Lors de l’embauche d’un employé, de nombreuses démarches sont à réaliser du côté de l’employeur. La déclaration préalable à l’embauche fait partie des différentes mesures mises en place pour simplifier ces obligations.

La déclaration préalable à l’embauche, qu’est-ce que c’est ?

La DPAE, ou déclaration préalable à l’embauche est une mesure qui sert à simplifier les obligations de déclarations des employeurs. Elle permet de déclarer en amont d’une embauche, un salarié que l’entreprise a l’intention d’embaucher.

Bien que cette déclaration soit considérée comme une mesure de simplification, elle n’en reste pas moins obligatoire. En effet, c’est la DPAE qui permet :

  • D’ouvrir les droits sociaux d’un salarié,
  • D’être couvert en cas d’accident du travail,
  • De bénéficier d’éventuels droits d’exonération,
  • Mais aussi, de répondre aux diverses demandes de contrôles des administrations.

Quelles formalités permet d'accomplir la déclaration préalable à l’embauche ?

Lorsqu’un employeur effectue la démarche de demande préalable à l’embauche, cela lui permet ainsi d’accomplir en une seule procédure six différentes formalités :

  • Lors de l’embauche du premier employé d’une entreprise, la DPAE génère l’immatriculation de la société en qualité d’employeur auprès de la sécurité sociale,
  • Le salarié est donc lui aussi immatriculé à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM),
  • L’entreprise est également affiliée en tant qu’employeur au régime de l’assurance-chômage,
  • Cela entraine une demande d’adhésion à un service de santé au travail,
  • Par conséquent, cela envoie aussi la demande d’examen médical,
  • Et enfin, la DPAE contribue également au pré-établissement de la liste de tous les salariés embauchés. Elle est par la suite utilisée pour la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Pour quelles embauches faut-il réaliser une DPAE ?

Toutes les entreprises, quelles que soient leurs formes juridiques, doivent déclarer les embauches des salariés lorsqu’ils relèvent du régime général de la sécurité sociale. Cela s’applique indépendamment du secteur d’activité, de la taille des effectifs, de la durée de contrat ou des conditions d’exercice de l’entreprise.

Seules certaines catégories de personnel au statut particulier sont dispensées de DPAE : les stagiaires, les bénévoles et les volontaires en service civique.

Les associations, elles aussi, sont également soumises à l’obligation de réaliser des DPAE dès lors qu’elles embauchent :

  • Du personnel salarié,
  • Des personnes sans emploi, rencontrant des difficultés sociales, etc.,
  • Et des personnes physiques en vue de faire du placement de travailleurs.

Enfin, les particuliers peuvent également avoir à réaliser une DPAE dans les cas où ils embauchent des salariés pour :

  • Des travaux de construction,
  • Des travaux de réfection ou d’aménagement d’immeuble,
  • Du dépannage d’équipements domestiques,
  • Des installations d’équipements,
  • Ou encore du secrétariat particulier.

Et quelles sont les sanctions encourues en cas d’absence de DPAE ?

En tant qu’employeur, si la DPAE n’est pas réalisée, l’entreprise s’expose à diverses sanctions.

Sur le plan civil, l’Urssaf peut procéder à la régularisation des cotisations de sécurité sociale. En ce qui concerne les sanctions administratives, l’employeur s’expose à une pénalité qui peut correspondre à 300 fois le taux horaire du minimum garanti. Et enfin, en matière de sanctions pénales, l’absence de DPAE est un délit de travail considéré comme une dissimulation d’emploi salarié s’il est prouvé que l’absence est intentionnelle.

Dernière mise à jour le 26/03/2021