Peu répandu, mais pourtant plus bénéfique qu’il n’y paraît, le offboarding inclut les processus et les politiques de gestion des départs des employés au sein de l’entreprise. Qu’il s’agisse d’une fin de contrat volontaire ou non, unilatérale ou consentie, l’accompagnement de la sortie des salariés peut faire partie intégrante des procédures mises en place par les ressources humaines. 

Qu’est-ce que l’offboarding ?

À l’instar de l’onboarding qui consiste au processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés au sein de l’entreprise, l’offboarding est le concept inverse. Il s’agit des processus mis en place dans le cadre du départ d’un salarié. Ces procédures et outils permettent de faciliter et d’accompagner l’étape finale du collaborateur au sein de l’entreprise.

L’offboarding prend place avant le départ définitif du salarié et peut même s’étirer après. En effet, bien que le futur ex-salarié soit le principal intéressé, les procédures mises en œuvre à ce moment concernent également les membres de l’équipe restant au sein de l’entreprise. 

Il existe autant de façons de gérer les départs au sein de l’entreprise que d’entreprises. En effet, cela varie en fonction de la culture de l’entreprise, de sa taille ou de sa structure. Le processus mis en place peut également dépendre des raisons du départ, du délai de préavis laissé, de la composition de l’équipe, de l’ancienneté de l’employé, etc. Même s’il n’est pas étiqueté comme tel au sein des entreprises qui n’ont pas fait de cet outil RH une priorité, l’offboarding est toujours, ne serait-ce qu’en partie, nécessaire, le strict minimum devant être assuré pour terminer un contrat en bonne et due forme.

À quoi sert l’offboarding ?

L’offboarding répond à la fois à des enjeux administratifs, légaux et humains. Il permet à l’entreprise de remplir ses responsabilités vis-à-vis de l’employé sortant, mais aussi de mettre fin à la relation de travail d’une manière positive et constructive.

Respecter les réglementations en vigueur

Tout d’abord, le processus d’onboarding comporte un aspect technique que toute entreprise doit considérer. Il s’agit, en effet, de suivre les procédures contractuelles et légales pour mettre un terme au contrat de façon appropriée. 

En fonction des conditions de départ, les formalités diffèrent : rupture conventionnelle, départ à la retraite, démission, licenciement, etc. Dépendamment de cela, l’employeur doit, entre autres :

  • calculer les sommes dues au salarié,
  • informer les organes hiérarchiques concernés et les organismes externes s’il y a lieu,
  • ou encore, émettre les papiers, certificats et attestations qui s’imposent. 

Maintenir la réputation de l’entreprise 

Pour l’entreprise, un offboarding réussi est aussi gage d’une bonne marque employeur. En effet, elle démontre ainsi qu’elle offre un traitement irréprochable à chacun de ses collaborateurs, et ce, du début à la fin. 

De plus, en accompagnant le salarié sortant avec bienveillance et en lui permettant de partir dans les meilleures conditions, l’entreprise renvoie une excellente dernière impression. Dans le futur, les anciens collaborateurs seront alors plus à même de parler en bien de leur expérience. L’entreprise aura également plus de chances de fidéliser les employés encore en poste et d’attirer de nouveaux talents.  

Limiter la perte de savoir 

Soigner le départ des collaborateurs permet aussi d’organiser au mieux la transition au sein de l’équipe. En s’y prenant à l’avance et en ayant des processus bien rodés, l’employeur peut ainsi mettre en place une passation efficace avant que le salarié concerné ne quitte définitivement l’entreprise. Ces moments vont s’avérer cruciaux pour l’avenir de l’équipe et sa productivité.  

Conserver la motivation de l’équipe 

En plus de maintenir les acquis techniques, l’offboarding doit aussi s’attarder au moral des collaborateurs restants. En effet, un départ peut être mal vécu au sein d’une équipe et entraîner une démotivation chez certains. C’est là qu’une bonne gestion des départs doit aussi permettre de maintenir une bonne ambiance, voire de rebooster les employés encore présents. 

Un offboarding bien mené est la preuve que l’entreprise se soucie de ses salariés. De plus, il doit permettre d’instaurer une transparence et une communication qui mettent en confiance tous les membres de l’équipe. En effet, l’offboarding est aussi l’occasion de faire le bilan, avec celui ou celle qui s’en va, mais aussi avec ceux qui restent. Recueillir le feedback du premier et les ressentis des seconds permettra d’améliorer les façons de faire au sein de l’entreprise, d’explorer des pistes d’amélioration des conditions de travail de tous, voire de prévenir d’éventuels nouveaux départs.