivre l’ordre du jour de la réunion. Les sujets abordés sont ainsi tous listés, avec le détail de ce qui a été dit ou des décisions prises en relation à chaque point.

Ainsi, le style rédactionnel d’un procès-verbal est libre mais certaines informations factuelles sont nécessaires et doivent obligatoirement figurer dans l’en-tête ou dans le pied du document.

  • Nom de la société
  • Mention du type de réunion (conseil d’administration, AGO, AGE, etc.)
  • Date, lieu et heures de début et de fin de la rencontre
  • Noms et prénoms de toutes les personnes présentes à la réunion
  • Noms et prénoms de toutes les personnes excusées ou représentées par des tiers
  • Les éventuelles arrivées et/ou départs en cours de séance

Le procès-verbal fait donc office de compte-rendu après une séance et il est important de le rédiger rapidement après la tenue d’une réunion.