Le registre unique du personnel est un document qui contient des informations sur l’identité, le poste et le contrat des salariés d’une entreprise ou d’une association. La plupart des entreprises et associations doivent tenir un tel registre. Les collaborateurs qui y apparaissent sont nombreux : salariés français ou étrangers, intérimaires, stagiaires et même, volontaires en service civique. Il doit être tenu à jour et peut être mis à disposition du CSE ou de l’inspection du travail. Un employeur qui ne tiendrait pas ce registre en bonne et due forme pourrait être sanctionné.

Registre unique du personnel : définition

Le registre unique du personnel est un document obligatoire. Il regroupe tous les employés qui travaillent dans un établissement, ainsi que leurs postes. Autrement dit, si une entreprise possède plusieurs établissements, elle aura un registre par établissement.

La majorité des employeurs doit tenir ce registre. Ces derniers sont tenus de le remplir dès le moment où un salarié entre dans l’entreprise. En revanche, ce registre ne concerne pas les particuliers employeurs.

La loi n’impose aucune forme particulière pour les registres uniques du personnel. On peut donc les avoir en format papier ou en format numérique.

Quels salariés apparaissent sur le registre ?

Les collaborateurs qui apparaissent sur le registre unique du personnel d’une entreprise sont les suivants :

  • Salariés en CDD ou en CDI
  • Salariés étrangers
  • Stagiaires
  • Travailleurs en contrat d’apprentissage
  • Travailleurs en contrat de professionnalisation
  • Jeunes en service civique
  • Salariés en intérim
  • Travailleurs à domicile

Registre unique du personnel : informations obligatoires

Il est obligatoire que le registre comporte un certain nombre d’informations. Les premières ont trait à l’identité du salarié : son nom, son prénom, son sexe, sa date de naissance et sa nationalité.

Les deuxièmes ont à voir avec le poste. On trouvera donc des renseignements tels que la nature du poste, la qualification et les dates d’entrée et de sortie de l’établissement. On retrouvera aussi les autorisations d’embauche ou de licenciement, le cas échéant. Enfin, il faudra mentionner le type et le numéro d’ordre des titres qui valent comme autorisation de travail pour les travailleurs étrangers.

Les troisièmes et dernières informations qu’il faut déclarer sur le registre sont relatives au type de contrat. On devra par exemple mentionner s’il s’agit d’un contrat à durée déterminée ou indéterminée, d’un contrat à temps partiel, d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation…

À noter : Les informations que contiennent les registres uniques du personnel doivent se conserver pendant cinq ans.

Particularités

Registre unique du personnel : stagiaire

Les stagiaires doivent apparaitre dans le registre unique du personnel, comme n’importe quel autre employé qui travaille dans l’entreprise. Toutefois, ils n’apparaissent pas au même endroit que les autres collaborateurs.

En effet, le registre prévoit une partie spécifique pour cette catégorie. Il faudra noter les stagiaires selon leur ordre d’arrivée. Il faudra aussi, en plus de leurs noms et prénoms, préciser :

  • Les dates de début et de fin de stage
  • Les noms et prénoms du tuteur du stagiaire
  • Le lieu où s’effectue la mission 

Registre unique du personnel : association

Les associations qui emploient des travailleurs doivent elles aussi tenir un registre. Elles sont soumises aux mêmes obligations que les autres structures.

Toutefois, certaines d’entre elles peuvent s’affranchir de cette formalité. Il s’agit de celles qui emploient des salariés avec un chèque emploi associatif.

Registre unique du personnel : mise à jour

On doit mettre à jour le registre à chaque fois que la situation d’un salarié change. Par exemple, il faudra indiquer le passage d’un contrat en CDD en CDI ou un changement de nationalité.

Concrètement, on peut réserver une colonne spécifique pour annoter ces modifications. Il est par ailleurs important de préciser la date de ces changements. En aucun cas il ne faudra modifier directement les informations, car il faut conserver la trace de chaque renseignement.

Enfin, si un salarié effectue plusieurs missions dans une entreprise grâce à plusieurs contrats successifs, il faudra ajouter une nouvelle ligne au registre pour chaque nouveau contrat.

Registre du personnel : CSE et inspection du travail

Si un membre du CSE d’une entreprise le désire, il peut consulter le registre. L’entreprise doit donc le mettre à disposition des délégués du personnel.

De plus, certains agents et fonctionnaires peuvent aussi avoir accès au registre. Il s’agit de ceux dont la mission est de s’assurer du bon respect du :

  • Code du travail
  • Code de la Sécurité sociale

Sanctions

Si une structure ne respecte pas ses obligations relatives à la tenue correcte du registre, elle s’expose à des sanctions :

  • Jusqu’à 1500 euros d’amende si elle n’a pas de registre ou qu’il est erroné ou incomplet (3000 euros en cas de récidive)
  • Jusqu’à 450 euros d’amende si elle refuse de le présenter à l’inspection du travail